你早该这么玩Excel Ⅱ

直到接触Excel的第八个年头，我才恍然大悟，学习Excel竟然还可以看书和上网。不知道为什么，之前的七年完全没有这种意识，但也正是这段只在Excel中自学的经历，让我养成了求人不如求己的习惯，并从中获益匪浅。当然，我曾经的这种做法实属无知之举，自己也因此走了不少弯路。现在看来，学习知识是需要借鉴别人经验的。其实就算看书或是上网，只要通过自己的努力找到答案，都是“求己”的作风。而对于“求人”，我把它狭隘地定义为遇到困难想也不想，张口就问。这是不提倡的。 我在本章想与大家分享一些靠自己解决问题的态度和方法，这可比多学几十招重要许多。面对Excel层出不穷、千奇百怪的问题，只有自立者才能从容应对。 **节 自己琢磨的才是自己的 同样一招，有人学会了一辈子忘不掉，有人一转眼就忘得干干净净。排除记忆力的差异，我认为导致这样的结果有两个重要原因。 **个原因，Excel是应用性极强的工具，经常使用才能印象深刻。天天被表格折磨的“表”哥、“表”姐如果学会了一个救命招，那的确一辈子都忘不了，可如果平时用得很少，记不住也是正常的。学Excel的人总会有一个疑问——到底应该学多少？其实，这没有标准答案。让我说，够用就好。只要能满足工作需要，哪怕只会数据透视表又有什么关系呢？当然，如果有兴趣有时间，了解多一点一定是好的，但不必给自己太大的压力。 另一个原因，自己花时间琢磨来的，通常都记得很清楚。而没有经过思考，张嘴问来的，就会记不住。琢磨招数不能仅限于满足当前需求，还得多联想。例如前面讲到DATEDIF函数的时候，我就会好奇不满24 小时会不会算为一天，并动手实验，然后还对“md”的算法产生疑问。在验证这些想法的同时，我已经将这个函数刻在脑子里了。这与从别人那里直接获取答案是完全不同的感受。 寻求解决问题的方法时，也要多琢磨。一般来说，首先必须具备一些基础知识，其次用排除法缩小范围，*后靠实验得出结论。举个例子，如图5-1 所示的数据透视表，数据来源于“济南”和“西安”两个工作表。已经检查过源数据中的“报废缺陷”字段里没有数字，但汇总结果却出现了数字。 由于排除了源数据字段内容的错误，我们可以把问题范围缩小到制作透视表的过程。根据已经掌握的在透视表中双击查看明细的功能，我们应该好奇这些数字对应的汇总数是怎么得来的。双击B5 单元格后，得到如图5-2所示的明细数据。奇怪的是，与源数据不同，在新建的明细数据中，“报废缺陷”字段竟然又出现了数字内容。 这是一个矛盾的结果，所以，我们必须找到该透视表的不同之处。*好的方法是通过数据透视表向导往回看它的设置。可看下来，除了数据源类型使用了“外部数据源”之外，也没有别的问题。那么，区别于常见的透视表，它唯一的不同就是由两个源数据组成。当我们再检查源数据的时候，就发现了问题所在：“西安”工作表中的“报废缺陷”字段在O列（如图5-3），而“济南”工作表中的“报废缺陷”字段在P列（如图5-4）。 由于相同字段所处的位置不同，合并后的源数据自然也就出了错，所以才*终造成汇总结果的错误。通过这样一个解决问题的过程，找到问题的根本所在，印象一定是非常深刻的。同样的思维方法，还可以用来处理更多难题。