外贸跟单实务

　　《外贸跟单实务（第三版）/“十二五”职业教育国家规划教材》：　　（二）制作采购单时须注意的问题　　1.审查采购请购单（申请单）　　请购单的发出是原材料采购跟单的起点，它通常由需用部门、业务员制作。　　跟单员在审查请购单时应注意以下内容：　　①适当的采购人员。一般应由需用部门、业务员提出采购内容和要求。因为只有需用部门、业务员才*清楚采购所需的内容，由需用部门、业务员提出采购，*能准确表达各项原材料采购的内容和要求。　　②原材料采购申请应以书面形式提出。　　③确定原材料要求的内容。即明确表明原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护以及售后服务的速度、次数、地点等。　　④要表明采购的标准。要以型号规格来表明采购的标准，包括厂牌或商标、形状或尺寸、化学成分或物理特性、生产方法或制作方法、市场等级、标准规格、样品、图纸、性能、效果、用途等。　　2.熟悉订购的物料　　首先，跟单员应熟悉请购单，充分了解所需采购原材料的内容及要求。其次，跟单员应该对采购环境有一定的了解，因此必须花一定时间去了解原材料采购技术等。原材料采购的难易程度有所不同，有的原材料可能需要到境外采购。必须注意，虽然到境外采购的原材料可能质量会更好，价格也可能会比国内更低，但是境外采购所涉及昀环节比较多，手续也比较复杂，跟单员的跟单工作难度会相应增加。　　3.价格确认　　价格是原材料采购中的敏感问题，因为原材料的价格直接影响产品的价格。作为一名合格的跟单员，应该对原材料采购的价格负责任。跟单员应该多渠道地寻找供应商，“货比三家”，并从中选取*佳供应商。　　4.确认质量标准　　原材料的质量直接影响产品的质量，所以跟单员必须认真检查所采购原材料的质量，确保原材料符合对外合同的要求。　　5.确认物料需求量　　原材料的采购数量应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍少于对外合同订单总量。跟单员要对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，应及时提出并进行弥补。　　6.制作采购单　　企业的原材料采购单常用于有长期合作关系的供应商。对于新发展的供应商，一般需要双方在初次合作时做一个总采购合同，明确一系列交易行为。在初次合作成功后，一般就转用采购单的形式。　　7.发出采购单　　将要采购的物料名称、规格型号、数量、价格及交货期等表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。　　二、采购单跟踪　　采购单跟踪包括跟踪加工工艺、跟踪原材料、跟踪加工过程、跟踪组装总测、跟踪包装入库。对于有长期合作关系且信誉好的供应商可以不进行跟踪；对于初次合作的供应商，跟单员应花时间和精力全程跟踪一些重要或紧急的原材料的采购单。　　（一）跟踪加工工艺　　原材料生产加工工艺是进行加工生产的**步，因此跟单员对任何外协件的采购单都应跟踪供应商的加工工艺，如果发现供应商没有相关的加工工艺和能力，或加工工艺和能力不足，应及时提醒供应商改进，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时交货，则要按照采购单条款进行赔偿，甚至取消以后的采购。　　（二）跟踪原材料　　备齐原材料是供应商执行工艺流程的**步，有时供应商会说谎，因此跟单员必须进行实地考察以了解实际情况。如发现事实情况与供应商所述不符，跟单员要及时提醒供应商备齐原材料。跟单员对一些信誉比较差或初次合作的供应商要提高警惕，及时跟踪原材料的准备情况。　　（三）跟踪加工过程　　跟单员应跟踪原材料的生产加工过程，尤其是对货物的生产质量以及生产进度进行监控，这样才能保证原材料能够按期、按质交到企业手中。另外，有些原材料加工过程的质检工作需要跟单员参加，跟单员在质检小组中要起到有力的监督作用，全力保障货物的质量，以维护企业的利益。　　（四）跟踪组装检测　　在采购产品零部件时，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。在这一环节中，跟单员同样需要发挥监督的作用。如果跟单员因为技术及专业经验原因，无法对组装检测效果进行有效监督，可以请相关技术人员进行技术支持。　　（五）跟踪包装入库　　包装入库环节是整个原材料跟踪环节的终点，跟单员应及时向供应商了解原材料*终完成的包装入库信息。对于一些重要的原材料，跟单员应去供应商的仓库查看。　　……