Word Excel行政与文秘办公

第1篇 基础知识 第1章 Word文档的操作基础 1.1新建空白文档 2 1.1.1启动Word 2010主程序新建文档 2 1.1.2在操作过程中新建文档 3 1.1.3新建模板文档 4 1.1.4新建书法字帖 6 1.2文档的打开、保存与关闭 7 1.2.1打开文档 7 1.2.2保存文档 9 1.2.3关闭文档 12 1.3输入和选取文本 13 1.3.1输入文本 13 1.3.2使用鼠标选择文本 14 1.3.3键盘辅助选择文本 15 第2章 文档格式编辑与页面美化 2.1文本字体格式设置 20 2.1.1通过选项组中的“字体”和“字号”列表来设置 20 2.1.2通过“字体”对话框设置文字的字体和字号 22 2.1.3设置文字字形与颜色 23 2.1.4为文本添加下划线 25 2.1.5为文字添加底纹效果 26 2.1.6为文字添加删除线 27 2.1.7为文字添加文本效果 28 2.1.8设置文字字符间距 29 2.2段落格式设置 30 2.2.1设置对齐方式 31 2.2.2设置段落缩进 32 2.3行间距与段间距设置 36 2.3.1设置行间距 36 2.3.2设置段落间距 37 2.4页面效果美化 39 2.4.1设置背景颜色 39 2.4.2设置背景填充效果 40 2.4.3设置水印效果 42 第3章 文档内容编排与样式套用 3.1“首字下沉”的使用 46 3.1.1利用功能键实现默认的“首字下沉” 46 3.1.2自定义“首字下沉” 46 3.2设置文字方向 47 3.2.1设置文本方向为垂直方向 47 3.2.2设置文本框中的文字方向为旋转90°方向 48 3.3文本框的使用 49 3.3.1插入文本框 49 3.3.2文本框美化设置 51 3.4艺术字的使用 55 3.4.1插入艺术字 55 3.4.2艺术字的设置 56 3.5设置项目符号与编号 58 3.5.1应用项目符号与编号 58 3.5.2自定义项目符号与编号 60 3.6样式模板的使用 64 3.6.1直接套用模板样式 64 3.6.2自定义模板样式 65 第4章 文档页面与版式设计 4.1页面设置 68 4.1.1设置纸张大小 68 4.1.2页面边距设置 69 4.1.3纸张方向 72 4.2插入分页符、分栏符与分节符 73 4.2.1插入分页符 73 4.2.2插入分栏符 74 4.2.3插入分节符 75 4.3为文档实现分栏效果 76 4.3.1快速实现文档分栏 76 4.3.2实现不等宽分栏效果 77 4.3.3实现文档混合分栏 78 4.3.4设置分栏文档的*后两栏保持水平 80 4.4为文档添加页码 80 4.4.1插入页码 81 4.4.2设置页码效果 82 4.5插入页眉和页脚 84 4.5.1插入页眉 84 4.5.2插入页脚 88 第5章 Excel表格的基本操作 5.1工作簿的操作 92 5.1.1新建工作簿 92 5.1.2保存工作簿 93 5.1.3设置工作簿配色方案 94 5.2工作表的操作 96 5.2.1　插入与删除工作表 96 5.2.2　重命名工作表 97 5.2.3设置工作表标签颜色 98 5.2.4移动与复制工作表 98 5.2.5隐藏和显示工作表 100 5.2.6调整工作表的显示比例 101 5.3单元格的操作 102 5.3.1　插入、删除单元格 102 5.3.2　合并与拆分单元格 104 5.3.3插入行或列 105 5.3.4　删除行或列 106 5.3.5　调整行高和列宽 107 5.3.6　隐藏含有重要数据的行或列 108 5.4工作簿共享 109 5.4.1共享工作簿 109 5.4.2编辑共享工作簿 110 5.4.3设置共享用户权限 111 5.4.4停止共享工作簿 112 5.5工作簿保护 112 5.5.1工作簿的编辑权限 112 5.5.2工作簿访问权限设置 114 5.5.3解除工作簿限制 115 第6章 表格数据的输入与编辑 6.1输入各种不同类型的数据 118 6.1.1输入文本内容 118 6.1.2　输入数值 119 6.1.3　输入日期与时间 121 6.1.4　输入特殊符号 122 6.2以填充的方式批量输入数据 124 6.2.1　快速填充相同的数据 124 6.2.2　快速填充有规律的数据 125 6.2.3“自动填充选项”功能的使用 128 6.2.4自定义填充序列 129 6.3编辑数据 131 6.3.1　移动数据 131 6.3.2修改数据 131 6.3.3复制和粘贴数据 132 6.3.4　查找与替换数据 133 6.3.5　删除数据 136 6.3.6　数据条件格式的设置 136 6.3.7　冻结窗口方便数据的查看 139 6.3.8插入与删除批注 139 第7章 表格数据的处理与分析 7.1数据的排序 142 7.1.1快速对单列进行排序 142 7.1.2　快速对多行进行排序 142 7.1.3　自定义排序 143 7.1.4　按笔画对数据进行排列 144 7.2数据的筛选 145 7.2.1　快速进行自动筛选 145 7.2.2自定义筛选的使用 147 7.2.3利用高级筛选工具 148 7.2.4使用通配符进行筛选 149 7.3数据的分类汇总 150 7.3.1简单的分类汇总 150 7.3.2　嵌套分类汇总 151 7.3.3　隐藏和显示汇总结果 153 7.3.4　让每页显示固定数量的汇总记录 154 7.4数据有效性设置 156 7.4.1　设置数据有效性 156 7.4.2　设置输入提示信息 157 7.4.3　设置出错警告信息 157 7.4.4　在Excel工作表中添加下拉列表框 158 7.4.5　通过定义名称创建下拉列表 159 7.4.6　圈释无效数据 160 7.4.7　清除无效数据标识圈 161 7.5数据的合并计算 161 7.5.1　对数据进行合并和计算 161 7.5.2　按类合并各类产品的销售情况 163 7.5.3　删除任意行列 164 第8章 图表创建、设置与美化 8.1了解图表的组成 166 8.2将销售数据表现为图表格式 167 8.3修改图表 168 8.3.1　图表大小和位置的调整 168 8.3.2　图表的复制和删除 171 8.3.3　图表类型的更改 173 8.3.4　将多张图表可以组合成一个对象 174 8.3.5　图表形状样式的设置 175 8.3.6　将建立的图表转化为静态图片 176 8.4设置图表 177 8.4.1　设置图表标题 177 8.4.2设置图例 178 8.4.3设置图表区格式 179 8.4.4添加数据标签 181 8.4.5设置数据系列格式 182 8.4.6设置坐标轴 183 8.4.7设置网格线 186 8.4.8添加涨/跌柱线 189 8.5图表布局与样式套用 190 8.5.1　图表布局的设置 190 8.5.2　图表样式的设置 191 第9章 数据透视表（图）创建与应用分析设置 9.1数据透视表概述 194 9.1.1　什么是数据透视表 194 9.1.2　数据透视表的作用 194 9.2了解数据透视表的结构 194 9.2.1　数据透视表的结构 194 9.2.2　数据透视表中的专业术语 195 9.3创建数据透视表分析考勤数据 197 9.3.1　新建数据透视表 197 9.3.2　通过设置字段得到统计结果 198 9.4调整数据透视表获取不同分析结果 199 9.4.1　更改数据透视表字段布局 199 9.4.2　调整字段显示顺序 200 9.4.3修改汇总计算 201 9.4.4数据透视表的更新 202 9.5显示明细数据 202 9.6数据透视表布局的更改及样式套用 203 9.6.1设置数据透视表分类汇总布局 203 9.6.2　更改数据透视表默认布局 204 9.6.3通过套用样式快速美化数据透视表 205 9.7数据透视图的建立 206 9.7.1建立数据透视图 206 9.7.2　通过“图表布局”功能快速设置图表布局 207 9.7.3　通过“图表样式”功能快速设置图表样式 208 9.7.4　更改数据透视图的图表类型 209 9.7.5　在新工作表中显示数据透视图 210 第2篇 行业案例 第10章 制作公司员工奖惩制度文档 10.1设置文本格式 215 10.1.1设置员工奖惩制度的文字格式 215 10.1.2为员工奖惩制度内容设置编号 217 10.1.3设置员工奖惩制度内容的段落样式 218 10.2添加页眉、页脚和页码 221 10.2.1为员工奖惩制度内容设置页眉 221 10.2.2为员工奖惩制度内容设置页脚 222 10.2.3为员工奖惩制度内容插入页码 224 10.3调整页面布局并保存 225 10.3.1为员工奖惩制度内容进行页面设置 225 10.3.2将员工奖惩制度内容保存为模板 226 第11章 制作公司会议安排流程图 11.1运用自选图形绘制流程图 231 11.1.1在文档中插入绘图画布 231 11.1.2设置图形样式 233 11.1.3为流程图添加连接符号 234 11.2使用SmartArt图形绘制流程图 236 11.2.1插入“SmartArt”图形 236 11.2.2美化并填充“SmartArt”图形 237 11.2.3“SmartArt”层次结构流程图的插入与美化 239 11.3页面效果设置 242 11.3.1插入项目符号 242 11.3.2插入页眉和页脚 243 11.3.3页面设置 245 第12章 制作公司客户业务受理单 12.1页面与文本内容设置 249 12.1.1设置客户业务受理单的页面 249 12.1.2输入与设置客户业务受理单的文本内容 249 12.2主体设计 250 12.2.1表格对象的插入与设置 250 12.2.2文本框对象的插入与设置 255 12.2.3直线的插入与设置 256 12.2.4图片的插入与设置 257 12.3版面效果设置 259 12.3.1设置文档页面水印效果 259 12.3.2对表格效果进行设置 261 12.3.3对文本框效果进行设置 263 第13章 公司行政四大常用表格设计 13.1员工通讯录管理表 269 13.1.1新建工作簿并设计表头 269 13.1.2录入员工通讯信息 271 13.1.3美化与设置员工通讯管理表 271 13.2企业电话记录管理表 272 13.2.1新建工作簿并设计表头 273 13.2.2插入下划线及输入记录信息 275 13.2.3利用公式计算通话长度、通话费用 277 13.3办公用品领用管理表 279 13.3.1创建办公用品领用管理表框架与美化 279 13.3.2使用“数据有效性”来设置部门列表菜单 282 13.3.3计算领用物品总价及判断是否到期 284 13.4企业文件、资料借阅管理表 285 13.4.1套用表格格式来建立文件、资料借阅管理表 286 13.4.2设置“资料类型”和“借阅状态”下拉列表 289 13.4.3利用公式自动计算和判断出结果 291 第14章 公司员工应聘登记与培训管理表 14.1企业员工应聘登记管理表 297 14.1.1新建工作簿并设计表头 297 14.1.2设计员工应聘登记表主体 299 14.1.3员工应聘登记表页面设置及打印 303 14.2企业员工培训管理表 304 14.2.1建立员工培训课程安排表 305 14.2.2建立员工培训考核成绩统计表 308 第15章 公司员工技能考核与岗位等级评定 15.1公司员工技能考核表 315 15.1.1建立员工技能考核表 315 15.1.2　根据员工的考核成绩进行综合分析 317 15.2公司员工岗位等级评定 320 15.2.1建立员工岗位等级评定 320 15.2.2根据对员工的考核结果来计算考核奖金 323 第16章 公司员工档案管理表 16.1员工档案管理表 329 16.1.1新建工作簿并设置框架 329 16.1.2设计表头 330 16.1.3表格区域单元格格式设置 332 16.1.4利用公式获取相关信息 335 16.2查询员工档案 339 16.2.1建立员工档案查询表框架 339 16.2.2设置单元格的公式 341 16.3分析员工的学历层次 342 16.3.1建立数据透视表统计各学历人数 343 16.3.2建立图表直观显示各学历人数分布 344 16.4　分析员工年龄层次 346 16.4.1建立数据透视表统计各学历人数 346 16.4.2建立图表直观显示年龄层次 348 第17章 公司员工考勤与工资发放管理表 17.1公司员工加班记录表 353 17.1.1建立员工月加班记录表 353 17.1.2利用公式统计加班时间和奖金 355 17.2公司员工考勤管理表 357 17.2.1建立员工考勤记录表 357 17.2.2填制考勤表 361 17.2.3建立员工考勤记录表 362 17.3员工工资管理表 367 17.3.1员工基本工资表 368 17.3.2员工工资计算比率表 368 17.3.3员工社会保险表和福利表 369 17.3.4建立员工工资发放表 372 第3篇 技能提高 第18章 文本编辑与文字审阅技巧 18.1文本快速输入技巧 378 技巧1快速输入中文省略号、破折号 378 技巧2快速输入商标符、注册商标符、版权符、欧元符号 378 技巧3快速输入常用长短语 378 技巧4使用快捷键Alt+Enter快速重输入内容 379 18.2文本选取与复制技巧 379 技巧1快速选定文档全部内容 379 技巧2快速选定不连续区域的内容 379 技巧3快速选定区域块内容 380 技巧4快速选定当前光标以上（以下）的所有内容 380 技巧5妙用F8键逐步扩大选取范围 380 技巧6选定较长文本（如多页）内容 381 技巧7以无格式方式复制网上资料 381 技巧8快速将文本内容复制为图片 381 技巧9以超链接方式复制文本 382 技巧10使用Ctrl键快速复制文本 382 18.3文字与段落优化设置技巧 383 技巧1利用快捷键缓慢增大或减小文字字号 383 技巧2提升或降低文字的间距 383 技巧3利用通配符快速设置文字格式 383 技巧4快速取消文档中多余的空格 384 技巧5使用快捷键设置单倍行距、双倍行距、1.5倍行距 385 技巧6任意设置段落间距 385 18.4长文档编辑技巧 386 技巧1快速返回上一次编辑的位置 386 技巧2同时编辑文档的不同部分 386 技巧3显示过宽长文档内容 387 18.5长文档审阅及查找技巧 388 技巧1修订技巧 388 技巧2错误检查技巧 389 技巧3批注技巧 389 第19章 制作图文并茂的文档 19.1表格的插入技巧 392 技巧1快速插入多行表格 392 技巧2一次性调整表格多列宽度 394 技巧3实现单元格的合并和拆分 395 技巧4绘制表格中的斜线表头 396 技巧5让表格序列自动编号 398 技巧6设置表格中数据的对齐方向 399 技巧7自动调整表格的大小 400 技巧8套用表格样式快速美化表格 401 技巧9将一个表格拆分为两个表格 402 19.2图形的设置插入技巧 403 技巧1利用Word 2010中自带的截屏工具来截取图片 403 技巧2重新调整图片的色彩比例 405 技巧3快速设置图片外观样式 405 技巧4让图片迅速转化为自选图形形状 406 技巧5让文字环绕图片显示 407 第20章 页面设置和目录规划技巧 20.1文档页面设置技巧 410 技巧1直接在文档中调整页边距 410 技巧2为需要装订成册文档设置装订线位置 410 技巧3设置对称页面页边距 411 技巧4让每页包含固定行数及每行字数 411 技巧5重新设置起始行号及行号间隔 412 技巧6在指定位置分页 413 技巧7更改Word新文档模板的页面大小 413 20.2文档目录结构的创建与管理技巧 414 技巧1利用大纲视图建立文档目录 414 技巧2折叠显示长目录 416 技巧3重新调整目录顺序 417 技巧4提取文档目录 417 技巧5目录的快速更新 418 技巧6设置目录的文字格式 419 第21章 Excel基础设置技巧 21.1单元格格式设置与编辑技巧 422 技巧1快速增减数据的小数位数 422 技巧2当输入内容超过单元格宽度时自动调整列宽 422 技巧3当输入内容超过单元格宽度时自动换行 423 技巧4当输入内容超过单元格宽度时自动缩小字体 423 技巧5让单元格不显示“零”值 424 技巧6设置单元格边框效果 424 技巧7设置单元格的特效填充效果 425 技巧8套用表格格式快速美化表格 426 技巧9为特定的单元格添加批注信息 427 技巧10为特定的单元格设置超链接 428 技巧11一次性清除表格中所有单元格的格式设置 428 21.2数据的复制与粘贴技巧 429 技巧1复制公式 429 技巧2使用填充的方法快速复制公式 430 技巧3使用数据行列转置 430 技巧4利用“选择性粘贴”实现加、减、乘、除运算 431 技巧5让粘贴数据随着原数据自动更新 432 技巧6将表格粘贴为图片 432 21.3Excel工作表页面布局设置 433 技巧1根据需要更改表格页边距 433 技巧2手动直观调整页边距 434 技巧3自定义打印纸张的大小 434 技巧4设置纸张方向 435 技巧5为表格添加页眉 435 技巧6插入自动页眉页脚效果 436 技巧7调整显示页眉页脚的预留尺寸 437 技巧8设置页脚起始页码为所需的页数 437 技巧9添加工作表的图片背景 438 第22章 Excel数据透视表与图表使用技巧 22.1数据透视表编辑与设置技巧 442 技巧1在当前工作表中显示数据透视表 442 技巧2使用外部数据源建立数据透视表 443 技巧3更改透视表的数据源 444 技巧4将数据透视表转换为普通表格 444 技巧5设置数据透视表分类汇总布局 445 技巧6让数据透视表中显示数据为占总和百分比 446 技巧7自定义公式求解销售员奖金 446 技巧8自定义公式求解各类商品利润率 447 技巧9双标签时数据字段的排序 448 技巧10重新设置数据的排序方向 449 技巧11利用标签进行数据筛选 449 技巧12使用数据透视表数据建立数据透视图 450 22.2图表的编辑与设置技巧 451 技巧1选择不连续数据源创建图表 451 技巧2图表数据源不连续时，实现向图表中增加数据源 452 技巧3创建混合型图表 453 技巧4将创建的图表保存为模板 454 技巧5使用模板新建图表 454 技巧6一次性设置图表中所有文字的格式 455 技巧7重新调整图例的显示位置 456 技巧8图例的删除与恢复显示 457 技巧9隐藏工作表中的图表 457 技巧10根据图表需求更改刻度线标签的位置 458 技巧11让垂直轴显示在右侧 459 技巧12显示单个系列的数据标志 460 技巧13重新建立图表数据源与数据标签的链接 461 技巧14隐藏特定的数据系列 461 技巧15将饼图中的特定扇面分离出来 462 第23章 函数在行政工作中的应用 技巧1考评员工成绩是否达标 464 技巧2使用AND函数配合IF函数进行成绩考评 464 技巧3使用OR函数对员工的考核成绩进行综合评定 465 技巧4使用OR函数配合AND函数对考核成绩进行综合评定 465 技巧5IF函数配合LEFT函数根据代码返回部门名称 466 技巧6自动生成凭证号 467 技巧7自动比较两个部门的采购价格是否一致 467 技巧8提取产品的类别编码 468 技巧9统计各部门工资总额 469 技巧10使用CHOOSE函数评定多个等级 469 技巧11使用LOOKUP函数进行查询（数组型） 470 技巧12计算两个日期之间的实际工作日 470 技巧13计算指定日期到月底的天数 471 技巧14统计出指定部门获取奖金的人数（去除空值） 472 技巧15统计出指定部门奖金大于固定值的人数 472 技巧16从E-mail地址中提取账号 473 技巧17使用“”为考评结果标明等级 474 第24章 函数在人事管理工作中的应用 技巧1使用LEN函数验证身份证号码的位数 476 技巧2使用MID函数提取产品的类别编码 476 技巧3从身份证号码中提取出生年份 477 技巧4从身份证号码中提取完整的出生日期 478 技巧5从身份证号码中判别性别 479 技巧6根据员工的出生日期快速计算其年龄 480 技巧7使用YRAR与TODAY函数计算出员工工龄 480 技巧8使用YRAR与TODAY函数计算出员工年龄 481 技巧9使用DATEDIF函数自动追加工龄工资 482 技巧10统计出指定部门、指定职务的员工人数 483 技巧11使用IF函数计算个人所得税 483 第25章 函数在销售中的应用 技巧1计算总销售额（得知每种产品的销售量与销售单价） 486 技巧2使用SUM函数统计不同时间段不同类别产品的销售笔数 486 技巧3使用SUM函数统计不同时间段不同类别产品的销售金额 487 技巧4按业务发生时间进行汇总 488 技巧5统计某个时段之前或之后的销售总金额 489 技巧6使用SUMIF函数统计两种类别或多种类别品总销售金额 490 技巧7使用SUMIFS函数实现多条件统计 490 技巧8使用SUMIFS函数统计某一日期区域的销售金额 491 技巧9使用INT函数对平均销售量取整 492 技巧10使用SUMPRODUCT函数计算总销售额 492 技巧11从销售统计表中统计指定类别产品的总销售额 493 技巧12使用SUMPRODUCT函数同时统计出某两种型号产品的 销售件数 493 技巧13按指定条件求销售平均值 494 技巧14使用COUNT函数统计销售记录条数 494 技巧15使用COUNTIF函数避免重复输入 494 技巧16统计指定区域中满足多个条件记录数目 495 技巧17统计销售前三名数据 496 技巧18使用MAX（MIN）函数统计*高（*低）销售量 496 技巧19计算销售提成 497 技巧20使用VLOOKUP函数进行查询 498 技巧21使用INDEX函数实现查找（数组型） 498 技巧22使用INDEX配合其他函数实现查询出满足同一条件的 所有记录 499 技巧23统计特定产品的总销售数量 500 技巧24统计出去除某一位或多位销售员之外的销售数量 501 技巧25模糊统计某一类型的销售数量 502 技巧26计算出指定销售日期之前或之后平均销售金额 503 技巧27统计满足条件的记录条数 503 技巧28使用DCOUNT函数实现双条件统计 504