企业境外档案管理指南

　　8 境外项目档案移交与验收8.1 境外项目档案审查8.1.1 项目竣工后，建设单位应组织对移交的项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性及案卷质量进行审查，审查合格后方能办理移交手续。8.1.2 单位工程形成的档案，应在工程完工后及时进行审查，施工单位、监理单位（或业主工程师）、建设单位各方审查人应在审查页上签字确认。8.1.3 项目档案审查应分技术审查和档案审查。8.1.3.1 技术审查应对档案的完整性、准确性、有效性进行审查，由建设、监理（或业主工程师）及各参建单位的专业技术人员负责。审查应符合下列要求：a）按工程管理程序、施工工序审查施工文件形成的完整性。b）依据现场施工实际情况审查施工记录内容的真实、可靠程度以及竣工图的质量。c）审查施工文件的用表、施工文件的签署程序规范性。8.1.3.2 档案审查应对竣工档案的移交齐全完整性、整理系统性、归档文件载体的质量和有效性进行审查，由建设、监理（或业主工程师）及各参建单位的档案专业人员负责。审查应符合下列要求：a）参照归档范围审查移交竣工档案的齐全完整性、成套性及归档文件载体质量情况。b）按系统整理要求审查竣工档案分类的科学性，组卷、排列的合理性.编目的规范性等。c）按文件的质量和编制要求审查文件形成、编制等质量情况。8.2 境外项目档案移交要求8.2.1 参建单位应按合同规定向建设单位移交档案，移交份数宜为两套。8.2.2 建设单位应将重要档案向二级单位移交归档，实体档案不具备移交条件的，应移交电子扫描文件。如二级单位另有归档要求的，应按要求进行移交归档。8.3 境外建设项目档案移交手续境外机构各部门、建设项目各参建单位向档案管理部门移交档案时，应办理移交手续。8.3.1 境外机构各载体档案移交时应按要求填写《归档文件移交登记表》（见附录H）及《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录Ⅰ）。移交表应一式两份，交接双方各留存一份归档。8.3.2 《建设项目档案移交签证表》（见附录J）应有交接双方责任人签字盖章，才能生效。《建设项目档案移交签证表》应一式两份，交接双方各留存一份归档。8.4 境外建设项目档案验收境外建设项目档案验收应符合所在国家或地区的档案标准，无相关标准的参照国家及集团公司档案验收管理制度执行。8.4.1 验收组织8.4.1.1 境外建设项目档案验收由集团公司档案主管部门组织，至少邀请一名集团公司档案专家库成员参加。8.4.1.2 集团公司委托二级单位验收的项目，验收结果应报集团公司备案。8.4.1.3 项目档案验收组成员人数应是不少于五人的单数，组长由验收组织单位人员担任。8.4.2 验收要求8.4.2.1 项目档案验收应在基本完成项目档案的收集、整理、归档工作后才能申报验收，建设项目档案验收申请表见附录K。8.4.2.2 项目档案验收应在机组投产后半年内完成。8.4.3 验收程序8.4.3.1 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。8.4.3.2 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位法人、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。8.4.3.3 项目档案验收会议的主要议程包括：a）项目建设单位法人汇报项目建设概况、项目档案工作情况。b）项目监理单位汇报项目档案质量审核情况。c）项目设计单位汇报职责范围内项目档案整编情况。d）项目主要施工单位汇报项目档案的形成、整编情况。e）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况。f）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价。g）项目档案验收组形成并宣布项目档案的验收意见。8.4.3.4 检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量不少于总卷册数的10%。8.4.4 验收评价8.4.4.1 项目档案验收组依照《国家电力投资集团公司重大建设项目档案验收考核内容》，对项目档案的管理情况作出评价。8.4.4.2 项目档案验收合格的项目由项目档案验收组出具项目档案验收意见。8.4.4.3 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）对存在的问题限期整改并进行复查，复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。……