办公自动化全能一本通-全彩版-(附光盘)

第1部分　Office 软件办公

第1章　Word 基本操作　1

1.1 制作“请示”文档　2

1.1.1 新建文档　2

1. 新建空白文档　2

2. 新建模板文档　3

1.1.2 保存文档　4

1. 保存新建的文档　4

2. 将文档另存为　5

3. 设置自动保存　5

1.1.3 输入文本　6

1. 输入普通文本　6

2. 输入中文大写金额　7

3. 输入特殊字符　8

4. 插入日期和时间　9

1.2 编辑“演讲稿”文档　10

1.2.1 编辑文档内容　10

1. 打开文档　10

2. 选择文本　11

3. 修改与删除文本　12

4. 移动文本　13

5. 复制文本　14

6. 查找和替换数据　15

1.2.2 设置文档格式　16

1. 设置字符格式　16

2. 设置段落样式　17

3. 设置项目符号和编号　19

4. 设置底纹突出显示文本　20

新手加油站——Word基本操作技巧　20

高手竞技场——Word基本操作练习　23

第2章　Word 图文混排与美化　25

2.1 制作活动宣传单　26

2.1.1 图片的使用　26

1. 插入联机图片　26

2. 插入计算机中保存的图片　27

3. 设置图片与文字的环绕方式　28

4. 调整图片大小和位置　28

5. 裁剪图片不需要的部分　29

6. 设置图片样式　30

2.1.2 形状的应用　31

1. 绘制形状　31

2. 设置形状大小和位置　32

3. 设置形状样式　32

4. 快速绘制其他形状　33

2.1.3 使用艺术字　35

1. 插入艺术字　35

2. 设置艺术字样式　35

3. 调整艺术字位置和形状　36

4. 快速插入其他艺术字　37

2.1.4 文本框的应用　39

1. 插入文本框　39

2. 编辑文本框样式　40

3. 插入其他文本框　41

2.1.5 设置页面背景颜色　42

2.2 制作报价单　43

2.2.1 创建表格　43

1. 快速插入表格　43

2. 插入自定义表格　44

3. 绘制表头斜线　45

2.2.2 编辑表格　46

1. 插入行或列　46

2. 设置数据字体和对齐　46

3. 调整行高和列宽　47

4. 合并单元格　48

5. 设置表格的边框和底纹　49

新手加油站 ——Word图文混排与美化技巧　51

高手竞技场——Word图文混排与美化练习　53

第3章　Word 排版打印与审校　55

3.1 排版与打印“员工手册”文档　56

3.1.1 样式设计　56

1. 应用样式　56

2. 使用格式刷快速应用样式　57

3. 修改样式　58

3.1.2 插入页眉和页脚　59

1. 插入内置的页眉和页脚　59

2. 编辑页眉和页脚　60

3. 删除页眉中的横线　60

4. 设置奇偶页不同的页眉和页脚　62

5. 使用分页符分页　64

3.1.3 制作封面与目录　64

1. 插入封面　64

2. 编辑封面内容　65

3. 插入目录　66

4. 更新目录　67

3.1.4 打印Word 文档　68

1. 设置打印页面　68

2. 预览文档打印效果　69

3. 设置打印页码范围　70

4. 打印文档　71

3.2 审校“市场调查报告”文档　72

3.2.1 使用导航窗口定位文档位置　72

3.2.2 使用大纲视图查阅文档　73

1. 按标题级别查看　73

2. 更改标题级别　74

3.2.3 文本智能查错　75

1. 检查拼写和语法错误　75

2. 字数统计　76

3. 使用自动更正功能　76

3.2.4 批注与修订文档内容　77

1. 添加批注内容　77

2. 修订文本内容　78

3. 接受与拒绝修订　79

新手加油站——Word排版打印与审校技巧　80

高手竞技场——Word排版打印与审校练习　81

第4章　制作Excel表格　83

4.1 创建“员工信息登记表”工作簿　84

4.1.1 工作簿的基本操作　84

1. 新建工作簿　84

2. 保存工作簿　85

3. 多种方式打开已有工作簿　85

4. 保护工作簿　87

4.1.2 工作表的基本操作　87

1. 插入和重命名工作表　88

2. 移动、复制和删除工作表　89

3. 隐藏和显示工作表　91

4. 设置工作表标签颜色　91

4.2 编辑“办公用品信息表”工作簿　92

4.2.1 输入数据　92

1. 输入常规数据　92

2. 在多个单元格中输入相同的数据　93

3. 填充有规律的数据　94

4.2.2 编辑数据　94

1. 修改数据　95

2. 移动和复制数据　95

3. 查找和替换数据　97

4. 设置数据类型　98

4.2.3 单元格的基本操作　99

1. 单元格的选择技巧　99

2. 合并与拆分单元格　99

3. 插入和删除单元格　101

4. 设置单元格行高和列宽　102

4.3 美化与打印“员工考勤表”工作簿　103

4.3.1 设置单元格格式　103

1. 设置字体格式　103

2. 设置对齐格式　104

3. 添加边框和底纹　105

4. 套用表格样式　106

5. 突出显示单元格　106

4.3.2 打印工作表　108

1. 设置页面布局　108

2. 添加页眉和页脚　109

3. 设置打印连续的表格区域　110

4. 设置打印不连续的表格区域　111

5. 打印设置　112

新手加油站——制作Excel表格技巧　113

高手竞技场——制作Excel表格练习　115

第5 章

计算与管理表格数据　117

5.1 计算员工工资表　118

5.1.1 使用公式计算数据　118

1. 输入公式　118

2. 复制与填充公式　119

3. 在公式中应用绝对引用　120

4. 引用不同工作表中的单元格　121

5.1.2 使用函数计算数据　122

1. 输入函数　122

2. 自动求和　123

3. 编辑函数　124

4. 嵌套函数　125

5. 其他常用办公函数　126

5.2 统计管理产品入库明细表　128

5.2.1 数据排序　128

1. 自动排序　128

2. 按关键字排序　128

3. 自定义排序　130

5.2.2 数据筛选　130

1. 自动筛选数据　131

2. 自定义筛选满足条件的数据　131

3. 高级筛选　132

5.2.3 数据汇总与分级显示　133

1. 创建分类汇总　133

2. 多重分类汇总　134

3. 更改汇总方式　135

4. 通过汇总级别查阅数据　135

新手加油站 ——计算与管理表格数据技巧　136

高手竞技场——计算与管理表格数据练习　139

第6章　使用图表分析表格数据　141

6.1 制作产品销售对比图　142

6.1.1 创建和编辑图表　142

1. 插入图表　142

2. 更新图表数据源　142

3. 切换数据分析对象　144

6.1.2 设置图表　145

1. 设置图表样式　145

2. 图表快速布局　145

3. 调整图表对象的显示与分布　146

4. 调整图表大小和位置　147

5. 使用图表筛选器　148

6. 更改图表类型　148

6.1.3 美化图表　149

1. 设置标题和图例格式　149

2. 设置坐标轴和数据标签格式　151

3. 设置图表区和绘图区格式　152

4. 设置数据系列格式　152

5. 设置网格线格式　154

6.2 分析原料采购单　154

6.2.1 使用数据透视表　154

1. 创建数据透视表　155

2. 更改汇总方式　156

3. 在数据透视表中筛选数据　157

4. 删除数据透视表　158

6.2.2 使用数据透视图　158

1. 创建数据透视图　159

2. 设置数据透视图　160

3. 在数据透视图中筛选数据　162

新手加油站 ——使用图表分析表格数据技巧　163

高手竞技场——使用图表分析表格数据练习　165

第7章　创建并编辑演示文稿　167

7.1 创建“食品宣传画册”演示文稿　168

7.1.1 演示文稿的基本操作　168

1. 创建与保存空白演示文稿　168

2. 插入图片相册创建演示文稿　169

3. 新建幻灯片　170

4. 移动和复制幻灯片　171

5. 删除幻灯片　172

7.1.2 设计演示文稿整体效果　173

1. 应用内置主题　173

2. 自定义主题　173

3. 设计和应用幻灯片母版　175

7.1.3 添加文本与图片　178

1. 在占位符中输入文本　178

2. 调整文字方向　178

3. 插入图片　179

4. 调整图片位置和大小　180

5. 调整颜色与更改图片　181

6. 设置图片样式　183

7.1.4 使用文本框　184

1. 插入文本框　184

2. 设置文本框艺术字样式　185

3. 设置文本框形状样式　185

7.2 编辑“营销计划书”演示文稿　187

7.2.1 插入与编辑SmartArt图形　187

1. 插入SmartArt图形　187

2. 添加或删除形状与调整布局　188

3. 输入文本　190

4. 调整形状大小和位置　191

7.2.2 美化SmartArt图形　193

1. 设置SmartArt图形样式　193

2. 设置形状格式　193

3. 图片的SmartArt混排　194

新手加油站 ——创建并编辑演示文稿技巧　197

高手竞技场——创建并编辑演示文稿练习　198

第8章

演示文稿动态设计与放映输出　199

8.1 为“员工入职培训”演示文稿设置动画效果　200

8.1.1 设置幻灯片内容动画　200

1. 添加动画效果　200

2. 更改动画选项　202

3. 调整播放顺序　202

4. 设置动画计时　203

5. 设置动作路径动画　205

8.1.2 设置幻灯片切换动画　206

1. 添加切换动画　206

2. 设置切换动画效果　207

8.2 为“新品上市营销推广”演示文稿添加交互功能　208

8.2.1 使用链接交互功能　208

1. 创建超链接实现交互　208

2. 创建动作实现交互　209

3. 更改文本链接默认显示颜色　211

8.2.2 使用动作按钮　212

1. 绘制动作按钮　212

2. 设置动作按钮格式　213

8.3 放映与输出“年度工作计划”演示文稿　214

8.3.1 放映幻灯片　214

1. 控制幻灯片放映过程　214

2. 快速定位幻灯片　215

3. 隐藏/ 显示幻灯片　216

4. 为幻灯片添加注释　217

8.3.2 幻灯片放映设置　218

1. 设置排练计时　218

2. 录制旁白　219

3. 设置放映方式　221

4. 自定义放映　221

8.3.3 输出演示文稿　223

1. 将演示文稿转换为图片　223

2. 将演示文稿导出为视频文件　224

3. 将演示文稿导出为PDF文件　224

新手加油站 ——演示文稿动态设计与放映输出技巧　226

高手竞技场——演示文稿动态设计与放映输出练习　227





第 2 部分

辅助软硬件办公

第 9 章

常用办公工具软件的使用　229

9.1 常用文件编辑工具　230

9.1.1 使用压缩软件　230

1. 使用 WinRAR压缩文件　230

2. 使用WinRAR解压缩文件　230

3. 加密压缩　231

9.1.2 使用Adobe Acrobat软件　232

1. 阅读 PDF文档　232

2. 编辑PDF文档　234

3. 将 PDF文档与Office文件进行转换　235

9.2 常用图片编辑工具　236

9.2.1 使用光影魔术手处理图片　237

1. 浏览图片　237

2. 编辑图片　237

3. 图片批处理　239

9.2.2 使用格式工厂软件　240

1. 转换图片格式　240

2. 设置格式转换默认值　242

9.2.3 使用 Snagit截图软件　243

1. 使用自定义捕获模式截图　243

2. 添加捕获模式　244

3. 编辑捕获的屏幕图片　245

新手加油站——常用办公工具软件的使用技巧　246

高手竞技场——常用办公工具软件的使用练习　247

第10章　常用办公设备的使用与维护　249

10.1 常用输入办公设备　250

10.1.1 扫描仪的使用　250

1. 安装扫描仪设备　250

2. 扫描文件　251

10.1.2 移动办公设备的使用　252

1. 连接 U盘　253

2. 使用U盘　253

10.2 常用输出办公设备　254

10.2.1 打印机的使用　254

1. 打印机的类型　254

2. 安装网络打印机　255

3. 添加纸张　257

4. 解决卡纸故障　257

10.2.2 一体机的使用　258

1. 复印文件　258

2. 卡纸处理　258

3. 清洁设备　259

10.2.3 投影仪的使用　260

1. 安装投影仪　260

2. 连接投影仪　261

3. 使用投影仪　261

新手加油站——常用办公设备的使用与维护技巧　262

高手竞技场——常用办公设备的使用与维护练习　264





第3部分　网络办公与安全

第11章　网络办公应用　265

11.1 网络连接与资源使用　266

11.1.1 配置办公室无线网络　266

1. 连接无线路由器　266

2. 设置无线网络路由器　266

3. 连接无线网络　267

4. 无线网络接入控制　268

5. 开启文件和打印机共享　268

6. 设置文件共享属性　270

7. 访问共享资源　271

11.1.2 使用网络资源　271

1. 搜索办公资源　271

2. 复制网络图片与文字　272

3. 下载网络文件　273

11.2 网络通信与文件传输　274

11.2.1 使用QQ 协助办公　274

1. 文件传送　274

2. 创建公司群　275

3. 创建办公讨论组　277

4. 利用QQ 远程协助办公　277

11.2.2 使用网盘传输办公文件　278

1. 登录百度网盘　278

2. 上传与下载文件　279

3. 分享文件　280

11.3 移动设备与计算机协同办公　281

11.3.1 使用手机等移动设备进行文件操作　281

1. 在手机上安装Word　282

2. 新建与编辑简单文档　282

3. 查看他人发送的文件并批注　284

11.3.2 手机与计算机文件互传　285

1. 通过数据线连接实现文件互传　285

2. 将QQ 手机端接收的文件传向计算机　286

新手加油站——网络办公应用技巧　287

高手竞技场——网络办公应用练习　288

第12章　数据恢复与安全防护　289

12.1 数据恢复与备份　290

12.1.1 使用FinalData恢复磁盘数据　290

1. 恢复删除或丢失的文件　290

2. 修复Office 文件　291

12.1.2 系统备份和还原　292

1. 设置系统还原点　292

2. 使用Ghost 备份与还原操作系统　294

12.2 系统清理与安全防护　298

12.2.1 磁盘清理维护　298

1. 清理磁盘　298

2. 磁盘碎片整理　299

3. 磁盘检查　299

12.2.2 系统安全与优化　300

1. 系统全面体检与修复　300

2. 系统垃圾清理　301

3. 查杀木马　302

4. 系统优化加速　303

新手加油站——数据恢复与安全防护技巧　304

高手竞技场——数据恢复与安全防护练习　306