新手从零开始学系列--行政经理:日常管理·会务管理·文化建设·后勤事务

导读　行政工作认知 1 ◆**章　行政管理体系◆
企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统，它担负着企业的管理工作，推动和保障企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务顺利、有效进行和相互之间的协调。
**节　行政管理制度建设 5
一、行政管理制度的组成 5
二、行政管理制度的文体 5
三、行政管理制度的编制 6
相关链接　各类行政管理制度包含的内容 10
相关链接　行政人员应掌握的公文规范 13
四、行政管理制度的执行 19
【实战工具01】制度执行情况检查计划及制度培训计划表 19
【实战工具02】制度检查（制度评审）报告单 21
第二节　协同OA系统建设 22
一、什么是协同OA系统 22
二、协同OA系统应有的功能 22
三、协同OA系统的建设模式 24
四、协同OA系统的建设流程 25
五、协同OA系统选型需考虑的维度 26
相关链接　协同OA系统供应商服务能力评估 28
第三节　行政岗位设置 29
一、合理设置行政岗位的必要性 29
二、合理设置行政岗位的原则 30
三、合理配备行政人员 31
四、科学设置行政岗位 32
五、按需求及时调整岗位 33
相关链接　不同企业行政部常规架构 33 ◆第二章　日常接待管理◆
对于企业来说，不可避免地需要面对各种级别、各种目的的接待工作，以迎来送往为主要内容的日常接待是企业文化的重要组成部分，是一个企业对外的窗口。接待工作不仅代表了企业的整体形象，也是企业行政管理绩效的重要体现。
**节　接待准备阶段 37
一、确认来宾情况 37
二、制订接待计划 37
范本　关于接待总公司领导检查工作的计划 39
三、提前安排预订 43
四、做好接待准备 44
相关链接　国有企业商务招待管理规定 45
第二节　来宾接待阶段 48
一、迎接准备 48
二、迎接规格 49
三、迎接礼仪 49
四、坐车安排 50
五、活动安排 52
六、宴请安排 53
第三节　接待收尾阶段 54
一、送客 54
二、费用结算 55
三、发文宣推 55
四、总结经验 56 ◆第三章　企业文件管理◆
企业文件是企业实施管理、处理公务具有特定效力和规范格式的文书，是传达信息、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。行政人员应充分了解企业文件的收发、归档方法，加强文件管理工作，尤其要重视电子文件的管理工作。
**节　文件收发管理 59
一、文件的签收 59
二、文件的分拣 60
【实战工具03】保密文件登记表 60
三、文件的登记 60
四、文件的内部分发 61
【实战工具04】文件分发登记表 62
五、文件的寄发 62
【实战工具05】文件发送登记表 62
第二节　文件归档及其他管理 63
一、确定经办人员 63
二、文件归档工具 63
三、文件的收集 63
相关链接　企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 64
四、文件的整理 68
五、文件的立卷 68
六、文件的归档 70
七、文件的防护 71
八、文件的利用 73
九、文件的销毁 73
第三节　电子文件管理 74
一、电子文件的概念 75
相关链接　与电子文件相关的术语解析 75
二、电子文件的管理原则 76
三、电子档案管理系统建设 77
四、电子文件的归档 78
【实战工具06】归档电子文件移交、接收检验登记表 79
五、电子文件的鉴定 79
六、电子文件的整理 81
七、电子档案的存储 81
八、电子档案的保管 82
【实战工具07】归档电子文件迁移登记表 83
九、电子档案的利用 83
十、电子档案的销毁 84 ◆第四章　企业会务管理◆
会议是企业在实施管理的过程中*常见的议事和决策方式，通过定期或不定期地召开各类会议，可以有效地促进企业内部信息的传递，是保证企业正常运行、工作顺利开展的必要手段。行政部作为会议组织与管理的归口部门，应切实做好会务管理工作。
**节　会议筹备管理 87
一、确定会议名称 87
二、初定会议步骤 88
三、草拟会议通知 89
范本　会议通知 90
四、会议经费预算 90
五、办理会议报批 91
六、下发会议通知 91
七、准备会议材料 91
八、选择和布置会场 92
九、明确人员分工 94
【实战工具08】会议用品明细表 94
十、会前全面检查 94
第二节　会议期间管理 95
一、检查会议资源准备情况 95
二、会议签到 95
【实战工具09】会议签到表 95
三、与会人员接待 96
四、会务资料管理 97
【实战工具10】会务资料整理表 97
五、会议现场的保密管理 97
六、费用管理 98
七、议程跟踪 98
八、编写会议记录与会议简报 99
九、会议的新闻报道 99
十、会议宣传 99
十一、会议参观 99
十二、会议文体活动 100
十三、突发事件处理 100
第三节　会后管理 100
一、会场检查 100
二、会场清理 101
三、财务结算 101
四、会议效果反馈 101
【实战工具11】会议成果评估表 102
五、会议文件的收退 102
六、会议文件的立卷归档 103
七、其他事务处理 103
八、印发会议纪要和决定通知 103
第四节　远程会议管理 104
一、远程会议的分类 104
二、远程会议的筹备 105
相关链接　如何做好大型电视电话会议的组织服务 106 ◆第五章　企业文化管理◆
文化如水，润物无声。企业文化是企业的血脉，是企业员工的精神家园。企业文化，立足于现实需求，着眼于未来发展。21世纪是文化管理的时代，企业文化是企业的核心竞争力所在，是行政管理*重要的内容之一。
**节　企业文化概述 111
一、企业文化的作用 111
二、企业文化的特征 112
三、企业文化的构成 113
第二节　企业文化建设 114
一、企业物质文化建设 114
二、企业制度文化建设 115
三、企业精神文化建设 118
相关链接　企业文化如何落地 123
第三节　企业文化宣传 125
一、宣传的工作职责 125
二、宣传的内容和方法 126
三、宣传工作实施要领 127
四、企业文化墙建设 128
范本　企业文化墙建设方案 129 ◆第六章　企业安全管理◆
企业安全管理是企业行政管理的重要组成部分，是企业安全工作的核心内容。企业安全管理水平的高低直接影响企业的生产效益和员工的安全健康。因此，如何加强企业安全管理，提高全员的安全素质，预防各类事故的发生，是行政经理必须认真思考的问题。
**节　消防安全管理 133
一、增强员工消防安全意识 133
二、完善消防安全管理制度 134
三、消除消防安全隐患 134
四、加强消防设施管理 134
五、加强企业内部监督 135
第二节　日常安全管理 136
一、秩序安全管理 136
【实战工具12】物品放行单 137
二、环境安全管理 138
三、信息安全管理 139
四、员工职业健康安全管理 140
相关链接　《用人单位劳动防护用品管理规范》节选 142
五、员工意外风险的预防 143 ◆第七章　企业资产管理◆
企业资产是企业生产经营活动的基石，为企业的生存和发展提供源源不竭的动力。对于行政经理来说，加强企业资产管理，管好、用好企业的固定资产，就是帮助企业开源节流、创造效益。
**节　企业印章管理 147
一、企业印章的种类 147
二、实行印章专人保管 148
范本　印章管理岗位承诺书 149
范本　公司印章管理制度 151
三、印章使用的管理 153
【实战工具13】企业印章使用台账 154
【实战工具14】印章使用登记表 155
四、电子印章的管理 155
相关链接　电子公章管理的注意事项 156
第二节　办公设备管理 157
一、构建办公设备管理体系 157
二、办公设备的采购管理 158
【实战工具15】办公设备采购申请书 158
三、办公设备的收发管理 160
四、办公设备的使用管理 161
五、办公设备的报废处置 161
第三节　办公用品管理 163
一、实现集中采购 163
【实战工具16】办公用品每月申购汇总表 164
二、建立健全管理制度 165
【实战工具17】办公用品领用登记表 166
三、构建信息化管理系统 166
四、办公用品使用管理 166
五、加大对办公用品的监管力度 167
第四节　企业车辆管理 167
一、新车辆的购入 168
【实战工具18】车辆管理卡 168
二、车辆使用和调度 169
【实战工具19】车辆使用登记表 170
车辆行驶日记 170
三、司机的管理 171
四、车辆费用管理 172
【实战工具20】油卡充值申请表 173
五、车辆安全管理 174
六、车辆节能降耗管理 174 ◆第八章　企业后勤管理◆
高效且服务优质的后勤管理，能够直接提升企业的形象，增强员工的幸福感。因此，行政经理要切实做好后勤管理，以保证员工的安全、健康和便利，努力让员工满意。
**节　员工食堂管理 179
一、员工伙食补贴 179
二、食堂原材料管理 179
三、确保食堂安全与卫生 180
范本　××公司食堂管理制度 181
四、以人为本调整饮食结构 184
五、杜绝和减少食品浪费 185
六、提高从业人员素质 185
七、食堂外包管理 186
第二节　员工宿舍管理 187
一、制定员工宿舍管理制度 188
范本　员工宿舍管理制度 188
【实战工具21】公司员工宿舍申请表 190
员工宿舍卫生评比表 191
二、完善员工住宿设施 192
三、提升员工宿舍服务水平 192
四、加强宿舍安全管理 192
【实战工具22】宿舍来访人员登记表 193
第三节　环境卫生管理 193
一、制定环境卫生标准 194
范本　××公司环境卫生管理制度 194
二、做好环境卫生宣传 197
三、明确卫生管理职责 197
四、维护企业生产环境 198
五、加强检查与考核 198
【实战工具23】办公室卫生检查表 199
第四节　推行5S现场管理 199
一、5S的含义 199
二、5S现场管理的推进 200
三、5S现场管理的标准 201
四、5S现场管理的实施 204
【实战工具24】5S评分检查表 205 参考文献 208