采购管理实操从入门到精通

第 一部分　岗位职责

第 一章 采购部职责................................2

采购经理要想有效地开展工作，就必须了解

采购部在企业中所处的位置及其职责权限、日常

工作流程。另外，采购经理还要事先明确一年的

工作安排，这也是其岗位职责的一部分。

第 一节 采购部概述.............................3

001　采购部所处的位置 ..................3

002　采购部的职责权限 ..................3

003　 采购部的工作流程 .................5

第二节 365天工作安排.....................6

004　了解国家法定节假日 ..............6

005　计算工作时间 ..........................6

006　采用阶段工作法 ......................7

第二章 采购经理岗位须知..................9

采购经理岗位须知主要包含两方面的内容，

即岗位要求和工作内容。岗位要求是对采购经理

任职资格提出的各种要求，只有达到这些要求，

采购经理才能胜任该岗位工作。工作内容是指采

购经理必须了解和掌握的主要工作事项。

第 一节 采购经理岗位要求.............10

007　个人形象要求 ........................10

008　心理素质要求 ........................10

009　专业知识要求 ........................10

010　个人能力要求 ........................11

011　职业道德要求 ........................12

第二节 采购经理工作内容.............12

012　日常管理工作内容 ................12

013　专业管理工作内容　 ............13

第二部分　管理技能

第三章 基本管理技能.........................16

基本管理技能是指采购经理在日常管理工

作中需要用到的一系列管理手段，如制订工作

计划、进行有效授权、开展沟通等。采购经理

只有掌握了这些基本管理技能，才能高效地开展

工作。

第 一节 制订工作计划......................17

014　工作计划的格式 ....................17

015　工作计划的内容 ....................17

016　工作计划制订步骤 ................17

第二节 汇报与下达指示..................18

017　向上级汇报工作 ....................18

018　听取下级汇报工作 ................18

019　正确地下达指示 ....................19

第三节 进行有效授权......................20

020　明确授权要素 ........................20

021　避免踏入授权误区 ................20

022　掌握授权方法 ........................21

023　实行全面授权 ........................22

024　强化被授权者的职责 ............22

第四节 团队管理技能......................22

025　团队建设的措施 ....................22

026　团队管理的基本要点 ............23

第五节 日常沟通管理......................24

027　了解常见的沟通方式 ............24

028　了解常见的沟通障碍 ............24

029　明确沟通共识 ........................25

030　向上沟通 ................................25

031　水平沟通 ................................26

032　向下沟通 ................................27

033　了解需要立即沟通的情况 ....27

034　掌握倾听的方法 ....................28

第四章 自我管理技能.........................30

采购经理除了要做好基础管理工作之外，还

要做好自我管理工作，即个人形象自检和自我反

思。通过个人形象自检，采购经理可以拥有更好

的个人形象；而通过自我反思，采购经理可以获

知个人失误，以便及早做出改进，取得更大进步。

第 一节 个人形象自检......................31

035　男士形象自检内容 ................31

036　女士形象自检内容 ................32

第二节 自我反思工作......................33

037　了解自我反思内容 ................33

038　做好自我反思记录 ................34

039　自我反思推广运用 ................34

第三部分　专业技能

第五章 采购模式的确定.....................36

采购模式是采购主体获取资源或物品、工

程、服务的途径、形式与方法。它决定着企业能

否有效地组织、控制各种资源，以保证生产和经

营正常进行。

第 一节 传统的采购模式..................37

040　集中采购模式 ........................37

041　分散采购模式 ........................38

042　混合采购模式 ........................38

043　选择采购模式的标准 ............39

第二节 供应链模式下的采购

管理........................................40

044　供应链管理的主要内容 ........40

045　供应链模式下的采购管理

与传统的采购管理的区别 ....41

046　采购策略 ................................41

第三节 互联网模式下的采购

管理........................................42

047　互联网模式下的采购的层次 ...42

048　互联网模式下的采购的优点 ...43

049　卖方模式 ................................44

050　买方模式 ................................44

051 中介模式 ................................45

052　买方模式、卖方模式与中介

模式的比较 ............................46

053　采购模式的选择 ....................47

第六章 采购管理的基础建设...........49

采购是企业供应链管理中的一个重要环节。

企业能否做好采购管理工作对整个企业的经营活

动能否顺利进行起着决定性的作用。

第 一节 建立采购部门......................50

054　采购部门的职责 ....................50

055　采购部门的组织设计 ............50

056　采购部门的岗位职责 ............52

057　采购部门的协调关系 ............53

第二节 制定采购政策......................56

058　采购政策的作用 ....................56

059　采购政策的内容 ....................57

060　采购政策的制定步骤 ............57

061　采购政策的修订 ....................58

第三节 制定采购管理制度.............59

062　采购作业制度 ........................59

063　请示汇报制度 ........................60

064　资金使用制度 ........................60

065　降低进货风险 ........................61

066　采购评价制度 ........................61

067　采购部处罚制度 ....................61

068　采购内部审查制度 ................62

069　采购跟单制度 ........................65

070　采购时效制度 ........................66

第四节 规范采购作业流程.............68

071　采购作业流程 ........................68

072　采购作业流程设计要点 ........69

第五节 建设采购管理信息系统.....70

073　建立采购管理信息系统的

目的 ........................................70

074　信息化采购作业系统架构 ....71

075　利用系统进行采购作业 ........72

076　建立采购管理信息系统 ........74

077　采购系统与其他系统的关联 ...76

第七章 采购计划管理.........................78

制订采购计划就是确定如何采购物料和服

务，以便更好地满足企业生产需求的过程。采购经

理在制订采购计划时要重点考虑的问题包括是否

采购、采购什么、采购多少、怎样采购及何时

采购。

第 一节 编制采购计划......................79

078　采购计划的类别 ....................79

079　影响采购计划的因素 ............79

080　配合采购计划的部门 ............80

081　分析采购计划所需的相关

资料 ........................................81

082　确定物料采购数量 ................83

083　编写采购计划表格 ................83

084　处理采购计划变更 ................85

085　汇总采购计划 ........................86

086　落实采购计划 ........................86

087　新产品配件采购安排 ............87

第二节 MRP 采购计划....................88

088　MRP的基本结构 ...................88

089　MRP的逻辑原理 ...................88

090　MRP的运作流程 ...................90

091　MRP采购计划的实施 ...........90

第八章 供应商开发和管理................93

供应商开发和管理是整个采购体系的核心，

它关系到整个采购部门的业绩。一般来说，供应

商开发包括供应市场竞争分析、寻找合格供应

商、潜在供应商的评估、询价和报价、合同条款

的谈判、*终供应商的选择等。

第 一节 供应商开发...........................94

092　寻找供应商 ............................94

093　供应商条件比较 ....................97

094　开展实地考察工作 ................98

095　考察供应商的管理能力 ........98

096　考察供应商的设备能力 ........99

097　考察供应商的过程能力 ........99

098　考察供应商的产品控制

能力 ......................................100

099　考察供应商的员工技术

能力 ......................................100

100　考察供应商的绩效记录

能力 ......................................100

101　对供应商进行评估 ..............100

102　与供应商保持沟通 ..............102

103　发出采购询价文件 ..............102

104　了解供应商报价 ..................103

105　审查供应商报价单 ..............103

106　分析供应商报价 ..................104

107　分析供应商成本 ..................105

108　对供应商产品进行直接

比价 ......................................106

109　开展价格谈判工作 ..............106

110　分析比较供应商 ..................106

111　*终决定供应商 ..................108

112　通知供应商 ..........................108

113　控制供应商开发进度 ..........109

114　建立合格供应商台账 ..........109

第二节 供应商管理.........................110

115　供应商扶持 ..........................110

116　建立供应商会见制 ..............112

117　建立供应商激励标准 ..........112

118　明确符合激励的供应商 ......112

119　选定激励时机 ......................114

120　实施激励 ..............................114

121　与供应商建立沟通渠道 ......115

122　了解供应商的情况 ..............115

123　明确沟通的程序 ..................115

124　监督供应商交货状况 ..........116

125　处理好供应商品质抱怨 ......117

126　记录品质抱怨处理过程 ......118

127　处理来料后段问题 ..............119

128　防止供应商垄断 ..................121

第三节 供应商考核.........................122

129　明确供应商考核的范围 ......122

130　建立供应商考核评分体系 ..123

131　开展供应商考核 ..................125

132　根据考核结果实施奖惩 ......126

133　协助供应商进行绩效改善 ..126

134　协助供应商建立进料检验

机制 ......................................127

135　协助供应商建立制程检验

机制 ......................................127

136　协助供应商建立*终检验

机制 ......................................128

第九章 采购谈判管理.......................129

采购谈判是指企业为了采购商品，与卖方

（即供应商）就购销业务有关事项，如商品的品

种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包

装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运

输方式、付款条件等进行反复磋商，*终达成协

议，建立双方都满意的购销关系的过程。

第 一节 采购谈判规划....................130

137　采购谈判适用情况 ..............130

138　采购谈判核心事项 ..............130

139　采购商品品质的相关文件 ..131

140　商品品质的表现形式 ..........131

141　商品价格 ..............................132

142　商品数量 ..............................133

143　商品包装质量 ......................133

144　商品交货期 ..........................134

145　商品保险条件 ......................134

146　货款支付事项 ......................134

147　采购谈判时机 ......................134

148　谈判前的自我审问 ..............135

149　谈判前的预测工作 ..............136

150　常用的谈判信息 ..................136

151　分析采购现状 ......................137

152　分析采购优劣势 ..................138

第二节 采购谈判准备....................139

153　分析采购需求 ......................139

154　收集供应商的信息 ..............139

155　整理与分析有关供应商的

资料 ......................................140

156　调查资源市场 ......................140

157　确定采购谈判目标 ..............141

158　明确规定采购谈判主题 ......141

159　选择采购谈判时间 ..............142

160　制定谈判备选方案 ..............142

161　组建谈判队伍应考虑的

因素 ......................................143

162　选择与配备谈判人员 ..........143

163　明确谈判人员的分工与

合作 ......................................144

164　确定采购谈判地点 ..............144

165　安排与布置谈判现场 ..........145

166　开展模拟谈判工作 ..............145

第三节 采购谈判实施....................146

167　有礼貌地相互介绍 ..............146

168　明确表明本方立场 ..............146

169　遵循谈判“三原则” ..........147

170　谈判的方式 ..........................148

171　打破谈判僵局 ......................148

172　谈判结束时的注意事项 ......150

第四节 采购谈判技巧....................150

173　谈判人员的四种典型性格 ..150

174　四种性格的应对策略 ..........151

175　本方处于劣势时的谈判

技巧 ......................................152

176　本方处于优势时的谈判

技巧 ......................................153

177　均势状况谈判技巧 ..............153

178　谈判沟通的四种方式 ..........154

179　谈判倾听技巧 ......................155

180　谈判提问技巧 ......................155

181　谈判说服技巧 ......................156

182　谈判答复技巧 ......................156

183　了解采购谈判的禁忌 ..........157

第五节 谈判价格控制....................158

184　价格谈判基本要求 ..............158

185　化零为整法 ..........................159

186　差额均摊法 ..........................159

187　费用分担法 ..........................159

188　压迫降价法 ..........................160

189　哀兵姿态法 ..........................160

190　长期供货法 ..........................160

第十章 采购合同管理.......................161

采购合同管理是采购经理的一项重要工作内

容。采购经理要带领采购部门成员做好合同的编

制、签订以及各类变更事宜。合同管理一旦出现

差错，就容易给企业造成损失，甚至引发纠纷，

因此采购经理必须做好采购合同管理工作。

第 一节 采购合同签订....................162

191　采购合同的条款 ..................162

192　采购合同编制 ......................163

193　采购合同签订步骤 ..............164

194　确保采购合同的有效性 ......165

195　采购合同签订注意事项 ......165

第二节 采购合同变更....................166

196　采购合同的修改 ..................166

197　采购合同的取消 ..................167

198　采购合同终止 ......................167

199　国际采购合同终止程序 ......168

200　采购合同存档管理 ..............168

第三节 采购违约处理....................169

201　采购违约的种类 ..................169

202　供应商拒绝交货的免责

事由 ......................................170

203　供应商不适当交货的免责

事由 ......................................171

204　供应商拒绝交货的处理 ......172

205　供应商不适当交货的处理 ..172

206　采购违约补救措施 ..............173

207　采购违约损失赔偿 ..............174

208　采购合同的解除 ..................174

第十一章 采购订单管理...................176

采购订单管理包括六个方面，即采购下单、

订单跟催、采购进货、采购收货、应对交货期延

误以及采购结算与付款。由于这六个方面在采购

管理中发挥着重要作用，所以采购经理要对它们

给予高度重视。

第 一节 采购下单管理....................177

209　企业请购需求说明 ..............177

210　采购订单准备工作 ..............178

211　采购订单制作 ......................178

212　采购订单审批 ......................178

213　与供应商签订订单 ..............179

214　订购更改通知 ......................180

215　安排跟单人员 ......................181

216　完善企业跟单催货系统 ......181

217　小额订单处理 ......................182

218　紧急订单处理 ......................183

219　采购订单的传递路径 ..........184

220　采购订单的保存工作 ..........185

第二节 订单跟催管理....................185

221　确保订单按时交付 ..............185

222　前置期的内容 ......................186

223　确定前置期应考虑的因素 ..187

224　确认前置期的可信度 ..........187

225　采购跟催规划工作 ..............188

226　采购跟催常用方法 ..............189

227　下订单阶段跟催要点 ..........191

228　订单执行阶段跟催要点 ......192

229　生产阶段跟催要点 ..............193

230　交货阶段跟催要点 ..............195

231　编制采购进度管理表 ..........195

第三节 采购进货管理....................197

232　明确进货管理目标 ..............197

233　明确交货管理流程 ..............198

234　采购交货合同的管理 ..........199

235　供应商包送 ..........................200

236　供应商托运 ..........................200

237　企业外包托运 ......................200

238　企业自提 ..............................201

239　控制运输交货时间 ..............201

第四节 采购验收管理....................202

240　明确验收工作要求 ..............202

241　做好验收准备工作 ..............203

242　验证送料文件 ......................203

243　查验订单复印件 ..................203

244　填写采购收货清单 ..............204

245　验收结果的处理 ..................205

246　做好信用记录 ......................206

247　国内采购退货与索赔 ..........206

248　国外采购退货与索赔 ..........207

第五节 交货期延误处理................208

249　了解交货期延误产生的

原因 ......................................208

250　分析引起协调差距的原因 ...210

251　了解供应商产能状况 ..........211

252　消除沟通不畅的方法 ..........211

253　制定异常发生报告制度 ......212

254　制定交货期意识相关制度 ...212

255　有效编制实绩资料 ..............214

第六节 采购结算与付款................214

256　采购结算实施工作 ..............214

257　采购发票的审核 ..................215

258　采购付款业务流程 ..............216

259　请款单 ..................................217

260　采购付款申请表 ..................218

261 采购货款结算单 ..................218

第十二章 采购价格控制...................220

物品采购价格构成企业产品的成本，其高低

直接影响企业产品的利润和采购的绩效。每降低

一分钱的成本，就相当于为企业赢回一分钱的利

润，因此控制采购品的价格十分重要。

第 一节 采购价格类别....................221

262　了解到厂价与出厂价 ..........221

263　了解现金价与期票价 ..........221

264　了解净价与毛价 ..................222

265　了解现货价与合约价 ..........222

266　定价与实价 ..........................222

267　了解影响价格的因素 ..........223

第二节 采购价格调查....................223

268　价格调查的主要范围 ..........223

269　价格信息收集方式 ..............224

270　价格信息收集渠道 ..............224

271　处理调查资料 ......................225

第三节 采购价格的制定................225

272　采购底价制定方式 ..............225

273　采购底价制定方式 ..............225

274　影响采购价格确定的因素 ..228

275　采购价格确定方式 ..............228

第四节 价格控制方法....................229

276　互买采购 ..............................229

277　根据市场行情适时采购 ......230

278　改善采购路径 ......................231

279　进行价格核算 ......................231

280　实施困境采购 ......................232

281　采用共同订货采购方式 ......232

第十三章 采购成本控制...................234

采购成本对企业的经营业绩有着重要的影

响。降低采购成本不仅会减少企业现金流出，

而且能降低产品成本、增加利润、增强企业竞争

力。采购经理应从多方面入手，严格控制企业的

采购成本。

第 一节 采购成本分析....................235

282　了解企业维持成本 ..............235

283　了解企业订购成本 ..............235

284　了解企业缺料成本 ..............236

285　了解采购不当的间接成本 ..236

286　了解供应商生产成本 ..........237

287　采用VA法分析采购成本 ....238

288　运用价值工程法分析采购

成本 ......................................238

289　把握产品周期 ......................239

第二节 降低采购成本....................241

290　建立严格完善的采购制度 ..241

291　建立价格档案和价格评价

体系 ......................................241

292　建立材料的标准采购价格 ...241

293　采用ABC分类法控制成本...242

294　采用按需订货法降低成本 ..243

295　采用定量采购方式降低

成本 ......................................244

296　采用定期采购方式降低

成本 ......................................245

297　经济性批量采购 ..................246

第十四章 采购质量控制...................248

采购物料质量是企业产品品质控制的第 一个

环节，物料质量的好坏直接影响企业*终产品的

质量和生产进度，因此采购经理应做好采购产品

质量控制工作。

第 一节 采购部门的质量管理.......249

298　物料采购计划工作 ..............249

299　物料采购的组织工作 ..........249

300　物料采购供应的协调工作 ...249

301　物料采购供应的控制工作 ...250

第二节 供应商评估、认证...........250

302　评估供应商 ..........................250

303　初选供应商的质量控制 ......251

304　试制认证的质量控制 ..........251

305　中试认证的质量控制 ..........252

306　批量认证的质量控制 ..........252

307　与供应商签订质量保证

协议 ......................................253

308　做好验收控制工作 ..............256

第三节 建立采购质量保证体系...258

309　要有明确的采购质量目标 ...258

310　建立健全采购质量管理

机构 ......................................259

311　采购质量管理制度 ..............259

312　建立健全采购质量标准化

体系 ......................................260

313　加强质量教育、强化质量

意识 ......................................261

314　建立供应商扣款制度 ..........261

315　明确供应商扣款制度程序 ..262

316　加强采购文件管理 ..............263

第十五章 “互联网 ”下的采购

管理......................................265

在“互联网 ”背景下，传统企业如何做好采

购管理创新，实现高效、集中、阳光、协同的生

态型采购管理是至关重要的。

第 一节 网络采购的实施要点.......266

317　网络采购的流程 ..................266

318　网络采购数据传送途径 ......267

319　网络采购的组织实施 ..........267

320　选对采购平台 ......................268

第二节 企业自建采购管理平台...268

321　自建采购平台的功能 ..........268

322　企业采购平台建设要求 ......270

323　企业自建采购平台的建设

要点 ......................................271

第三节 网络供应商的管理...........272

324　了解网络供应商管理的

现状 ......................................272

325　网络供应商管理的基础

工作 ......................................273

326　网络上寻找目标供应商 ......274

327　网络供应商的核查、确认 ..275

第四节 互联网采购的突出应用——

全球采购.............................276

328　全球采购的特点 ..................277

329　全球采购成功的先决条件 ...277

330　如何寻找国际供应商 ..........278

331　国际供应商的门槛标准 ......279

332　国际供应商的评估与调查 ...279

第五节 网络交易安全管理...........280

333　网络交易常见风险 ..............280

334　网络交易风险预防 ..............281

335　网络交易风险防范 ..............283

第十六章 招标采购的管理..............284

招标采购是指采购方作为招标方，事先提出

采购的条件和要求，邀请众多企业参加投标，然

后由采购方按照规定的程序和标准一次性从中择

优选择交易对象，并与提出*有利条件的投标方

签订协议的过程。这是寻找优质供应商进行采购

的*有效的方法之一。

第 一节 招标采购概述....................285

336　招标采购的方式——

公开招标 ..............................285

337　招标采购的方式——

邀请招标 ..............................285

338　招标采购的步骤 ..................285

339　招标采购的适用情况 ..........286

第二节 招标采购的过程管理.......286

340　招标策划 ..............................286

341　招标 ......................................286

342　投标 ......................................287

343　评标 ......................................287

344　定标 ......................................288

第十七章 采购部人力资源管理....289

采购人员是采购活动的执行者，决定着采

购活动能否顺利进行。因此，采购经理要做好对

采购人员的管理，提高采购人员的素质。具体来

说，就是要把好招聘关，做好培训与考核工作；

同时，要对采购人员进行监督，以防贪腐问题

产生。

第 一节 采购人员招聘工作...........290

345　明确采购人员岗位职责 ......290

346　明确采购人员素质要求 ......291

347　建立采购人员招聘流程 ......291

第二节 采购人员培训管理...........292

348　制订采购培训计划 ..............292

349　明确采购培训基本内容 ......293

350　实施采购培训 ......................293

351　对培训进行考核 ..................293

第三节 采购人员监控与稽核.......294

352　采购人员监控 ......................294

353　采购人员暗箱操作预防 ......295

354　采购日常活动控制 ..............296

355　采购人员稽核 ......................296

356　请购稽核 ..............................297

357　订购稽核 ..............................297

358　验收稽核 ..............................298

第四节 采购人员绩效评估...........299

359　确定采购部的绩效目标 ......299

360　确定采购人员的绩效考核

指标 ......................................299

361　确定各岗位的关键绩效

指标及权重 ..........................301

362　签订个人绩效合约 ..............302

363　确定绩效评估的参与人员 ..305

364　将采购绩效考核制度化 ......306

365　按规定开展绩效评估 ..........306