高效是精简出来的:如何用20％的时间完成100％的事

【样文】 想要避免“因找东西浪费时间”？从扔东西开始 我意外地发现，其实“找东西的时间”也算是一种时间上的浪费。某项调查结果表明，人们每天平均要花10分钟来找东西。这样算下来，光是在找东西这一件事上，一个月就要花5个小时左右，一年大约要花60个小时，相当于有两天半的时间一直在找东西。这可真是太可惜了。 必须花时间去找东西的理由很简单——就是因为“东西太多了”。家里和办公室里到处都是东西，真正需要的东西混杂在诸多无用的东西之中，所以到了真正要用某个东西的时候，怎么也找不出来。 那么，为什么一个人的物品会越变越多呢？简单来说，就是因为光买不扔。特别是在当今时代，我们不仅可以在实体店里购物，还可以在网上轻松购物，和以前相比，购物的次数显著增加了，相应地，自己拥有的物品数量也在不断增加。但如果你买了一些东西，同时也相应地扔掉了一些东西，这样物品的总量就不会增加了。 但扔东西这件事情看似简单，其实很难。在日本，各种垃圾的回收日都是固定的，所以必须分开处理各种可燃垃圾、不可燃垃圾、易拉罐、瓶子、大件垃圾以及可回收垃圾，等等，非常麻烦。另外，想把书以及其他用不到的东西拿到二手市场上卖掉，或者在网上卖掉，也需要很多手续，十分麻烦。尽管麻烦，但如果不扔掉一些用不到的东西，我们自己的住处就会变得越来越拥挤，花在找东西上的时间也会越来越多。 *近“整理收纳”“断舍离”“极简主义”等词语非常流行，把不需要的物品通通扔掉，让生活变得更简单，这种纯粹的生活方式备受关注。但突然要丢掉很多东西，想必大部分人都很难做到吧。所以，我的建议是，每天都扔掉一点儿东西。 工作、学习、运动，很多事情只要每天孜孜不倦地坚持下去，都会一点点地进步。几年、几十年累积下来，每个人都能完成很多事情。同样地，如果把扔东西当作一项任务，每天坚持下来，总有一天会看到显著的效果。 我每天也会要求自己扔一定数量的东西。心情不好的时候就只扔一点儿东西，差不多两到三件物品；时间富裕、心情舒畅的时候，我有时会一口气扔掉100件东西。多年来，我一直保持着这种习惯，得益于此，我拥有一个整洁清爽的工作环境和生活空间。生活空间整洁干净，整个人的心情也会舒畅轻松许多，工作和生活也会进行得更加顺利。另外，把必要的东西放在固定的位置上，这样我们就无须浪费时间来找东西，也就可以把这些原本用来找东西的时间用在做其他更有意义的事情上了。 此外，和减少实际的物品一样，我们也需要减少电脑和手机里无用的信息。如果电子设备中存储了大量无用的信息，要找到必要信息时就需要花费大量的时间。有人觉得“直接使用检索功能不就好了吗？”但回忆检索关键字的时间本身就是不必要的时间，而且很多情况下我们*终也无法检索到自己想要的信息。所以我建议大家从一开始就不要存储太多的信息。定期检查电子设备上的文件和应用程序，如果某个文件不需要了，某个应用软件不使用了，那就果断删除和卸载了吧。 POINT 减少无用物品，不浪费时间去找东西，一年就可以节省下60个小时（两天半）的时间。 彻底排除那些分散自己注意力的因素 想要高效利用时间时，或是想要在较短时间内完成工作时，*重要的一点就是要“集中注意力”。为此，我们必须彻底排除会分散自己注意力的因素。这些干扰因素大多是通过视觉与听觉来分散我们的注意力的。 首先，让我们来谈谈视觉方面的干扰因素。 在第二章的“01 桌面上只摆放少量必需品”中我也说过，为了集中注意力，我们必须做到在视线范围内只摆放一些必需品，不要让一些不必要的多余物品出现在眼前，这一点非常重要。例如，用电脑办公时，尽量让自己的眼前只有电脑屏幕，文件、文具、日历、马克杯等物品都要放在远离视线的位置上。如果自己的视线中有工作对象以外的东西，那我们就很容易因为看到它们而导致注意力中断。即使每次仅仅留意了0.1秒，累积起来也会造成相当大的时间损失。 我这个人比较神经质，在公交车上看书时，如果周围人用手机玩起了游戏，我就会很在意对方的手指动作，导致自己无法集中注意力看书。如果对他人的动作太过在意，我就会把书签夹在眼镜腿里，让自己看不到对方的手指动作。如果有人类专用的赛马戴的马眼罩（限制赛马视野的马具），那我肯定会买入。 接下来，让我们来谈一谈听觉方面的干扰因素。 当我集中精力工作时，比起视觉上的干扰因素，听觉上的干扰因素更能影响我。我几乎不怎么接打电话，也关闭了手机的通知功能，所以当我在家或者在事务所工作时，我几乎不会被外界的声音打扰到。问题主要发生在我去事务所以外的地方工作的时候。比如，当我在公交车里看书的时候，我会很在意周围人的对话声，从而导致自己无法集中注意力。每当此时，我就会使用耳塞。本来在准备税务师考试时，为了在喧嚣声中也能集中注意力学习，我才开始使用耳塞的，但如今已经成了习惯，怎么也改不掉了。现在的耳塞也在不断更新换代，隔音能力也越来越强了。如果你也因为太过在意身边的声音而无法集中注意力，那推荐你使用一下隔音耳塞。 POINT 为了集中注意力工作，不要在视线范围内摆放无关的物品，此外你还可以根据个人情况使用耳塞来隔绝外界的杂音。 以“30分钟”为一个时间单位安排日程 前一节中介绍的“时间表”是以两个小时为一个时间单位划分的，其实在制作时间表时没必要拘泥于此。 如果你觉得把时间区间划分得更细一些更适合自己，那你完全可以按照自己的需求划分。时间区间的划分单位越小，“deadline”的效果就越好，工作效率也会更高。例如，你可以以30分钟为一个时间单位制作时间表。将时间区间划分得比较小，制作时间表的时间成本就会比较高，做起来也会比较麻烦。但如果你能切实地按照时间表的规划工作，那你的工作效率绝对会越来越高。大家不妨试一试这个方法，哪怕稍微尝试几天，你都能感受到自己工作效率上的变化。 我曾听朋友谈到过“番茄工作法”这种时间管理法。“集中精力工作25分钟后，休息5分钟”，然后重复进行这种循环。现在手机应用市场上也有很多类似“番茄钟”的App，大家不妨一试，也许会有新的发现呢。 决定好“时间表”的划分区间后，我们一起来思考一下安排日程的方法吧。例如，当你有访问客户或是客户来访的安排时，或是需要在办公室办公时，你可以以30分钟或是以30分钟的倍数为基数安排日程。 09：00—10：30 在办公室办公 10：30—11：00 和部门负责人面谈 11：00—12：30 在办公桌上办公 12：30—13：00 出门，经过半小时的路途后到达客户①附近的位置 13：00—13：30 午餐 13：30—14：00 和客户①开会 14：00—14：30 路途中 14：30—15：00 和客户②开会 15：00—15：30 路途中 15：30—17：00 返回办公室，继续办公 上面的日程表就是按照30分钟的时间单位安排日程的实例。如果和客户①的开会时间超出既定计划，就会造成和客户②开会时迟到，所以一定要严格按照时间计划，确保在30分钟内结束会议，而且在路途中的时间也不能超过30分钟。 和刚刚介绍的“时间表”规则一致，按照30分钟的时间单位安排日程时，我们会确定每件事情结束的时间，所以遵守时间计划是重中之重。 例如，和客户①开会原本可能需要一个小时，但因为我们设定了“30分钟内结束”的目标，所以具体开会前就需要做好谈话要点的梳理与准备。如果可能，我们还可以提前向客户说明本次的会议时间是“13：30—14：00”。 如果能够像上述这样，在规划日程时事先确定好事情的结束时间，那我们肯定能够超高效地工作，而且工作的速度会越来越快。 如果你觉得以30分钟为一个时间单位，操作起来难度较高，那你可以将时间单位延长为1个小时，或者可以穿插安排30分钟和1个小时的工作任务。 总而言之，首先我们要确定时间的划分单位，然后按这个时间划分单位安排所有的日程。这样一来，我们能够自由支配的时间也会显著增多。建议大家一定要去试一试这个方法。 POINT 将每天的日程按照30分钟的时间单位进行划分，增加紧张感，找到使用时间的小窍门后，你的工作速度也自然会有所提升。 【金句】 现如今，如果你想赚大钱，只要你拼尽全力好好运用自己的头脑和体力，你就能有相当大的概率实现发家致富的梦想。 不要让对工作和金钱的“深信不疑”束缚住自己，不要因过度努力导致自己的个人时间被剥夺。 增加清单中“不去做的事情”，生活方式就会变得更加简单，我们也会有更多的时间来为自己的未来做打算。 如果没有*终目标，无论你的工作效率有多高，都没有任何意义。 每次开始进行一项新的工作任务时，都问问自己“这件事情必须要去做吗？” 减少无用物品，不浪费时间去找东西，一年就可以节省下60个小时（两天半）的时间。 一个人的时间是有限的，即使拥有很多东西，我们往往也没有时间去用个遍。 通过减少物品来缩小选择的范围，从而减少花费在选择和寻找上的时间，这样一来，人生前进的道路也会变得更加清晰。 减少无用的东西，避免时间上的浪费，这样我们就能注意到哪些是无用的行动，哪些是无用的人际关系了。 通过调节空间、时间以及人与人之间的距离，减少无用的行动，为自己创造出更好的工作与人生。 在桌面上以及桌子周围只摆放*少量的必需物品，提高工作时的注意力。 为了不积存文件，我们不仅每天都要舍弃一些文件，而且还要从一开始就不设置能够收纳保管物品的地方。 尽量不在电脑桌面上放置任何文件或文件夹，以便于集中注意力工作。 背包和钱包里只放真正必要的东西，什么东西放在什么位置也要固定下来。 办公桌桌面上只摆放*少量的必需品，给自己营造一个能够集中精力工作的环境。 为了减少选择时使用的时间和脑力，我们需要事先决定好“每天要做的事情”，并制定好自己的行动标准。 为了集中注意力工作，不要在视线范围内摆放无关的物品，此外你还可以根据个人情况使用耳塞来隔绝外界的杂音。 尽量避免产生“等待的时间”，事先设定好自己的日程和行动。 多半“人际交往”和“建立人脉”其实都是徒劳的，不如花时间锻炼、强化自己。 彻底排除分散自己注意力的因素（物品或者声音）。 认真工作固然重要，但如果过于执着于细枝末节，花费过多的时间与精力就得不偿失了。 要么放下“讨厌的工作”，要么委托给别人去做，要么穿插交替着进行“讨厌的工作”和“喜欢的工作”。 放下“自负”和“虚荣”，不在形式上花费过多精力，工作的效率和质量都会得到显著的提升。 放下没有意义的“业界常识”和“公司习惯”，勇于创造全新的商机。 在各种工作场景下都要问问“为什么”，通过查明原因让自己在工作上取得成效。 如果你总觉得“自己很忙”，尝试制作一个时间表吧，把时间分配“可视化”，这样你就能时刻掌握时间了。 制作时间表，细分日程，提前设定好每项工作的结束时间，这样“deadline”效果会更好，你的工作效率也会更高。 养成平时不断问自己“我要怎么做”的习惯，在遇到突发事件时，自己能够在短时间的考虑下做出*合理的判断。 有意识地“寻根究底”，培养自己能够俯瞰全局的“鸟之眼”，这样在遇到烦恼或问题时，我们也能更容易地找到解决办法。 制作文件资料时，不要过分拘泥于外在美观性，重复使用同一套文档模板可以节省大量时间。