外企秘书工作手记:60堂职场情景课

“写作”是秘书的**基本功 上午经理出门之前，找玛丽没找到，便交代我等玛丽回来， 让玛丽起草一个会议通知；通知写好之后，请孟姐审审，把把关，明天一上班就要发出去。 玛丽不一会儿就回来了。我把经理留下的资料交给她，她一听是让她写东西，脸马上就变形了：“头儿要我写东西，不是想谋杀我吧？” 办公室有人笑，但没有人附和，于是玛丽又开始叹气：“于雪，要是写东西像上网和玩游戏那样容易多好呀！现在干什么都讲‘ 傻瓜’， 如‘傻瓜’手机， 为什么就没有我们秘书用的 ‘傻瓜’写作机？” “现在有很多写作用的‘傻瓜’软件。”小石说，“里面什么样的文件模块都有，要写什么就有什么。” “我知道。”玛丽有些不高兴，“里面就没有会议改地点的范文。” 发牢骚归发牢骚，玛丽手脚还是挺麻利的，也就是十几分钟的事，玛丽根据经理给的背景材料写出了“通知”。 通 知 按北京市政府有关部门通知，明年一月份北京将举办国际信息大会，亚洲大饭店需要参与接待其中的五百多客人。我公司原定明年一月举行全年工作总结大会，其间在亚洲大饭店召开研究“精减”机构专题讨论会和 CT 技术应用研讨会。为了配合北京市政府有关部门的工作，保证我公司会议如期顺利进行，将原定于明年一月五日在亚洲大饭店举行的 CT 技术应用研讨会，改为一月六日在新世界饭店举行。请各有关单位通知参会的人员，按调整后的时间和地点参会。 东岩国际（中国）有限公司 ×× 年九月 × 日 我把“通知”递给孟姐，孟姐仔细看了几遍后对玛丽说： “玛丽，你这个‘通知’，我觉得有几个地方值得推敲：**，如果加上标题，效果可能会更好；现在各公司每天都收到大量的电子邮件，没有标题，可能很难引起参会单位的注意和重视；第二，‘通知’ 中的要求更明确一点儿， 效果可能会更好， 如调整后的会议时间、地点等，比方一月六日的日程是什么，是自由活动还是另有安排，等等；第三，文字可以再精炼一点儿， 会议调整的原因是否要说那么多，你再琢磨琢磨。” 孟姐无论是年龄还是工作经验，都是我们的“大姐大”，玛丽也很少跟她开玩笑。玛丽取回“通知”的草稿，在自己的电脑上改了起来，不一会儿，玛丽又将改好的“通知”打印好递给我。效果是比**次好多了。 关于调整会议时间和地点的通知 各分公司、办事处及相关单位： 为配合国际信息大会的召开，经公司常务会研究决定，对明年一月在北京召开的公司全年总结大会的部分日程进行调整。原定于一月五日在亚洲大酒店举行的 CT 技术研讨会，改为一月六日在新世界大饭店二楼多功能厅举行，时间是上午九点到下午四点半；原定于一月六日举行的集团公司“精减”机构专题讨论会，改为一月五日在本公司大会议室举行，时间是从上午九点开始。请通知会议的相关人员，注意会议日程的调整， 做好相应的准备工作。 东岩国际（中国）有限公司 ×× 年九月 × 日 “玛丽，我觉得把‘精减’改为‘精简’比较合适些。” 我说。 “‘精减’与‘精简’有什么大区别？”玛丽不以为然。 “区别还是有的。”我说，“精简机构，是使机构‘精’，使机构‘简’，就如同精简内容是使内容‘精’，使内容‘简’；如果将‘简’改为‘减’，意思就不通了；另外，像解释‘精读’‘精打细算’一样，把‘精’理解为‘细致地’，那就是说 ‘精减’是‘细致地减去’，则更是不好理解了。所以，把‘精减’改为‘精简’恰当一些。” “于雪。”玛丽叫道，“都什么年代了，怎么还像只老鼠掉进书库里，老是那样咬文嚼字？这年头谁还有工夫来区别这些差 异？比方说，你喜欢听李娜唱的《青藏高原》那首歌，歌里那句‘一座座山川’，一听就是个病句，山可以说是‘一座座’，川是指河流，怎么也能够说成是‘一座座’呢？但现在唱成‘一座座山川’，又有什么问题呢？现在还有谁有这个雅兴，去鸡蛋里面挑骨头？《青藏高原》这首歌现在不照样红透了半边 天吗？” 这是什么逻辑！人家在王府井大街上随地吐痰没被抓住罚款，你就可以跟着随地吐痰？！ “玛丽，你这种想法有些不对。”孟姐站起身来说，“我们秘书过去叫‘文书’，讲究的就是文字功夫。古人为了‘僧推月下门’和‘僧敲月下门’中的这‘推敲’两个字，可以绞尽脑汁；现在虽然为了效率，不允许我们秘书在写完东西之后，花太多的时间去‘推敲’，但是‘精益求精’的传统还是不能丢。别看就是这百十来字的东西，发出去之后，就是我们公司水平和品位的象征，所以，该认真的时候就得认真。” 由于工作节奏的加快，人们早已不再要求秘书写的公文信函像孔明写的《出师表》那样有文学价值，即使有人写出像《出师表》那样的公文信函，也没有几个人有兴趣去欣赏；现在的公文信函，只要简单明了就行，因此，人们对秘书写作能力的要求也越来越低；另一方面，由于大量写作软件的普及，公文信函的写作也越来越容易，因此，对于现代公司中的秘书来说，传统的文书角色正在慢慢淡化，在一些秘书身上，对写作的畏难情绪或敷衍塞责的态度越来越严重。 但是，秘书的实际写作能力仍然是很重要的。不要说给上司起草发言稿，就是日常发传真、速记、发电子邮件，甚至打字，哪样工作不要求秘书具备相当的写作能力呢？