自律的你真美

几个小方法，让桌面永远保持整洁 从桌面到抽屉，通通乱成一团，这是许多上班族常见的毛病。 “那份资料到哪里去了？”“哎呀，找不到今天申请要用的表格啦！”如此一来，光找出要用的东西就花掉不少时间。许多传授收纳技巧的书都说：找东西*浪费时间。 话虽如此，对许多不擅长整理的人，维持桌面清爽真的很难。 为什么你不能维持整洁的办公桌呢？因为混乱正是忙碌的象征，你根本来不及整理，就必须投入新的任务。于是不知不觉，就陷入了“忙碌→没空整理→工作效率降低→更加忙乱”的恶性循环。 要斩断这种恶性循环，请试试看“将桌面归零”！ 把桌面上及四周堆满的杂物，全部毫不犹豫打包装进纸箱或纸袋里吧！看，这不就一下子收拾好了。 咦？这样真的可以吗？别怀疑，这是应急的方法。只要把你现在用不到的东西挪到视线范围以外，就能提升工作效率。 当桌上东西七零八乱时，要用的文件或工具常被淹没不说，还得花时间找。现在，如果你还是需要这些东西的话，再从箱子或袋子里把它捞出来吧。 或许有人会觉得：翻箱倒袋也要花时间，这跟搜索乱七八糟的桌面也差不了太多。但是现在你可以一眼看到待处理的急件、随时要查阅的资料，效率肯定会迅速提升。 原先堆在座位周遭的东西，不是每样都要留着不可。七天内一次都没用过的东西，根本不必放在桌上。 你可以定期检查，留下*近要用的东西，然后再考虑如何排列它们。 接下来要教你“归位的方法”。选好要留在桌上的东西之后，很多人会全部都摆回去，正好塞得满满的，这可不行。要记住：刚整理完，桌上只能摆到八分满。不论书架或抽屉，*好也都维持约 80% 的密度。如果一开始就把桌上和抽屉塞满了，后面新东西陆续加入时，根本没地方放，更不必说什么收纳或整理了。请谨记“以 80% 为原则”，因为新东西增生的速度非常快。 再来是“固定放东西的位置”，这点非常重要。如果你养成习惯，笔放这里、橡皮擦放那里，选好惯用的位置，就能轻松拿到。 让我们把桌面想象成井然有序的棒球场，别让它变成球员满场跑的足球赛；决定好守备位置，一垒手在一垒，三垒手在三垒。把*常用的东西放在固定的地方，你也可以成为掌控桌面秩序的名教练。 用简单清爽的句子回信息，会让人感到舒服 想要好好回复长信，真的不太容易。 如果简短回复，感觉好像有点失礼。可是一收到长信就同样回复一封长长的信，恐怕*后都可以结集成书了。如果有人真的做到了，可别忘了寄一本给我。（笑） 姑且略过玩笑不谈（虽然有一部分是认真的），收到信件时，礼貌上一定要回，所以收到长信时，我会尽快写封简短但又不随便的回信。 即使回信很简短，还是可以表现出诚意。有几个小诀窍如下： ①“原来如此！”为开头 只要加上“原来如此！”这四个字，就表示已经读过对方的来信。比起“我已拜读来函”“您说的真的相当有趣”简短许多。以现在的科技，只要在手机或计算机上打出“原”或“原来”，说不定会自动出现“如此”呢。（笑） ②加上感叹词 只要加上“哎呀”“喔”“真的啊”“哇”这类感 叹词，就可以造成语气的短暂停顿，形成节奏感，也带 有修饰语句的作用。 “真令人惊讶”→“哎呀，真令人惊讶” “感谢您提供意见”→“真的！ 感谢您提供意见” “原来是这样”→“哇！原来是这样” 给人的印象是不是改变了呢？喔！原来如此！ ③模仿“写得不错”的句子 另一个诀窍是：看到简洁的句子就记下来，自己也尝试使用。 回到原先的主题，过于直率的信件让人觉得只是就事论事，好像没有完全读懂对方的来信，容易给人沟通失败的印象。因此，可以选择简短又感觉较亲切的字句，稍加修饰一下。 因为时间有限，如果使用简短的字句，打字也比较省时省力。与其费心思考很有礼貌或客气迂回的说法，不如选择让人看了舒服的短句。 说到*不得体的，恐怕是完全不回信。与其花时间烦恼到底要写什么，不如先以简单的信息回复。 当然，这些技巧是针对写给朋友或同事的信件。如果要写信给客户或上司，还是遵照正式书信礼仪比较好。