合同全过程管理

**章　合同全过程管理的概念和意义 事物都是以过程的方式存在的。合同管理也是一个过程，过程的各个阶段是有机的整体，是不可分割的，因此，合同管理必须始终坚持全过程管理的理念。正确的理念是管好合同的基础。合同全过程管理已逐渐成为现代公司合同管理的核心内容。 **节　合同管理的基本理念 合同管理是公司管理的基础性工作。思维方式是合同管理的方法论依据，是管好合同的主观因素。合同管理理念应贯彻系统性、前瞻性、专业性、可诉性的原则。 一、合同管理在公司管理中的地位和作用 公司的一切经营活动都是建立在合同的基础之上的。因此，合同管理是公司管理的基础性工作。具体体现在以下三个方面。 **，合同是公司建立和解散的依据。公司始于股东之间的合意，没有股东之间的合意就不会有设立公司的行为。公司章程从本质上看也是股东合作合同的具体化和股东意志的实现。没有股东之间的合作合同就不会有公司的设立。同样地，公司解散也需要股东基于合作合同的约定。当然，破产清算属于另外的法律关系。合同贯穿于公司“由生至死”的各个环节，是公司重要经济活动的载体，是实现公司经营目标的依据，在公司经营中居于核心地位。这就决定了合同管理工作是公司日常经营中一项必不可少的基础工作。 第二，合同是公司内部管理的依据。公司在设立之后，如何构建公司治理结构，权力如何分配，如何制约，公司的收益如何分配，都是要通过股东之间的合作合同预先设置好的。否则，公司章程就无法制定，公司也就无法运营。公司对员工的管理，也是通过劳动合同实现的，否则，公司对员工的管理就没有依据，就没有办法对员工进行管理。公司法定代表人对其他高级管理人员的授权，也可以视作一种委托合同，否则，其他高级管理人员也无法开展工作。因此，合同是维系公司治理结构稳定的内在依据，是维持治理机构正常运转，明晰公司员工定位与职责的载体。 第三，合同是公司与交易对象开展经营活动的依据。公司的运营是由一系列的交易活动构成的，而公司从事的一切交易活动都必须以合同为依据。一项交易，从交易对象的选择，到支付、交付，都必须以合同为依据。没有合同，交易便无从开展，公司便无法生存。合同是交易对象完成既定交易模式的依据，对公司来说，无数个交易过程构成公司的经营过程，无数个合同支撑、保障着公司的经营过程，公司的各个部门，也是以合同为依据运转的。只有通过合同才能固化出相应的交易主体、交易类型、交易内容、交易程序和交易方式。 但是，长期以来，公司的业务人员、管理人员，包括法务人员在实际工作中往往把重点放在合同签订、履行这样的具体事务上，对保证合同依法合规签订、正确履行等过程管控性的工作却不够重视。实际上，合同签订了、履行了，并不等于正确地签订、正确地履行。签订、履行一个不合规的、风险巨大的合同，给公司带来的损失可能是致命的。因此，作为公司的合同管理人员，要追求的目标应该是正确地签订和履行合同。对于那种片面追求效率，忽视风险的合同，应该坚决予以拒绝。失去一次商业机会，并不会对公司造成致命打击，只要人类社会还存在，商机永远都在，永远都会有更好的商机在前方。世界上并不存在失去一次商机就导致公司倒闭的事例，但签订一个风险巨大的合同，却完全可以导致公司倒闭。 要保证一个合同从磋商到履行，不出现大的风险，不掉入合同陷阱，不被牵入交易对象的泥潭，顺利实现合同目的，就需要设计一套系统的流程来保证各个环节的经办人员、管理人员能够客观地评价合同的价值和风险，保证合同风险的可控，保证合同的适当履行。而这一系列的流程需要相配套的规章制度来作为依据和保障，并建立相应的组织机构。这就是合同管理要担负的任务。 合同管理的目标有三个：一是保证合同正确地签订并履行，二是有效控制风险，三是创造价值。公司的经营活动从签订合同开始，那么，首先面临的一个选择就是和谁签订合同，不和谁签订合同。相比较而言，更重要的是，公司的管理人员要清楚不和谁签合同。合同的签订必须要有选择，必须坚持的一个基本原则就是只和符合自己选择标准的对象进行交易。不符合自己选择标准的对象，即使给出更优惠的条件，也不和他们做交易。选择和谁签订合同，决定了合同管理的三个目标能否得到实现。 二、思维方式对实践的指导作用 所谓思维方式，就是人在长期的社会实践中形成的具有稳定性的认识事物的方式、方法。思维方式是人的世界观、价值观、人生观在认识活动中的反映。按稻盛和夫的观点，思维方式是实践能否取得成功的*重要的因素。[1]稻盛和夫是一个成功的企业家，在企业管理的实践中，他取得了巨大的成功，是教父级的人物。他对管理理论的影响是巨大的，对公司管理实务的影响也是全球性的。他的思想对我们理解思维方式在公司管理中的作用具有指导意义。 人的认识来源于实践，认识又对实践具有指导作用，这是从认识的源头上界定的哲学命题。在实际生活中，我们的任何实践活动都是在认识的指导下进行的，我们的大脑不可能是空白的，不存在无意识的实践。这种指导作用实现的前提是具有正确的思维方式。否则，在错误的思维方式指导下，只会让实践步入错误的道路。理论错了，实践就会走上歧途。 之所以强调思维方式的重要性，主要是为了让公司管理者，尤其是从事公司法务管理工作的人员和分管法务工作的领导，有一个正确的思维方式，认识到思维方式对搞好法务管理工作的重要性。只有树立了正确的思维方式，才能搞好合同管理工作。要成为一名合格的公司法务管理者，不仅要具备基本的合规思维和法律底线思维，还需要充分理解所在公司的战略意图和利益*大化的需求。真正与公司深度融合的法务人员，是以解决问题为导向，以维护公司利益*大化为目标的管理者，而不是纯粹的只知引用法条的学者。 三、法务人员的思维特点 法务人员思维的*基本特征是理性思维。理性思维的起点是黑格尔和康德的哲学，其显著特征就是理性主义和逻辑思维。理性思维是有规律的，是由一系列概念、判断、推理所组成的对事物进行认识的方法。法务人员的思维应该摒弃情绪的成分，减少感性思维，以理性思维为主。公司法务人员和司法人员、科研人员相比，有自己的思维特点。法务人员所独有的思维特点，就是公司法律思维。公司法律思维的特点主要有以下几个： 1．合法合规性思维。 公司法律思维的首要特点是合法合规性思维。合法合规性是公司经营的基本要求，也是公司存在的基础。因此，法务人员在工作中要建立的**个思维方式就是判断公司的行为是否合法、合规。从实践来看，目前，法务人员、公司管理层在合法合规性思维上仍有相当大的提升空间。更精准的判断是，目前公司在合法性经营方面做得比较好，但在合规性经营方面，则存在相当大的问题。主观性决策主要表现为违规，而很少出现违法行为。 2012年国务院国资委面向中央企业**次提出了“全面风控”的概念，要求企业从法律风险管理开始走向内涵更为丰富的“合规法务”。2014年《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》**次提出“加强企业社会责任立法”。中国公司合法合规性与法务建设应从公司治理结构、内控机制和社会责任三个维度切入。思想上的转变和实践中的教训使得越来越多的中国公司意识到“合规法务”是防控经营风险乃至拥有竞争力的核心标志。以国企为代表，避免随意决策的合法合规性意识不断提高。同时，这些变化也对法务人员提出了更高的要求。 2．公司利益*大化思维。 对于公司的管理者而言，在合法合规的基础上，必须将公司利益*大化放在首位。法务人员必须满足管理层的这一基本要求。一般而言，公司的行为都是市场竞争性的行为，都是利益的博弈。因此，在守法和符合职业道德的前提下，必须坚持本公司利益的*大化，为公司把好关，这是所有法务人员工作的*终目标。 公司法务人员作为公司的员工，要赢得公司管理层、业务部门的重用和信任，必须要理解公司的目标和战略，以及具体的业务流程，必须以积极的态度配合业务部门的工作。法务部门的目标和业务部门的目标应统一，也就是在合法的框架下把公司的利益*大化。这个目标一致了以后，即使大家的关注点不同，但是有问题或者分歧还是有解决办法的。法务部门和业务部门争论的焦点，一般集中在对风险度的理解上，在无法达成一致的情况下，无外乎也就是由公司的领导来决定是否在对风险采取对策之后继续进行一项业务或放弃一项业务。 3．系统性思维。 公司管理是一个系统工程，法务工作只是整个公司系统中的一个子系统。因此，法务工作必须纳入整个公司这个大系统中，协调好和其他子系统的关系。不能只停留在法务的立场上，还必须兼顾整个系统的要求，才能做好法务工作。例如，法务人员要在成百上千份业务合同的审查系统归纳出整个公司经营体系的业务风控要点和规律，就要求在擅长个案分析处置的同时，更要运用系统性思维和专业的技术规范，归纳出类型化法律事务的处置和应对措施，使法务管理有规律可循，有规则可守，彰显为一项高大上的工作，避免给人造成法务工作零散和随意性的感觉。 4．开放性思维。 法务人员的思维必须是开放性的。要坚决克服故步自封、就法论法的思维方式，必须要把对公司的法律服务放在整个公司的经营活动中去。法务思维*忌封闭自己，只站在法务的立场上看问题、处理问题，更不可以法律专家自居，剥夺其他部门的发言权。要搞好法务工作就必须树立开放性的思维，站在全局性的立场，站在其他业务部门的立场上看问题、解决问题。只有这样，才能真正搞好法务工作。作为公司法务人员，要以公司全局战略为纲，以开放的战略思维处理法务工作。开放性的法务管理首先要求法务人员有开放的心态和包容的姿态，为了公司利益可以打破常规而不违法违规。为公司营造一个平等、开放、创新的法治环境。 5．底线思维。 在公司经营中，不可避免地会发生一些和法律、法规及规范性文件相冲突的行为。这种冲突并不必然导致违法。公司法务带着底线思维和红线意识的同时，应致力于给公司业务“指路”而非“堵路”。如在房地产开发项目中，部分制度设计上的缺陷不是短时期能改变的。在这种情况下，公司法务人员要做的就是将这种与制度设计相冲突的行为所导致的*坏结果揭示出来，并衡量这种冲突行为和公司所能得到的利益之间的关系，给业务部门指明一条可实现利益*大化的“进路”。如果轻微的冲突行为带给公司的效益远远大于公司可能受到的处罚，则这种行为是可容忍的。 法务人员法律思维与一般法律人的思维有着明显的区别： 1．立场不同。 法律人的思维一般是站在法官、检察官和其他法律机构的立场上，在法律适用过程中保持高度的独立性，对法律进行严格符合立法本意的理解，并将之应用于审判和检察实践中，维护的是社会公义。大学的法学院就是这样教导学生的。而法务人员的思维，是站在本公司的立场上，仅以独立的专业判断，在不违法的前提下，尽*大可能维护本公司的利益。公司法务人员必须具有维护所在公司利益的坚定决心和立场。 2．对法律条文理解和适用的方法不同。 法官、检察官代表国家意志，主观上必须站在对法律*公正理解的立场上维护各方的权益。同时，他们也被严格限制对法律的理解，原则上是不允许对法律作出自己的解释的。而法务人员的法律思维则表现为他们可以对法律条文作出自己所理解的解释。在对公司的经营行为进行合法合规性审查时，法务人员也可以根据这一思维方式进行判断，只要不违反法律的强制性规定，即可判断为合法合规。法务人员对法律的理解和适用可结合公司实际获得利益，从而获得更有针对性、维度更宽的理解。 3．合法性与不违法性的区别。 一般法律人的思维遵循的基本原则是法有明文规定才是合法。例如，《公司法》规定，公司股东有知情权，那么，股东行使自己的这一权利就是合法的。而法务人员法律思维则遵循不违法即为合法合规的原则。对于法务人员来说，必须严格区分合法与不违法的概念。合法就是从事法律明确允许的行为，不违法就是不从事违反法律禁止性规定的行为，或者说，法无禁止即不违法。一般法律人思维重点是判断一个行为是否合法，而法务人员法律思维判断的重点是是否不违法。因而，法务人员的思维方式具有更广阔的视野。事实上，法务人员也必须比司法人员具有更广阔的视野，否则，便很难适应公司法务工作。 四、合同管理的基本理念 在社会生活中，理念是指导人们行为的决定性因素，也是人生价值实现的决定性因素。高屋建瓴的理念，能使一个人有理想、信念，有做大事、为国家建功立业的崇高情怀。如果一个人的理念就是局限于自己的小圈子，过一段舒适的生活，那么，这个人的人生目标就会局限于眼前利益，而没有远大理想。不树立先进的理念，就不会取得事业的成功。合同管理的理念应该有以下四个： 1．系统性。 合同管理是一个系统工程。因此，必须要有系统思维与之相适应。系统具有整体性、结构性、开放性等特点。所谓系统思维就是按照事物存在的方式及其特点进行思维。在认识事物的过程中坚持对事物进行整体性、层次性、结构性的分析，并以之指导实践。 对一个集团公司而言，合同管理是全集团范围内所有部门、所有人的共同工作，不单是法务部门和法务领导的工作。因此，必须放在全集团战略、经营中进行合同管理，不能局限于法务部门一家的意见。法务部门的意见也要服从集团的整体战略和经营。 系统在组织结构上表现为层次性和网格状联系，事实上，大型集团公司必须建立起科层制的管理体制，分级管理、层层授权。体现在合同管理上，也必须是分级管理，层层授权，总部不可能管完全部的合同。全部管完，既无必要，也无可能性。要害在于设计一套合理的授权管理机制，既保证总部的管控，又充分发挥下属单位的积极性、能动性。同时，也要保证总部部门之间的分工合作既是相互制约的，又是相互配合的，实现效率与管控之间的平衡。 系统是开放的，封闭系统必然陷入死循环。作为法务人员，思想必须要有开放性，不断接受新理念、新技术在管理中的应用。法务人员要克服自己思想上根深蒂固的保守理念，接受*新的事物、*新的知识，跟上时代的步伐。切不可陶醉于自我封闭之中，以专业人员自诩。要终身学习，不仅仅是学*新的法律法规，也要把其他领域的专业知识当作学习的重点。当一个人选择了法律职业，实际上就是把自己放在了比从事其他领域的工作具有更繁重的学习要求之中。 2．前瞻性。 法务工作的重点在于防范经营风险的发生，防范风险比事后补救的意义更为重大。合同管理强调事前管理，在合同签订前必须把可能存在的风险都考虑周全，并有相应的预案，才能正式签订合同。谋者皆从事于除患之道，而先使除患无至者。[2]就是说凡善于谋划的人都注重防范灾祸的方法，做事之前先把灾祸除掉，使它不发生。*成功的法务管理就是使公司不发生风险事件。 …… [1] [日]稻盛和夫：《思维方式》，曹寓刚译，东方出版社2018年版，第7页。 [2] 《战国策 燕策二》。