搞定(1):无压工作的艺术

内容简介

本孖讲述在今天这个信息量和工作量倍增的世界，一些老的工作方法已经失去了效用。每一个职场中人或多或少都有这样的体验：压力重重；太多事情都理不清头绪；似乎永远被各种任务和目标追赶着……时间管理大师戴维•艾伦将指导你走出规划和执行工作中的泥沼，通向高效、轻松的彼岸。要想让事情井井有条，关键便是——从容、放松。
从《搞定1:无压工作的艺术》中我们可以学到：
•运用“执行、指派、延迟和放弃”原则来清空你爆满的工作篮。
•实现对邮件、书面材料以及所有档案的完美管理。
•合理规划和细分任务，让工作走上良性、高效运行的道路。
•当环境和形势变化时，及时地重新评估目标和工作重点。
•克服慌乱、紧张和易受打击的情绪。
•对你尚未涉及的事情和领域勿要操之过急，平心静气。
源于《搞定1:无压工作的艺术》英文书名getting things done 的gtd系统，现已成为全球数千万人在学习、使用的管理个人事务的*佳工具，它正在帮助现代社会中的繁忙人士从容地管理、安排各种事务。

节选

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第1章新情况，新做法你是否渴望过这样一种状态：自己虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。我可以很负责任地告诉你：这是有可能实现的。极高的效率，卓著的效果，这是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同时，这也是那些经验丰富的专业人士获取成功所必须掌握的方法。而这个方法所涉及的各种技能，是大部分人早已学会的，你要做的就是在适当的时间完整地、系统地运用这些技能，从而轻松面对繁忙的工作和生活。尽管本书所描述的方法和技巧都是常识性的，而且具有广泛的实用性，但大多数读者还是需要对一些已经养成的工作习惯作出调整，然后才能实施本书中的这个系统。不要小看这些微小的调整，它们能够显著改善你处理日常工作中关键问题的方式。我的很多客户都感受到了这种变化，并认为这是影响深远的、根本性的改变。本书中的这套方法，完全基于两个主要目的：（1）收集所有需要处理的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中。（2）训练自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保在任何时候，都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”计划。本书提供了一套经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这套方法的实施，还列举了一些实用的工具、技巧及窍门。你将发现，这些原理和方法无论是在你的个人生活中，还是在你的职业生涯里都具有广泛的适用性，并且可以立即见效。①你可以像很多人一样：把我所描述的这种高效模式融入你的工作以及日常生活中去，让它成为你的习惯、成为你的生活方式，甚至成为你人生的一部分。当然，你也可以仿效另一些人的做法：在你觉得需要的时候，才把这套方法拿出来使用，以使自己重新获得对生活和工作的掌控。问题：增长的需求，匮乏的资源这些日子以来，几乎我遇到的每个人都在抱怨自己要处理的事情过于繁多，根本没有足够的时间来一一完成。就在前一周授课时，我就遇到两个有类似困惑的人。其中一位在一家大型全球投资公司任职，他承担着公司的管理工作，总是担心自己所承担的新职责会影响他的家庭生活。另一位是中层的人力资源经理，她计划在一年的时间内，把公司在该地区办事处的人员从1 100人扩增到2 000人。她每天都疯狂工作，单是电子邮件，就要处理150多封。因为只有这样，她才能在周末的时候享受正常的社交生活。新千年伊始，就出现了这样一个自相矛盾的现象：人们的生活质量得到了显著提高，但与此同时又承担着自己力所不能及的工作，结果导致他们承受了越来越大的压力。这就是俗语所说的眼大肚子小，贪多嚼不烂，而绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然无措。工作不再有清楚的界线我们感到身上的压力与日俱增，一个主要原因在于：工作的性质发生了巨大的变化，即使参加了各种培训，我们仍旧难以跟上变化。仅仅在20世纪的后50年中，在这个工业化的世界里，工作的性质已经由流水线装配、制造，以及搬运一类的活动，转变为彼得?德鲁克所定义的那种“知识工作”了。以前，工作的内容是非常明确的。人们耕田种地，制造机器，装箱搬运，挤牛奶，并使用各种小工具。你知道哪些工作是需要你完成的—你可以亲眼看到它。你也可以很清楚地判断一项工作是否已经完成。现在，大多数人接手的大部分工作却都没有明确的界定。我所认识的大多数人，他们手头上都至少堆积着半打的事情需要立刻处理。即使他们搭上所有的时间苦苦努力，也不可能把一切都做到尽善尽美。很可能你也正面对着类似的困境：这次会议讨论是否透彻？这个培训计划是否会有效？主管人员的薪酬结构是否合理？正在起草的文章是否能鼓舞人心？即将召开的员工会议能否起到鼓舞士气的作用？公司的重组计划是否行之有效？此外，还有一个值得注意的问题：要想更加出色地完成任务，我们都知道相关资料越多越好，那么现在你能够搜寻到多少相关资料呢？回答是：无穷无尽！日益发达的互联网为我们提供了丰富的信息资源，取之不尽、用之不竭。另一方面，工作缺乏明确的界定导致每个人的工作量加大。今天，许多机构的运作都需要各部门之间互相交流、彼此合作。企业中各部门之间的壁垒正在削弱，任何部门都需要查看其他平级部门（市场部、人力资源部或某个专门的委员会）发来的电子邮件，即使是抄送的也不能放过。工作职责在不断地变化一般情况下，我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题，对任何人来说都是一个不小的挑战。现在，在这个基础上还要添加另一项挑战：工作职责的定义在不断变化。我经常在研讨会上提问：“你们当中，有谁从事的工作就是招聘你的时候要你做的事情？”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，只有长时间从事某一任务明确的工作，你才有可能弄明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才可以使自己的头脑保持清醒。但是，很少有人能有这样的好运，这主要有以下两个原因：1.我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、用户、市场、技术，以及所有者都在不断地更新变化，这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组和调整。2.与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同父母换工作岗位一样频繁，甚至连40多岁和50多岁的人也信奉时代在不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去，投身于“包罗万象的发展大潮之中，无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简言之，人们不会长期从事任何单一职业。现在很少有人非常清楚工作内容到底是什么，也不知道到底需要多大的投入才能把它做好。我们从外部世界获取了大量信息，同时，在我们的内心世界形成了同样巨大数量的观点以及与别人或自己达成的协议。然而，我们自身还没有具备相应的能力来承担如此庞大数量的事务。旧的模式和习惯已显得力不从心无论是我们所接受的标准教育、传统的时间管理模型，还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具，如个人记事本、Microsoft Outlook软件或者个人掌上电脑（PDA），都无法全面地帮助我们应对我们所面对的各种新要求。如果你已经试过使用上述任何一种处理方法或者工具，恐怕你已经发现，它们都无法满足工作中不断产生和转换的各种复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松、良好的自我控制，人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切需要挖掘出一些新方法、新技术和新工作模式，以使我们永远立于不败之地。传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手，所以当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来，涌入一种全新的工作模式时，这些传统的方法为我们提供了极为有益的参考，这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种工作要素时，个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。（20世纪80年代，许多专业人士就已经把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日，仍有许多人把自己的日程表奉为重要的管理工具。）有了自由支配的时间，选择做什么事的要求也接踵而来。“1、2、3”优先顺序代码和每日开列的任务清单，就是人们在过去的实践中逐渐发展起来的重要选择手段。如果你拥有作出选择的自由，你就需要考虑到哪些是需要优先解决的事情。你可能已经认识到，尽管日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容（至少在某种程度上如此）。而且，已为人们所证实的是，每天的任务清单和那些简化的优先顺序代码，远远不足以应对一个普通职业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理几十封甚至几百封电子邮件，他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有人能够把所有的事务按照“1、2、3”的顺序排出先后，也没有人敢在接到老板的电话或指令后，不立即改变自己事先确定的工作日程。“大局”与事务的本质另一方面，大量的商业书籍、模型、研讨会和专家权威们，都极力推崇把“着眼大局”作为一种处理复杂问题的思路。认清主要目标和价值观，为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好的初衷却经常达不到预期的效果。我经常看到，出于下面三个原因，这些努力往往都付诸东流了：1. 在处理每天、每小时的事务时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们无法集中足够的精力关注更重要的问题。2. 由于个人管理系统方面存在欠缺引发了一种下意识的抵触情绪，所以在面对那些棘手的重要项目和目标时，这种情绪就会阻止具体行动的实施。而这种结果又会导致更加严重的干扰作用，并进一步强化了压力。3. 一旦提出了更高一级的要求和价值观，我们原有的标准和视点也将随之提升，这会让我们认识到有更多的事务尚待完成。这通常只会在我们的肩上再加上一把稻草，让我们不堪重负、愁眉不展。没错，价值观的审视会让我们在清单上堆积更多的任务。诚然，集中精力来关注主要目标和价值观的重要性毋庸置疑。但这并不意味着会使我们要做的工作就减轻了，或者使遇到的困难和挑战大大地减少了。恰恰相反，只是牌局中的赌注提高了，但还必须一如既往地玩下去。例如，对一位人力资源部的经理来说，仅仅决定提高工作生活的质量来吸引并留住人才，并不能使自己的工作得到简化。长期以来，在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷：缺少一套连贯一致，并能够在实实在在的工作中产生出卓越功效的系统和工具。它必须能够从大局着眼，从小处入手，并且使二者有机地融合在一起。它必须能够管理多个层面；必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物保持控制；必须易于维护，能节省更多的时间和精力；必须化繁为简。承诺：武术家的“一切就绪的状态”让我们反省一下，如果你在任何情况下、任何时间内都能够随心所欲地控制自己的一切事务，情况会是怎么样呢？如果你能够100%地把精力投入到自己选择的工作中而不受任何外界的干扰，情形又会是怎么样呢？这是有可能实现的。有一种方法可以让你紧紧抓住遍及生活各个角落的所有的事情，同时保持放松，花费*少的气力完成一切有意义的工作。它使你在这个错综复杂的世界里，能够体验到武术家们所说的“心如止水”的境界，优秀的运动员则称之为“忘我境界”。事实上，你很有可能已经体会到这种美妙的感觉了。在这种工作状态下，你头脑清醒，积极的想法层出不穷。每个人都可能进入这种状态。要想积极有效地应对21世纪复杂多样的生活，人们就都需要这种状态，并且需求程度日益增强。对于那些高效率的专业人士来说，如果他们希望保持工作中的平衡和积极稳定的成果，那么，这种状态必将成为一种不可或缺的条件。世界级的划船运动员克雷格?兰伯特（Craig Lambert）曾在《碧波上的心境》（Mind Over Water）一书中这样描述这种感受：划船运动员们用这样一个词语来描述这种无摩擦的状态：荡秋千（swing）。这使我们回想起在后院荡秋千时的那种惬意和欢娱—一种简单的循环往复的运动，完全凭借来自秋千自身的冲力。秋千承载我们，我们丝毫不需要用力。我们荡起双腿，促使秋千在空中划过的弧度越来越高，但是，这主要是地球引力的功劳。与其说我们荡秋千，还不如说我们被荡了起来。船推动着你前行，是船身渴望着快速地向前，在它的航线上，在它的自然状态中，只有速度在吟唱着。我们的任务仅仅是与船身并肩作战，拼命地挥桨加快速度，避免拖其后腿，而过于用力又会阻碍船速。如果努力变成了为努力而努力，那么结果就会适得其反，这种努力反而会在过程中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想挤进贵族阶层，然而，他们挖空心思却只能证明自己并不身属此类。贵族们并不需要努力，他们早已经达到了这种境界。荡秋千就是这样一种“进入状态”的境界。“心如止水”的比喻空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想象把一粒石子投入沉寂无声的池塘中，池塘中的水会有何反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会置之不理。空手道中的击拳动作，其力量来自速度，而不是肌肉，即挥拳*后阶段急剧的“爆发”。这就是为什么瘦小柔弱的人，也能够学会用双手劈开木板和砖块了。这并不是靠皮糙肉厚或者凭借蛮力，而是灵活地运用一种能够附和着高速度而产生聚集冲力的能力。但是如果肌肉紧张，动作就会慢下来。因此，在高级阶段的武功训练中，对平衡和放松状态的教学并不亚于对其他方面的要求。扫除杂念和灵活柔韧是关键所在。任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你，事情往往如此。不能处理好自己的电子邮件、项目、未读的杂志、下一步行动的思考、与孩子或者老板的关系，都可能导致比预期差得多的结果。很多人对于一些事情，要么给予过分的关注，要么不屑一顾，这仅仅是因为他们无法做到“心如止水”般地行事。你能在需要时进入自己的“高效状态”吗？回想一下上一次你感觉工作高效时的情形。很可能你当时感觉自己完全能够控制一切，丝毫没有紧张的感觉。你全身心投入到工作中去，时间的概念似乎消失了（怎么已经到了午餐的时间？），而且你还明显感受到了工作上取得的进展。你还希望再次体验这样的感觉吗？如果你早已远远地脱离了那种理想状态，并感受到自己渐渐地失去了控制、压力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回归到那种状态呢？这就是本书的宗旨，它将告诉你如何才能回归“心如止水”的境界，帮助你把全部的才智发挥得淋漓尽致，因此，本书将对你的生活具有重大的指导意义。原则：有效地处理内心的承诺在20余载的培训工作中，我发现了一个极为普遍的情况，即由于人们对自己作出的承诺或者承担的义务管理不当，导致了他们承受着重重压力的折磨。所以，学会对那些承诺的事情加以控制，可以有效地缓解压力。即使那些并没有明显体验到压力的人，如果他们学会了如何更加有效地对生活中“悬而未决的问题”加以控制，那么在放松自我、集中精力、提高效率方面也会呈现出明显的改善。恐怕你已经与自己达成了许多项协议（这一点也许你根本没有意识到）。而每一项协议，无论大小，都时时刻刻地被你自身中的无意识紧密地追随着。这些就是“未完成的事情”或者“悬而未决的问题”。它们可能是“根除世界上的饥饿问题”这样的重大事务，也可能是“雇用一个新助手”之类的一般性事件，或“更换铅笔刀”一类的琐碎小事。现在，你内心很有可能已经承担了比你自己所意识到的还多得多的工作。想想看，有多少微乎其微的事情你必须去改变和完成。比如，你需要以某种方式回复电子邮箱、语音信箱以及工作中的新信息；你知道有无数的工程项目将会被划分到你的责任范围内；你还需要确定某些目标和方向，经营自己的事业，在总体上平衡自己的生活。你的内心对工作和生活中所有“悬而未决的问题”都承担了一定的责任。为了能够高效地应对这一问题，首先，你必须明确并收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情，然后着手计划如何逐一解决。这看起来似乎极为简单，但在实际操作中，大多数人都难以始终如一地坚持下去。管理承诺时的基本要求如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面几点：首先，如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情，都必须置于一个客观可靠的体系中，或者是我称之为“工作篮”的工具之中—必须经常回访并且清理它。第二，你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断：需要采取什么行动来推动工作的进程。第三，一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息。检验这种模式的一个重要训练我建议你拿笔记下来目前盘踞在你大脑中的那些*重要的工作或状况。哪一件事*让你心烦意乱？哪一种情况*容易分散你的注意力？哪一个问题令你兴趣浓厚？或者哪一种局面以哪种方式消耗了你大量的精力？也许，正是某一件“摆在你面前的”工作或者状况必须要处理，而且越早处理越好。也许，你马上就要背上行囊外出度假。出发之前，你还有几个重大决策要敲定。或许你刚刚继承了一笔600万美元的遗产，而你不知道该如何处置这笔资产等。明白了吗？好，请用简单的一句话来描述一下，你希望得到的理想结果是什么。换句话说，事情怎样才算得上是“完成”了呢？这可能非常简单，就像“去夏威夷度假”、“处理有关客户X的事情”、“与苏珊协调大学里的情况”、“弄清新的分区管理结构”或者“实施新的投资策略”。你现在都清楚了吗？好极了。现在，请写下为了推动事情的进展，你下一步的具体行动是什么？假设你手头没有其他事情，只有这一件事情需要立即完成。那么你打算去哪里？采取什么行动步骤？你会不会打一个电话？会不会走到计算机前写一封电子邮件？会不会坐下来，取出纸和笔，心血来潮地写上几笔呢？有没有可能与你的配偶、秘书、律师或你的老板面对面地谈上一会儿呢？还是会去五金商店买一些钉子呢？你找到答案了吗？好极了。你能从这短短2分钟的思考中挖掘出什么有价值的东西吗？如果你同那些在参加研讨会时完成了这个训练的大多数人一样，那么，你就会体验到，至少你的控制力增加了一点点，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，对于某些长久以来一团乱麻的局面，你似乎也有了动手解决它的冲动。设想一下，在生活和工作中，这种驱动力放大1 000倍时将会是怎样一番景象。如果这个小小的试验能够对你产生一些积极影响，请你想一想：究竟是什么发生了变化？根据你的经验，是什么促使局面得到了改观？形势本身并不会向前发展，至少在这个物质世界中这一点是千真万确的。有所改变的只是你更加明确地了解到你所期盼的结果，并确定了下一步需要采取的行动方案。然而，是什么创造了这一切呢？回答是：思考。你并不需要进行很多思考，仅仅需要几分钟，就能够把你所承担的责任和需要的资源凝聚到一起了。“知识工作”的本质“知识工作”的真实本质和操作原则是：你对工作投入的思考，应该比你现在实际付出的多，但是比你所预想的要少。就像彼得?德鲁克所描写的那样：“在知识工作中，任务没有被指定，它需要由工作者确定。‘这项工作的预期成果是什么？’这是一个有助于提高知识工作者工作效率的关键性问题，这个问题可能会导致一些极具风险性的决定。通常，没有正确的答案，只有不同的选择。想要获取高收益，一定要明确地认定预期结果。”要弄清人们工作生活中涌现出的各种事务的真实面目，要决定为此需要采取的种种行动，都将消耗人们大量的精力。因此，许多人对此产生了抵触情绪。实际上，我们从来没有学过在行动之前要进行周密的思考；大部分的日常活动也都以待处理事宜的形式（比如工作中未处理的公文，或者家里要洗的衣服等等）展现在我们面前。所以大多数人认为，根本没必要先花些精力屏气凝神地思考一下，进而去明确预期的结果。然而事实上，思考结果是促使希望转化为现实的*为有效的手段之一。为什么有些事情总是萦绕在你的心头在通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善，另外：? 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。? 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。? 你还没有把预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。这就是为什么你忘不掉这些事情的原因了。直到你澄清了所有问题，作出一切必要的决定，并把预期结果保存到那个系统中去（同时心里十分清楚，需要时你能随时调用查询这个系统），你的大脑才会放松下来。你可以骗过别人，但是你却无法愚弄自己的大脑。它能够明察秋毫：你是否已经作出了必要的决定，是否已把预期的结果和行动的提示信息寄存于一个安全可靠的地方，以便这些信息能够在恰当的时候提醒你执行行动。如果你没有做好这些工作，那么，你的大脑就一分钟也不会停止运转。通常情况下，当你对某件事还没有依照上述的处理方法处理时，你的某根神经仍然会持续不断地对你施加压力，这只会增加你的精神负担。你的大脑并不总是那么管用有趣的是，你的大脑中至少有一部分是相当愚蠢的。如果它够聪明的话，它就应该只在你需要处理某件事的时候才提醒你。你有没有一把电池耗光了的手电筒？而你的大脑一般是什么时候，才提醒你该买电池了呢？你又是什么时候，才发现电池没电了呢？这不能算是反应灵敏的表现吧。如果你的大脑天资聪颖，它就应该仅当你在商店里看到电池时才给你提醒，而且能一并告知你相应的电池型号。从你今天早晨醒来到现在，你是否想到任何需要处理但还未动手解决的事情呢？你是不是不止一次地想到了它们呢？为什么？不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力，而且这往往只会使你更加焦虑不安。似乎许多人的脑子里总在接连不断地放电影，特别是当我们一谈到有许多事要处理时，这一现象更加严重。人们把许许多多悬而未决的问题委托给大脑来处理，但你的大脑却无法有效处理它们。“材料”的转化我是这样定义“材料”（Stuff）的：任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。对很多人来说，他们的组织整理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对“材料”的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。多年以来，我所见过的绝大部分任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子，而不是必须完成的实际工作的清单。它们仅仅代表着许多尚未解决的事务中的某一部分的提示信息，而这些事务也仍未转化为预期结果和行动方案，即真正意义上的工作提纲和工作细节。“材料”的存在本质上并不是一件坏事。就其本质而言，如果某些事情吸引了我们的注意力，那么，它们往往以“材料”的形式表现出来。但是，一旦“材料”进入到我们的生活和工作中，便需要被定义和解释。作为知识工作者，这是我们的责任。如果“材料”已经完成了转化过程，并且明白无误，那么剩下的工作就不需要再耗费我们的脑力了，付出单纯的体力劳动就可以了。在一次研讨会临近结束时，一家生物工程公司的资深经理在重新审视她*初列出的任务清单时感叹不已：“天哪，这简直是一堆根本无法完成的工作，毫无章法可言！”就大多数个人管理系统中所谓的计划清单而言，这是我所听到过的*生动形象的描述了。绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、内容残缺不全的任务清单。但是，他们仍然没有认识到，到底需要整理多少内容，管理哪些细节，才能获得真正的回报。如果他们希望自己的组织整理工作富有成效，就应该收集一切有待考虑的问题，然后完成思考的过程。过程：管理你的行动你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己，在知识工作中表现得快速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题，轻松自如地控制事态的发展。你可以将工作和生活中各个层面的事务都收集起来，完成更多的工作，同时消耗更少气力。此外，你还可以针对收集到的全部“材料”进行前期决策，为你的工作和生活制定出一套标准的事务处理模式。然而，在你未达到这一境界之前，你首先需要培养一个习惯：在大脑中不留任何事情。正如我们已经看到的那样，单纯的时间管理、信息管理或者优先事务管理都无法实现这一目标。毕竟：? 你不可能通过管理时间，把5分钟变成6分钟。? 你无法管理大量的信息，过量的信息只会被遗忘和忽视—否则，当你走进图书馆，打开电话黄页本，或者上网的时候，脑子非爆炸了不可。? 你无法管理事务的优先级，因为事务是否优先完全是你的主观决定。因此，管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。管理行动的重要性你想利用自己的时间做什么事情？你要把获取的信息运用到哪件事情上？你要把有限的精力花费在哪件事情上？这些是人们分配有限资源的时候必须作出的选择。这些问题的本质是，在某个时间，你应该做什么。也就是，我们要如何管理行动。这似乎是显而易见的。然而，你所要关心的项目、事务、未尽事宜的具体行动的数量之大常常会令你震惊，更别说那些没有识别的和没有决定方案的事务了。实际上大部分人都有很多自己没有意识到的事务在等待自己完成。常常能听到有人抱怨“我没有时间去……”，这完全是可以理解的，因为许多任务似乎势不可当地向你涌来。之所以有这种感觉，是因为没人能执行任务！你所能做到的仅仅是执行这个任务中的某一个具体行动步骤。在多数情况下，那些具体的行动步骤可能仅仅需要一两分钟的时间就可以完成，而正是这些不起眼的行动在推动整个任务的完成。在培训成千上万名专业人士的实践中，我发现，他们的突出问题并不是缺乏时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。就像在用雷达监视敌情，你应该在发现异常的**时间作出反应，而不是等到问题严重了才手忙脚乱地处理。认识到这一点，会让你在行动管理中收获丰硕成果。采用自下而上的方法经过多年的观察，我发现自下而上的工作方法对提高个人工作效率*具实用价值，即从当前活动和任务的*底层入手来处理事务。一般观点认为，*恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人的人生目标或公司的长期目标，然后定义工作的主要目标，*后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是，大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身，进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。完全掌控各种事务（无论是工作篮中的还是脑海中的），并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态，将成为拓宽视野的*佳途径。如此一来，你的创造力就获得了解放，它将更加有力地支持你着眼于新的高度，使你更有信心进行开拓创新。这是一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉，只有采用自下而上的方法处理事务的人才能体会到。当处理底层具体行动的做法，已经成为你日常事务处理模式一部分的时候，你也就为进行更高一级的思维活动做好了充分的准备。事实上，在你的日常工作以外，有更多有价值的事情在等待你思考。但如果你在底层具体行动上的控制管理能力不够的话，就很可能无暇顾及了。这就好似穿着宽大的泳衣游泳—你不得不手提着泳裤防止它掉下去，根本无心抬头看方向是否正确。我接触过许多经理人，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善地管理工作流程的必然结果。对行动的横向管理和纵向管理你需要从“横向”和“纵向”两个角度，来控制各种事务、项目和行动。“横向”控制是把你所涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部不停地进行全方位扫描的雷达，它的对象是一天里任何一件能够吸引你注意力的事务：药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不停的顾客、需要擦的皮鞋、买邮票、存一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情感到惊讶不已，因此，你需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事务，并在需要时及时地提供必要的提示，从而确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上。相比之下，“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起了下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息—你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要做什么准备等；或者你的公司即将进行部门重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广义上讲，这就是“项目规划”，它的焦点聚集在某一事务、状况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切（至少对目前来说）必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。恰到好处的行动管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中，同时，对项目的适度聚焦能让你彻底了解和掌控项目所需的具体环节。*重要的技巧：把一切事务赶出大脑如果你把所有事务都存储在大脑里，那么，你就无法真正地获得我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现，这套方法中所包含的那些行为和技巧是你早就已经掌握的。但与其他方法不同的是，必须将“材料”全部存入工作篮中，而不是遗留在大脑中。这套方法适用于一切事务—重大的或者微小的，私人的或者工作的，突发的或者常规的，绝无例外。我想你可能有过这样的经历：当你的工作（比如某个庞大的项目）或者生活达到某一个阶段时，你需要坐下来平静一下，拿起纸笔列出一张清单来帮助你进行分析和思考。如果你这样做过的话，对于我所讲的方法你就有了一个参考。然而，大多数人只有在生活、工作变得一团糟，令他们难以忍受、不得不采取措施时，才会开始草拟工作清单。通常情况下，这个清单也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。但是，如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模式的一种常态，并使之贯穿于你生活中的各个领域（不仅仅在处理“紧急情况时”如此），那么，你才算开始进入了我们所描述的“黑带”①水准的管理模式了。在实际的行动执行过程中，我尽量让自己可以凭直觉去挑选要执行的行动，而不是重新思考那些行动的来龙去脉。因为我早已对事务进行了周密严谨的斟酌，而所得的结果都是单纯的、可执行的行动。所以我不会再次浪费时间进行思考，否则，就是徒劳无益地耗费创造力，徒增挫折和压力。任何要办理的事务都需要你进行思考，这是无法逃避的，你的大脑会紧紧地抓住那些未经思考的事情不放。但是，大脑负载这些未尽事宜的能力是有限度的，一旦超越了这个限度，它的思考效率就会急剧下降。大脑中肩负短期记忆的那部分组织—往往负责存储不完整、尚未决定和没有组织安排好的“材料”—其功能类似于个人计算机中的随机存储器（RAM）。你的意识就好像是计算机的CPU，是一个负责处理的工具，而不是一个存储场所。你每次只能考虑两三件事情。但是那些未处理完的事务仍然存储于短期记忆空间里。大脑保存“材料”的能力是有限的。要想让大脑高效地工作，就像让CPU高速处理任务一样，必须保证RAM里排队的任务尽量少。很多人终日里忙忙碌碌，大脑的存储空间早已不堪重负。他们时常感到心神不宁、坐卧不定，正是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。现在让我们暂停一下，审视一你自己。在刚刚过去的几分钟里，你是不是已经走神了，脑子里冒出一些与你现在阅读的内容毫不相干的事情了？你的大脑很可能开了小差，跑到一些未处理完的事情上去了。它们从你大脑的RAM（随机存储器）里一跃而起，冲着你大吼大叫。而你又是怎样做的呢？除非你把它记下来，放在一个可靠的工作篮中（“可靠”是因为你知道自己将很快就会再次回头处理这个问题），否则，它只会跟你纠缠不休。那将导致*糟糕的结果：事情毫无进展，而压力徒然激增。糟糕的是，你的大脑是个认真负责的器官，虽然你对某些事情感到无能为力、无可奈何，可你的大脑仍然会毫不懈怠地一个劲儿地提醒你。大脑中从来就不存在过去或者将来的概念，也就是说，一旦你告诉自己有些事情需要处理，并把这一信息传递到你的RAM中，那么大脑中的某一些区域就会立即认定：你应该自始至终努力完成那件事情。对于任何你应该去解决的问题，大脑都会自动认为你应该立刻投入办理。一旦你把两件事同时放入RAM那你就注定会失败，因为你根本无法同时对付它们。就这样，无孔不入的压力一下子冒了出来，而这种压力却常常会让你丈二和尚摸不着头脑，更别说顺利解决了。摆脱这种压力束缚的办法吗？当然。下面的章节将告诉你具体的做法。

作者简介

戴维·艾伦，戴维·艾伦有限公司的总裁。作为一名行政管理培训专家和教育家，他拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面*具建树和影响力的思想家之一，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。在本书中，戴维将和你分享在全美巡回讲座以及顶级企业培训（包括微软公司、洛克希德公司和美国司法部等）中已得到验证的成功策略。