危机管理理论与案例精选精析(第2版)

　　《危机管理理论与案例精选精析（第2版）/高等院校经济管理类系列教材》：　　二、设计和建立有效的危机管理组织　　（一）危机管理组织　　危机管理组织是基本的危机管理单元。危机管理组织可能是一个独立的部门、部门的一部分，甚至是一个人。危机管理组织建立的必要条件包括职位描述、人员配置、工作计划、财政预算和资金来源等。　　1.职位描述　　危机管理组织中的每个职位都要有职位描述，以此界定不同职位的职责权限。职位描述包括职位所要求的教育背景、工作经历和培训情况等明确的资格条件。对于危机管理组织的领导者而言，清晰的职位描述尤其重要。通常，领导者应当是危机管理或公共安全领域的专家，具有领导组织内部日常工作的能力。领导者应当知道自己向谁负责，谁向自己负责，明确这一上下级关系与汇报程序。此外，领导者还需要与警察、消防、医疗救护、公共事业等横向的相关部门保持良好的工作关系，以获得足够的支持。　　2.人员配置　　危机管理组织配备有秘书、书记员等行政人员和分析师等专业人员。所有的人员都需要职位描述，包括姓名、职能、责任、任职资格等。组织应当支持工作人员开展联络活动、草拟计划、提供数据、安排会议并及时记录。为做好组织内部的绩效评估，组织应当每年对工作人员开展一次工作检查，制定新的绩效目标并加以培训。在某些情况下，组织预算不足以支持每个员工有效工作，因此，也需要一些编外人员参与其中。他们掌握着各种技能，如计算机、通信技术等，因而同样有助于组织目标的实现。对他们也要定期进行绩效考核，以提升整个组织的绩效。　　3.工作计划　　危机管理组织每年都应制订工作计划，以指导下一年度的工作。年度目标应当涵盖工作职责的各个方面，如脆弱性分析、灾难疏缓、危机准备、灾后恢复和危机教育等。目标设定后，应当评估自身达成目标的能力，这一评估将显示组织达成各目标的难易程度，并据此着手提升相应的能力。由于资金有限，可能在当年有效提升能力存在困难，因此，需要拟订针对这一能力的若干年发展计划，一般为5年。由于时限较长，以年度为单位设定短期目标、体现阶段性就显得尤为重要了。　　4.财政预算　　危机管理组织的财政预算需要在财政年度内对预期开支进行分类，并明确每一类资金的具体数额。典型的预算类型包括人员薪金、设备费、电话费、差旅费、材料费等。预算还应预留出一定的应急资金，以各处置突发事件之用。组织必须保证支出不会超出预算的范围，这对于常规的、持续性的开支并非难事，因为它是固定的，如设备维修费可以签约，电话费和差旅费可以相应削减等。相比之下，应急资金则更难以预计。突发事件的规模、持续时间和影响都难以预料，但通过研究过去的记录或其他组织的经验能够为合理预算获得一定的借鉴和启示。　　在进行预算准备时，必须证明预算条款的合理性。当出现新的开支需求时，应在预算申请的同时附以书面的预算陈述，并说明理由。在借鉴上一年度开支的同时，必须根据下一年度的工作计划和通货膨胀情况进行相应调整。使用图表方式更有利于明晰预算条款和提升其解释力。　　组织应当制定月度的预算报告，如若超出预算，则应设法缩减赤字。很多组织采取削减差旅费和培训费的办法。值得一提的是，培训费呈直线下降并不利于组织的长期、良性发展，应考虑其他更有效的方法来减少开支。　　5.资金来源　　危机管理组织所需资金的主要来源当属政府支持，包括同级政府或上级政府。在国外，危机管理组织的资金来源更为多元。例如，美国联邦危机管理局为各州提供很多关于资金支持的项目，各州可以提出申请，但必须符合联邦危机管理局规定的申请条件。地方各危机管理组织可以凭借自身条件向州危机管理局提出申请，联邦危机管理局区域办公室负责审查。此外，当地也有一些资金来源可以利用，如一些大型工业组织、商业部门等。　　（二）有效的危机管理组织　　何谓有效的危机管理组织？其具体的评判标准是什么？可以说，一个危机管理组织是否有效，是通过其危机管理措施的质量、适时性和成本来加以衡量的。　　一个有效的危机管理组织应当同时具备有效的过程与结果。从过程来看，包括有效的活动计划、团队精神培养、形势分析、战略选择等。从结果来看，包括组织结果和个人结果：组织结果表现为产出（如脆弱性分析、应急计划、恢复计划）的高质量、数量、适时性、低成本等；个人结果表现为员工的个人努力和出勤率、工作满意度、权益保障等。　　一方面，过程是实现结果的保障。有效的过程取决于危机风险和自身脆弱性、组织外部支持、组织内部因素三个因素。另一方面，理想的结果也会进一步推动过程。过程是动态的，因为成功永不止步。　　1.危机风险和自身脆弱性　　曾几何时，许多经受危机冲击的组织都决心未雨绸缪，早做准备。危机频繁、持久的影响已经形成了一种亚文化，即组织内外将危机准备作为一种常态和习惯。辖区内危机风险较为缓和的组织可能任务相对较轻，而高风险地区更应严阵以待。除了亲身经历体会到危机外，通过媒体或他人叙述也能对危机感同身受，如某一个消防员可能受到另外一个消防员经历的影响。　　……