秘书的秘密-做好秘书是门技术活-2

**章 提升写作能力――秘书的笔底有乾坤1.公文写作,把握“六应三不应”2.多学多练,进行写作基本功训练3.注意细节,提升公文写作准确性4.惜墨如金,将公文写短的小技巧5.三大关键环节,决定公文处理质量6.抓住要点,核改领导讲话稿需知7.把握四法,认清文件与讲话的不同8.公文校核,便捷方法走程序第二章 做好电话管理――天使在细节,魔鬼也在细节1.从容做好电话细节2.及早做好电话准备3.礼貌规范拨打电话4.善意响应抱怨电话5.果断处理紧急电话6.恰当应对领导电话7.专业接听客户电话8.巧妙处理特殊电话第三章 严谨会议程序――这样安排*出色1.及时做好开会前准备2.恰当自信主持会议3.合理减少非必要会议4.记录会议议程主要内容5.做好会场服务工作6.会后进行扫尾工作第四章 强调时间管理――高效秘书绝不告诉你的秘密1.浪费时间典型七问题2.制作出待办工作清单3.运用ABCD工作分类4.GTD帮助实现无压工作5.技巧性进行领导时间管理6.办公空间的清理运动7.调整工作与休闲的关系第五章 标准文档管理――提升工作效率的*有力工具1.文件处理应规范――从签发做起,按规定逐步进行2.文件分类要有序――做到有文件可查、查阅可迅速3.明确需清退文件――按照规定,进行合理文件清退4.文件传阅应有序――注意传阅顺序,提高传阅效率5.档案收集有五法――生成文件,发现知识6.电子档案巧保存――注意细节问题,有效保存多媒体档案7.电子文件归类放――标注不同类型,方便回报查阅8.信函处理分类型――分辨邮件类型,做好分类、区分与呈送第六章 全面资讯收集――像领导一样思考1.确保“五要点”,提高信息质量2.把握时代脉搏,捕捉信息素材3.运用信息筛选,做好信息收集4.四大加工程序,进行信息拾漏补缺5.三大技巧,提高信息采用率6.面对倾向型信息,进行妥善分析7.把握提问技巧,进行全面调研访谈8.二次发掘处理,加强信息开发第七章 布置办公环境――高修养秘书会默默做的工作1.明确不同办公布局2.清理整洁责任区域2.打点室内视觉效果3.减少不必要听觉打扰4.保持清新通顺空气5.做好人员安全呵护6.办公用品摆放有序8.运用植物保障健康第八章 做好内部协调――使你处处受支持的秘密武器1.内部失调――三大原因导致内部纷争2.部门协调――达成共识,顾及全局3.同职合作――分工合理,各取所长4.领导矛盾――不分亲疏,维护大局5.面对下属――情理兼顾,在职不可仅言职6.迎接质疑――以理服人,以礼待人7.同事交流――谨小慎微,注意雷区第九章 周全接待应酬――成长为“关键人物”的必要工作1.关注细节,注重实效2.更新观念,传播文化3.精心策划,突出特色4.优化流程,规范动作5.不同人物,不同称呼6.运用体态,恰当应酬7.领导为主,秘书为辅8.尴尬难题,巧妙化解第十章 重视宴请馈赠――做一场彰显能力的“个人秀”1.明确宴请形式――内部“私人”宴请不同对待2.宴请客户吃饭――选择正确方式,方能宾主尽欢3.宴请场合选择――根据不同对象,进行场地选择4.安排宴请菜单――量人而定,优先考虑特色菜5.席间上菜斟酒――上菜在左,斟酒在右6.西餐宴请必知――熟悉常见西餐礼仪7.商务馈赠礼仪――礼品适度,强调针对性馈赠8.不同送花礼仪――遵从日常送花常识第十一章 计划出差行程――高效能人士的“忙到点子上”1.拟定具体旅行计划2.做好上司住宿安排3.规划出差旅程表格4.安排出差期间工作5.周全出差途中工作6.进行出差事宜处理7.返程需要详细审视第十二章 培养自我情商――精英人士的*必要素质1.明确“必要性”――做好秘书工作需要高情商2.学习“软技能”――你可以真正地改变自己的情商3.察觉自我――尊重与独立并行4.看到缺点――辨别理想与现实之间的距离5.控制情感――提高自我调节力,管理不良情绪6.转变思维――工作中融合理性与感性7.积极自信――让自我价值得到充分展示8.自我激励――找个机会,犒劳一下自己第十三章 搞好个人形象――让你少奋斗五年1.恰当穿着――让内心力量由外展示2.扩大影响――由高至低、由内至外,赢得认可3.建立品牌――让他人认为,你是“*优秀”4.适应变化――参与竞争,提升自我发展空间5.果断行动――你便是“执行力”的代言词6.锻炼口才――让声音与语言透露你的能力7.提升气质――魅力源于丰富的内在修养第十四章 应对突发事件――*优秀秘书的危机经验1.迅速进行突发事件识别2.明确应对突发事件四原则3.进行良好应对素质培养4.快速反应进行应急处理5.帮助上司获得事件主动权6.避免管理者效应导致失误7.运用技巧稳定维护人心8.协助管理恢复与责任拯救