文书学

**章现代办公环境中的文件家族**节文件的概念、特点与功能一、文件的概念文件是社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。在我国的理论著述和日常工作中，“文件”一词常与“文书”“公文”通用。从词源上来看，“文书”一词出现*早，在《汉书·刑法志》中有“文书盈于几阁，典者不能遍睹”的记载；“公文”一词*早见于《后汉书·刘陶传》“但更相告语，莫肯公文”；“文件”一词出现于清末，在《内阁属官官制》中有“掌本阁公牍文件”的记载。有趣的是，上述记载针对的都是公文。“文书”与“文件”是两个十分相近的概念，其区别主要源于词源的产生历史与约定俗成的使用惯例。我国清代以前没有“文件”一词，故常把历史上形成的文件称为“文书”，而多把当代形成的称为“文件”（特别是新型载体，如“电子文件”）；此外，“文书”一词由于使用较早，因此产生了一些引申含义，如可指代从事相关工作的人员，我国军队系统中至今仍沿用“文书”这种职业称谓。“公文”概念包含于“文件”概念之中。从形成者和使用范围的角度来看，文件可分为公文与私人文件两大类。公文指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录；私人文件指个人、家庭、家族在处理自身事务的活动中形成的信件、笔记、书稿、契约、证书、遗书、家（族）谱等凭证性记录材料。“公文”概念的提出主要是为区别于私人文件，无论是国外还是国内，公文均是文件的主流。这也是文书学教材几乎所有内容均围绕公文展开的原因所在。文件作为记录的方式和管理的工具很早便产生于各国，不仅有公文和私人文件之分，现行文件与历史文件之分，也有狭义文件和广义文件之分。各国基于不同的视角对文件定义的表述不尽相同，总体而言，可将其概括为广义和狭义两种定义类型。（一）广义型的文件定义广义型的文件又称泛指型定义，文件的形成者不局限于特定的范畴，而是涵盖了所有的公私机构、组织和个人；文件的外延覆盖了文件的整个生命周期，既包括现行文件也包括已转化为档案的历史文件；文件的类型和载体几乎无所不包，表述更为抽象、概括；文件定义的属概念大多采用“信息”或“信息记录”，突出文件的信息属性，将文件管理纳入更为广泛的信息管理领域。