纸质档案数字化的流程与方法(附光盘)

　　外包加工开展数字化工作的缺点主要是档案原件以及数字化信息的安全保密难以保证，档案保管机构不易对整个工作进行监管。　　利用外包加工形式进行纸质档案数字化工作，可以有两种形式。一种形式是档案部门不提供数字化加工场地，而将原件拿出档案部门，这种方式档案原件将脱离档案部门的监控范围，在运输以及加工过程中可能造成档案的丢失，容易造成涉密档案的失泄密，数字化后的数字信息也容易流失。另一种形式是档案部门提供数字化加工场地，原件不拿出档案部门，原件在数字化加工过程中仍然在档案部门的监控范围内。　　对于档案数量较少的档案保管机构而言，外包加工模式比较合适，既能节约设备投资又能保证数字化的速度和质量。开展数字化外包加工业务，应当选择有经验和资质的加工公司，且*好在档案保管机构内部提供场地，严格交接手续，杜绝档案丢失和泄密现象，特别是应防止数字化数据流失。　　（三）外包加工开展数字化工作应注意的问题　　1.不得外包涉密和有敏感内容的纸质档案数字化工作。　　2.凡原标有密级经鉴定可解密的纸质档案，须在原标密处进行解密标注后方可外包进行数字化加工。　　3.外包非涉密档案的数字化工作，也应采取特定的安全保护措施。　　此外，由于外包方是独立的机构，与档案部门是合作关系而不是隶属关系，因此，档案部门对外包方的行为无法直接进行监督，一些风险往往难以控制。因此，纸质档案数字化工作如需外包，档案部门还应注意以下几个问题：　　1.应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照有关标准和规范的要求评估数字化加工企业的技术能力；要从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。　　2.要重视流程管理，在项目实施过程中，应依据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。比如：建立档案领取登记制度，在领卷、还卷交接时应该做好登记，在档案出库前履行档案交接手续，以便以后出现问题能准确查出该由谁承担责任。　　3.加强全程监控，如：指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。4.做好前端控制，要特别重视对前处理工作质量的检查，因为只要这个环节出错，就会影响整个工作流程。　　5.建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。　　6.强化纸质档案数字化工作中的技术要求和安全保障。应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量，促进外包加工规范、有序开展。7.业务外包单位应该健全自身的规章制度，从起初对人员的培训到*后质量检查都应该讲求效率，制定相应条款，特别是对各个工作环节及流程衔接处做出明确具体的规定，把职责细分到个人，避免职责不清。　　8.无论是档案保管机构还是业务外包单位都必须建立信息反馈机制，及时了解和掌握工作动态及出现的新问题，完善相关标准、制度，保证工作顺利进行。