会议服务

    会展有经济发展和社会进步的“助推器”之称。会展业以年平均20％的增
幅迅猛发展，并开始逐步走向国际化、专业化、规模化和品牌化。据有关方面
预测，中国对于吸引旅游者，特别是参加各种国际会议和展览的客人，具有极
大的潜力，将成为21世纪亚太地区的重要会展中心。国际会议可以带动旅游、
商业、物流、通信、餐饮、住宿等相关产业的发展，国际上对此有1：9的说
法，即办会议的场馆收入如果是1的话，那么相关的社会收入就是它的9倍。
正是基于会展业巨大的联动效应，各国争相发展会展业。随着中国经济的快速
发展，以及对外开放的扩大和申奥、申博成功，会展经济已成为中国经济的新
亮点。
    目前，与会展业高速发展所不相适应的是高素质的专业会展人才匮乏，这
已成为制约会展业进一步发展的“瓶颈”。本书正是顺应会展业的不断发展对人
才的需求而编写的，本书既有对会议知识系统、综合的介绍，又力图结合会议
业实际，体现较强的行业性和实用性。因此，本书既可作为会展、旅游等行业
服务人员、管理人员、营销人员、接待人员等广大从业人员的培训教材，也可
作为会展、旅游等专业院校和培训机构的参考用书。
    本书共分五章，由张杨莉(**章、第三章、第四章**节)和傅国林
(第二章、第四章第二节、第五章)共同完成编写。在编写过程中，参阅了众多
专家、学者的有关论著，在此表示衷心感谢!由于时间仓促和水平有限，本书
难免存在不少缺点和错漏，恳请读者批评指正。
    编者
    2007年10月

第三章会议迎送翮登记注册服务
学习目标
能熟练进行会议迎送服务。
能熟练进行会议登记注册服务。
能熟练进行寄存衣帽服务。
案例与任务
    小王所在的团队在酒店预订了一个会议室，准备次日上午7点开讨论会。
下午5点，酒店突然通知小王，他们所预订的会议室安排给了另外一个团队使
用，需要他们换到其他房间去开会。如果你是小王，你该怎么做?
解决方案
    **，弄清楚另一个团队的名称以及他们预订会议房间的时间。如果我方
团队预订在前，或者我方团队代表更大一单生意，可以说服酒店安排另一个团
队搬到其他房间去。如果交涉结果是我方团队必须搬走，应确定要搬去的房间
有足够的规模和设施。比如，原先的房间有开会需要的屏幕和白板，而所换的
房间却没有，应要求酒店提供可替代的视听设备。
    第二，如果与会来宾都住在酒店，-酒店应该负责打电话给所有在客房的来
宾并通知他们会议房间的变更，对不在客房内的，可以从门缝下塞进一张纸条
以便让来宾及时得到消息。让酒店安排在酒店大堂及来宾经常走过的其他区域
放置提示牌，指引参会者去新换的会议场所。当然，*好在原定会议室的外面
及新会议室的外面也放置此提示牌。另外，会议主办方和酒店都应该安排工作
人员在特殊区域给与会者指路。
    第三，要求酒店提供更为便利的后勤服务，以及负担所有与房间更改相关
的费用，例如配备标示牌和视听设备的费用。也可以适当地要求额外赔款或者
优惠(例如一个免费的咖啡时间，以补偿更换会议室可能带来的不便及麻烦)，
**节会议迎送服务
    迎来送往作为常见的社交礼节，在大型会议和国际会议中不可缺少。会议
中心承担着召开国内外重大会议的任务，需要接待来自不同地区的参加会议者，
这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上，
因此须格外重视迎送服务。
一、迎送前的准备
    (一)认真研究客人的基本资料
    准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话)，弄清楚客人的身
份、来访目的、与本次会议的关系的性质和程度，以及其他背景材料。
    (二)确定迎送规格
    确定迎送规格时要注意符合国际惯例。确定迎送规格主要是确定迎送人员
名单。主要迎送人员应与来宾身份相当或者相差不大，尽量做到对等、对口。
主要迎送人不能出面时，应礼貌地向对方解释清楚原因，以免双方产生不必要
的误会。迎送人员不宜过多。
    (三)掌握抵离时间
    无论迎或送，都不可迟到，因此应与有关交通部门联系，核实客人的班机
或车船班次、时间，并要考虑到中途交通与天气原因。迎接时必须