小型项目管理:给初级项目经理的完整指南

复杂多变的形势 在全球范围内，技术突破的日新月异带来了更多的关联性结果、良好的机遇和更大的挑战。技术在社会中的不断应用确保你总能快人一步，拥有更多的竞争优势。特别是互联网的规模越来越大，普及范围也越来越广；这就意味着信息的传播速度和容量都达到了空前的高度。信息就是力量；人们利用信息来营销或销售商品，建立新的合资企业或创造新的竞争优势。 随着时代的发展，社会形势变得越来越复杂，对项目经理来说，*繁重的工作可能是要求日趋严格的文档。客户、用户、政府机构甚至是我们自己的组织对文档的要求都越来越高。结论是：如果没有更多的文档，启动任何项目都会变得越来越困难。 没有项目能“置身事外”。雇用或解雇员工、购买和销售产品、业务扩张、企业合并、弃盘——几乎任何你能想到的业务都需要更多的文档，这使得我们每个人都不得不处理越来越多的行政类任务。 在某些组织中，你会遇到数十个中小型项目，这些项目的开始时间和结束时间会贯穿一整年。其中一些项目规模不够大或业务不够复杂，不值得请全职项目经理去处理。因此，可以指派某个员工来管理项目，同时让该员工在其他部门继续扮演主要角色，并承担某种职责。但你会发现，这样负责的几个小项目的时间范围是重叠的。 双“办”空间 在自己的工作和生活中，无论你是否称之为项目，你可能已经具备了自己成熟的处事方法，能够处理各种同时出现的问题或安排各种优先事项。有效管理多个项目的关键之一是保持清晰且单独的工作重心；这样，在处理项目A时，项目A就是你脑海中唯一关注的问题；同样，当你在处理项目B时也是如此。如果你正在负责各种小项目，在脑海中将它们区分开来会带来很多益处。 我的朋友——来自南卡罗来纳州的职业演说家阿尔·沃克（Al Walker）几年前曾游刃有余地管理过两个项目。作为一名演说家，阿尔有一项持续不停的任务，即为各种即将发表的演说做准备。他必须要确保订好航班，确保有充足的时间将项目材料送达会议策划人，安排好食宿等等。后来，他当选为美国演讲者协会（NSA）的主席，任期持续了一个财政年度。 阿尔出色地承担了这项工作的职责。他知道组织里有3,000多名成员有赖于他的有效领导。为了确定独立的工作重点，阿尔重新布置了公司的办公室，为自己安排了两间独立的办公室；他在其中一间办公室里处理自己的演讲工作，在另一间办公室处理他作为NSA主席的业务。他甚至还在两间办公室安装了不同的电话线，并配备了相同的支持设备，这样他就不必在办公室之间来回搬运物品了。 当阿尔从1号办公室走到2号办公室时，几秒钟之内，他的工作重点和注意力就发生了巨大的变化。 无须奢侈 阿尔的做法听起来可能有些奢侈了。当然，你既得有多余的办公空间，也得有资源，来推动手头的项目。然而，许多人几乎可以同时完成。谁会没有成套的办公设备呢？几乎每个人都能在某个地方开辟出额外的空间，或许并不是真正意义上的独立办公室或小隔间，而是办公室、公司、家里、度假屋或其他空间的某个地方。你可以购买房间隔板或隔音板，比如那种公司用来划分不同隔断区域的隔板。 尽管阿尔的方法对一些人来说可能是行不通的，但是这样做可以让你保持清晰的思维，并拥有较强的情绪恢复能力，让你受益良多，足以抵消你在创建第二个办公室或第二个工作区初期阶段的工作负担。当你能够拥有两个工作区域时，管理两个项目就变得更加可行了。在面对两个既重要又复杂的大项目时，“双‘办’空间”的方法同样适用。 同时向多位领导汇报 管理多个项目必然涉及就一个或多个项目向多位领导汇报。任何一位领导都可能会占用你已规划好的工作时间（为完成另一个领导分配的任务而制定规划的时间），这是你面临的直接挑战。当你向一位领导汇报说由于工作时间冲突不得不推迟计划时，你会经历各种焦虑和担忧，这是人之常情。需要谨慎处理与多位领导的关系，尤其是涉及多重领导身份的情况。毕竟，基于企业组织架构，领导有以下权力： 有权终止你的工作，且无须与其他任何人商量； 进行绩效评估，这会影响你在公司的晋升机会； 划定你的工作职责，事实上，你的工作描述可能是你的领导亲自写的； 安排你的工作活动时间，在这方面，领导可以把控你各个时段的工作时间、你的工作内容、你必须以多快的速度完成工作，以及给你提供哪些资源； 有能力决定给你发多少奖金。 向两位或多位领导汇报对你来说通常是一种左右为难的局面。由于你可能无法完全控制局面，在与不同的领导打交道时，你应尽量表现得专业且自信。在任何情况下，都应坦诚相待。不要轻易向别人许诺任何事情，因为轻率许诺会给你带来巨大的压力！ 要有效地表现自己的权威性，请选择正确的时间和地点，吸引听众的注意，控制自己的语气，开诚布公地陈述自己的观点；语言表达要具体到位，提出问题以增进理解，寻求反馈，学会倾听并认可对方的意见。 当你和每一位领导打交道时： 不要吝啬你的赞美，很多员工会忽略领导也是普通人这一事实，他们也同样需要别人的积极反馈； 收集论据，如果你要发表意见，请准备好支撑自己观点的论据。 不要对领导发脾气，当你遇到项目问题或家庭问题时，不要把情绪发泄到领导身上； 加快沟通速度，不要占用领导太多时间，你的项目可能只是他负责的众多项目之一； 对于自己参与的所有部门活动或项目，要承担个人责任； 尽可能简洁地陈述自己的处境或问题，同时保持有效的人际沟通，不要过于絮叨。 遇到工作狂领导怎么办 如果被要求承担太多工作，工作时间过长或者承担的责任超出自己的承受能力，你会怎么办？在这种情况下，维护自己的权利是很有意义的。 假设你的领导近乎是个工作狂，或者是个十足的工作狂，你将如何维持自己的工作，始终保持良好的表现，维持稳定的上下级关系，并且仍能腾出自己的个人时间？你可以以一种让人舒服的方式，委婉地提出： 这也是我想去做的事情，但是我认为这样做不符合我们的*佳利益，因为我已经在处理×××了。 我当然可以着手做这件事，但是因为×××的截止日期和×××事件，下个月中旬我才能开始。 如果我们能暂且把那件事情推迟一下，我确定能做好它。您知道的，我正在处理×××，我想先把它做好，然后再做其他事情。如果您想尽快找人着手做这件事，我强烈推荐吉赛尔。 请帮我一把，在我需要处理的事情当中，我不确定这件事的优先级排序…… 敢于维护自身的权益 一些职业人士担心可能失去工作、医疗保险和其他福利，他们忍受着各种与工作相关的“虐待”，因为他们缺乏维护自己权益的能力。 根据具体情况，这里还有另外一些更为有力的措辞： 项目A耗费了我太多的精力，如果我再接手这件事情，我怕不能将其做到*好。我现在手头的工作也会受到影响。 还有其他人可以接手这个项目吗？我需要更好地处理已经接手的工作。 如果你不介意的话，*好不要让我参与项目K。我已经努力持续工作好几个月了，如果不能恢复平衡一下个人生活，我觉得自己的身体健康和家庭生活都会受到影响。 我希望自己能做这件事，但是我正全力着手项目M，如果再让我做其他的，我会吃不消的。 在严峻形势下也要维护自身权益 假设尽管你提出了反对意见，但你的领导或多位领导仍会执意让你承担更多的工作和职责。无论你如何频繁且有力地维护自身权益，你还是经常被更多的任务和项目所包围。这一问题有以下两种基本的解决方式（不建议使用第二种）： 寻求一种折中的方案，即你只承担一部分新工作任务。或者，承担所有的工作，但是提议必须补充额外的项目资源，比如更多的人员、预算和设备。 在没有额外资源的情况下，屈服并接受新增的任务。无论如何都要避免这种情况！但请记得计算处理新增任务需要多少工作时间、成本费用以及整体回报，然后再从容接受新项目。同样，如果你需要更多的总预算、新设备或其他项目资源，先计算清楚，然后再向领导提出相关要求！ 通常来说，与一次管理一个项目或只向一位领导报告相比，同时管理多个项目或同时向多位领导报告更为棘手。但是，你仍然可以坚持下去，战胜一切困难。项目经理会在多个项目之间周旋，与多位领导打交道，并取得*后胜利。有了以上几点建议，相信你也可以娴熟地应对这种局面。