文秘/行政/文员行政管理实操从入门到精通

第 一部分　岗位职责

第 一章 行政部的职责 2

行政管理人员只有了解行政部在企业中所处的位置、职责权限、日常工作流程以及与其他部门的关系，才能顺利地开展工作。同时，行政管理人员还应明确一年的工作安排，这也是其岗位职责的一个重要组成部分。



第 一节 行政部的职责权限 3

001　行政部在企业中所处的位置 3

002　行政部的职责权限 3

003　行政部的工作流程 4

004　行政部与其他部门的关系 5

第二节 365天工作安排 6

005　国家法定节假日 6

006　计算常规工作时间 6

007　采用阶段工作法 7



第二章 行政管理人员岗位须知 9

行政管理人员需要明确自身的岗位要求以及工作内容。岗位要求对行政管理人员的任职提出各种条件，只有达到这些条件，行政管理人员才能胜任工作。工作内容则是行政管理人员的工作事项和必须了解的内容。



第 一节 行政管理人员岗位要求 10

008　个人形象要求 10

009　心理素质要求 10

010　专业知识要求 11

011　个人能力要求 11

012　职业道德要求 12

第二节 行政管理人员的工作内容 12

013　日常管理工作内容 12

014　专业管理工作内容 13



第二部分　管理技能

第三章 基本管理技能 16

基本管理技能是行政管理人员在日常管理工作中需要用到的一系列技能，如制订工作计划、进行有效授权、开展沟通工作等。行政管理人员只有掌握了这些基本管理技能，才能高效地开展工作。



第 一节 制订工作计划 17

015　工作计划的格式与内容 17

016　工作计划的制订步骤 18

第二节 汇报工作和下达指示 19

017　向上级汇报工作 19

018　听取下级汇报工作 19

019　向下级下达指示 20

第三节 进行有效授权 21

020　授权的要素构成 21

021　授权的误区 21

022　常用的授权方法 22

第四节 日常沟通管理 23

023　了解常见的沟通方式 23

024　了解常见的沟通障碍 24

025　明确沟通方法 24

026　向上沟通注意事项 24

027　水平沟通注意事项 25

028　向下沟通注意事项 25

029　需要立即沟通的情况 26

030　掌握倾听的方法 27



第四章 自我管理技能 29

行政管理人员不仅要掌握基本管理技能，还要做好自我管理工作。自我管理包括个人形象自检和自我反思。通过形象自检，行政管理人员能更好地展现个人形象；通过自我反思，行政管理人员可以获知个人失误，及早作出改进，取得更大的进步。

第 一节 个人形象自检 30

031　男士形象自检内容 30

032　女士形象自检内容 31

第二节 自我反思 32

033　了解自我反思的内容 32

034　做好自我反思记录 33

035　自我反思推广运用 33



第三部分　专业技能

第五章 企业行政管理体系建设 36

为使企业的行政工作规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，促进企业战略目标的实现及各项业务的发展，行政管理人员必须关注企业行政管理体系的建设。

第 一节 企业行政管理体系概述 37

036　行政管理体系的功能 37

037　行政管理体系的职能 37

038　行政管理体系的任务 37

039　明确行政管理的目标 38

040　设计行政权力架构 39

041　行政管理技术体系 39

042　行政管理事务体系 39

043　行政组织体系 39

第二节 行政管理制度建设 40

044　行政管理制度的组成及内容 40

045　行政管理制度的编制程序 40

046　行政管理制度编写的内容要求 43

047　行政管理制度编写的格式要求 43

048　行政管理制度的修订流程 44

049　行政管理制度的废止 45

050　行政管理制度的督导执行 45

051　行政管理制度的评审 47

052　行政管理制度的存档管理 48

053　行政公文管理制度的内容 48

054　办公用品管理制度的内容 49

055　档案管理制度的内容 49

056　会议管理制度的内容 49

057　后勤事务控制制度的内容 50

058　文件控制制度的内容 50

059　记录控制制度的内容 50

060　企业文化控制制度的内容 51

第三节 行政管理流程优化 51

061　流程分类 51

062　流程管理组织及职责 52

063　流程的新建或优化 52

064　流程文件的审核签发 53

065　流程的实施执行 54

066　流程运行的监控检查 55

067　发文管理流程 57

068　收文管理流程 58

069　请示管理流程 59

070　出差申请流程 60

071　出差汇报流程 61

072　请假申请流程 62

073　来电管理流程 63

074　公告管理流程 64

075　用车申请流程 64

076　车辆维修管理流程 65

077　档案借阅流程 66

第四节 OA办公系统建设 66

078　OA办公系统建设的目标 66

079　OA办公系统常见功能模块 68

080　OA主页面功能模块及导航功能模块设定 69

081　OA办公系统的建设模式 69

082　OA办公系统的建设流程 70

083　选择软件供应商的要点 71

084　OA办公系统管理软件的选择步骤 72

085　OA运行过程中的资源分配及权限界定 73

086　OA各模块维护和内容的日常更新 73

第五节 行政人员配备 74

087　行政部的设置 74

088　大型企业行政部常见架构 74

089　中小型企业行政部常见

架构 75

090　行政部经理岗位说明 76

091　保安主管岗位说明 77

092　门卫值班保安员岗位说明 78

093　巡逻保安员岗位说明 79

094　清洁主管岗位说明 80

095　清洁员岗位说明 81

096　食堂主管岗位说明 81

097　厨师岗位说明 82

098　宿舍主管岗位说明 83

099　宿舍管理员岗位说明 84

100　司机岗位说明 85

101　前台接待员岗位说明 86

102　办公室文员岗位说明 86

103　网络管理员岗位说明 87



第六章 行政接待管理 89

行政接待是日常行政管理工作的重要内容，对宣传企业形象、扩大企业知名度起着非常重要的作用。

第 一节 常规接待事务管理 90

104　接待工作的基本要求 90

105　接待规格划分 90

106　常规接待程序 91

107　接待室的准备 91

108　预约访客来访接待 92

109　无预约接待 93

110　接待各类参观人员 93

111　接待下属企业来人 94

112　接待与企业有业务往来的人员 94

113　接待新闻记者 94

114　接待前来洽谈业务的人员 95

115　接待上级检查机构 96

116　接待外宾 96

117　外宾接待注意事项 96

118　做好来访登记工作 97

第二节 行政接待礼仪管理 98

119　接待人员仪表要求 98

120　接待人员手势要求 98

121　递送物品礼仪要求 98

122　接待人员语言要求 99

123　迎接客人礼仪要求 100



第七章 企业会议管理 101

通过定期或不定期地召开各类会议，企业可以有效促进信息传递，保证工作顺利开展。行政部是企业会议的主要管理部门，因此，行政管理人员应带领部门人员做好每一次会议的管理工作，确保所有会议顺利进行。

第 一节 会议筹备管理 102

124　认识企业常见会议 102

125　确定会议议题 102

126　制定会议方案 103

127　制定会议费用预算 103

128　拟定会议议程 103

129　确定与会人员名单 104

130　拟定会议日程与时间 104

131　选择会议场所 105

132　会议文书资料准备 106

133　准备会议用品 106

134　布置会场 107

135　拟定会议通知 108

【经典范本01】会议通知 108

136　做好会前审核工作 108

第二节 会议期间的管理工作 109

137　会议签到 109

138　接待与会人员 110

139　管理会议资料 110

140　跟踪会议进程 111

141　做好会议记录 111

142　会议保密措施 111

143　保障现场通信畅通 112

144　协助做好新闻报道工作 112

145　举办会议活动 113

146　做好会议后勤工作 113

147　处理会议突发事件 114

第三节 会后管理工作 114

148　检查会后现场 114

149　清理会后现场 114

150　评估会议 115

151　收退会议文件 116

152　对会议文件进行立卷归档 117

153　催办落实会后事务 118

154　处理会后其他事务 118

155　制作会议简报 119

156　会议费用报销 120

第四节 会议成本控制 121

157　建立会议审批制度 121

【经典范本02】××公司会议审批制度 121

158　精简会议数量 122

159　控制各类会议频率 122

160　提升会议质量 122

161　推行候会制度 123

162　做好会议应急预算 124



第八章 企业物资管理 125

企业物资种类繁多，一般包括各类印信、证照、办公用品、办公设备和车辆等。这些物资都是企业的财产，行政管理人员应充分了解这些物资，并在日常工作中对其进行有效管理，确保企业物资得到正确的使用和保管。

第 一节 企业印信管理 126

163　企业印章的种类 126

164　刻制印章 126

165　启用企业印章 127

166　选择印章保管人员 127

【经典范本03】印章保管委托书 128

167　建立印章台账 128

168　日常使用印章 129

169　停用企业印章 130

170　旧印章的存档和销毁 130

171　介绍信的类型 131

172　介绍信管理要点 131

173　使用介绍信时的注意事项 132

第二节 办公用品日常管理 132

174　提出办公用品采购申请 132

175　制订办公用品需求计划 133

176　办公用品采购 134

177　办公用品发放管理 134

178　办公用品领用登记 135

179　设专人保管办公用品 135

180　定期盘点办公用品 136

181　管理工作服 136

182　管理工号、工作证 138

第三节 办公设备管理 138

183　日常办公设备采购 138

184　新旧设备交替采购 139

185　制作办公设备管理卡 140

186　编制办公设备管理一览表 141

187　建立故障维修机制 142

188　完善设备报修记录 142

189　处理办公设备报废事务 142

第四节 企业车辆管理 143

190　购入新车辆 143

191　制作车辆管理卡 144

192　日常车辆使用管理 144

193　车辆使用登记 145

194　车辆日常运行记载 146

195　司机的日常管理工作 146

196　司机违章事故处理 147

197　车辆油卡管理 148

198　私车公用管理 149

199　购车补贴管理 149

【实用案例】××公司中高层管理者购车补贴规定 150

200　车辆日常保养与维修 151

201　车辆报废换新 152

202　办理企业车辆保险 153

203　处理人身事故 153



第九章 文件管理 154

企业在日常经营过程中会产生大量文件，这些文件真实反映了企业各方面的经营状况，对企业正常运行有着非常重要的价值。行政管理人员应充分了解企业文件的分类方法，加强文件管理工作，尤其要重视电子文件的管理工作。



第 一节 文件收发管理 155

204　明确文件收发岗位职责 155

205　文件的签收 155

206　文件的分拣 156

207　文件的登记 157

208　文件的内部分发 157

209　文件的寄发 158

210　国内外传真的收发工作 159

第二节 文件归档管理 160

211　文件的搜集 160

212　文件的整理 161

213　文件的归档 162

214　文件立卷的要点 162

215　文件立卷的方法 163

216　文件立卷的调整 163

217　文件的防护 164

218　文件的利用 166

219　文件的销毁 166

【经典范本04】文件销毁工作规范 167

第三节 电子文件管理 167

220　有关电子文件的术语 167

221　电子文件管理体制和职责 169

222　电子文件收集积累 170

223　电子文件鉴定 172

224　电子文件归档的要求 173

225　电子文件归档步骤 174

226　归档电子文件的移交 175

227　归档电子文件的保管 175

228　电子文件的迁移 176

229　电子文件的利用 177

230　归档电子文件的鉴定销毁 177

231　电子文件统计、分析 177



第十章 企业安全管理 178

安全是一切工作的基础，没有一个安全的工作环境，任何工作都无法正常开展。行政管理人员的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突发事件处理以及网络安全管理。



第 一节 消防安全管理 179

232　消防安全管理要点 179

233　配备基本消防设施 179

234　消防器材定位与标识 180

235　经常开展消防检查工作 180

236　及时整改消防隐患 182

237　定期开展消防演习工作 182

238　做好消防档案管理工作 183

第二节 日常安全管理 184

239　明确保安主管工作职责 184

240　明确保安人员的工作职责 185

241　开展安全巡视工作 185

第三节 突发事件处理 186

242　突发事件的类别 186

243　突发事件的危害 187

244　建立突发事件应急预案体系 187

245　建立突发事件管理机构 187

246　突发事件预测、预警 188

247　突发事件处理流程 188

248　做好奖惩工作 189

249　突发事件危机公关 189

第四节 值班安全管理 190

250　划分值班管理责任 190

251　值班事务处理注意事项 190

252　明确值班纪律要求 191

253　做好值班日程安排 191

254　节假日期间值班管理 192

255　夜间值班管理 193

256　值班工作登记管理 194

257　值班津贴与奖惩管理 195



第十一章 员工食宿管理 196

食宿是企业为员工提供的后勤保障。企业只有做好了食宿管理工作，才能使员工无后顾之忧，放心地投入工作中。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。



第 一节 员工伙食管理 197

258　员工加餐管理 197

259　员工餐卡管理 198

【实用案例】××公司员工餐卡管理规定 198

260　员工伙食补贴管理 199

261　员工餐厅日常管理 199

262　员工餐厅计划管理 200

263　餐饮原材料管理 201

264　员工餐厅销售管理 202

265　餐厅设施卫生管理 202

266　食品卫生管理 202

267　员工个人卫生管理 203

268　开展卫生检查工作 203

269　开展伙食意见调查工作 204

【经典范本05】员工伙食意见调查表 204

270　选择餐厅外包模式 205

271　餐厅外包服务商的选择 206

第二节 员工宿舍管理 207

272　员工宿舍的分类 207

273　设立员工宿舍管理员 207

274　员工宿舍管理方法 208

275　员工宿舍分配管理 209

276　新员工入住手续办理 209

277　在职员工入住手续办理 209

278　员工调房（床）管理 210

279　员工租房补贴管理 210

280　租房补贴的申请细则 211

281　员工宿舍钥匙管理 211

282　员工宿舍物品管理 212

283　员工宿舍服务管理 212

284　员工宿舍安全管理 212

285　员工宿舍防盗管理 213

286　员工宿舍消防管理 213

287　员工宿舍卫生管理 214

288　在职员工退房管理 214

289　离职员工退房管理 215

290　员工住宿档案管理 215

291　明确员工应遵循的事项 216

292　明确取消住宿资格的原因 216

293　开展宿舍检查工作 217



第十二章 行政费用控制 220

企业在日常运营的过程中会产生一些行政费用。行政管理人员作为企业行政事务的负责人，必须严格控制各项行政费用，以降低经营成本，增加效益。



第 一节 行政费用预算控制 221

294　行政费用的类别 221

295　制定预算管理制度 221

【经典范本06】预算管理制度 222

296　编制年度费用预算 223

第二节 日常行政费用控制 224

297　公务费用控制办法 224

298　消耗品费用控制方法 225

299　电话费控制方法 225

300　能源费用控制方法 226

301　纸张费用控制方法 226

302　差旅费控制办法 227

【实用案例】××公司差旅费标准 227

303　业务招待费控制 229

304　交通费控制 230

第三节 节能减排管理 230

305　建立节能管理小组 230

306　掌握节能减排要点 231

307　划分各部门节能减排职责 231

308　加强用电管理工作 232

309　加强用水管理工作 232

310　加强车辆燃油管理工作 232

311　使用新型节能产品 233

312　开展节能减排宣传工作 233

313　开展节能减排培训工作 233

314　节能减排检查与考核 233



第十三章 企业文化建设 235

企业文化建设工作是行政管理人员日常工作的一个重要组成部分。企业文化建设工作包括员工活动管理、企业网站建设、企业宣传栏管理以及企业内刊管理四个方面。通过开展这四个方面的工作，行政管理人员可以为企业创造良好的工作氛围，使企业获得长远的发展。



第 一节 企业文化建设规划 236

315　企业文化建设的内容 236

316　企业文化建设的时机 237

317　企业文化宏观建设的实施步骤 238

318　企业文化建设实施的阶段步骤 239

319　企业文化建设实施的微观步骤 239

320　企业文化建设的方法 240

321　企业文化建设规划的内容 242

322　企业文化建设规划的写作 242

【经典范本07】××实业有限公司企业文化2014—2018年建设规划 243

323　制订企业文化建设年度工作计划 248

【经典范本08】企业文化建设××年度工作计划 250

324　企业文化建设项目的种类 255

325　企业文化建设项目计划的内容 255

326　企业文化建设项目的制定过程 256

【经典范本09】企业文化手册编制计划 257

327　企业文化活动的内容 259

328　企业文化活动的类型 259

329　专项企业文化活动（任务）方案的类别 260

330　专项企业文化活动（任务）方案的制定步骤 261

【经典范本10】××实业有限公司员工文化活动方案 263

331　综合性企业文化建设活动的策划 266

【经典范本11】企业文化宣传活动方案 267

332　专题性企业文化建设专项

活动（任务）的策划 268

【经典范本12】企业文化知识竞赛活动方案 269

333　单位（部门）企业文化建设活动策划 272

第二节 开展企业文化培训活动 274

334　企业文化培训计划的时间统筹 274

335　企业文化培训课时的长度掌握 275

336　企业文化培训的频率 275

337　参加企业文化培训的对象 275

338　明确企业文化培训的内容 275

339　企业文化培训的内容要有层次 277

340　企业文化培训的形式要灵活多样 277

341　充分利用各种机会开展企业文化培训 277

第三节 员工活动开展与管理 278

342　日常员工活动分类 278

【实用案例】××公司员工活动安排表 278

343　开展员工庆生活动 279

344　给员工送生日礼物 279

345　生日活动费用预算 280

346　管理员工活动室 280

347　组织成立员工俱乐部 282

348　明确俱乐部管理人员职责 282

349　员工俱乐部活动意向调查 283

【经典范本13】××员工俱乐部活动意向调查表 283

第四节 企业宣传管理 285

350　各部门对于宣传工作的职责 285

351　宣传的渠道及内容 285

352　宣传工作实施要领 286

353　宣传栏的设置 286

354　宣传栏的使用与管理 287

355　宣传栏的规划 287

【经典范本14】宣传栏规划方案 287

356　企业文化墙的建设 289

【经典范本15】企业文化墙建设方案 290

第五节 运用企业网站展示企业文化 291

357　网站内容规划 291

358　网站设计要求 292

359　网站管理人员设置 292

360　网站的更新与维护 293

第六节 运用内刊推动企业文化建设 293

361　内刊内容和栏目的策划 293

【经典范本16】企业内部报纸内容和栏目策划方案 294

362　设置内刊编辑部 296

363　明确内刊的内容要求 297

【经典范本17】稿件奖励办法 297

364　做好稿件登记工作 298

365　内刊的发放 298