大型活动策划与管理

　　《大型活动策划与管理（第2版）》：　　4.4.9 活动场地的选择　　1）活动场地的类型　　可供举办活动的场地非常之多，如果没有预算限制，水中、陆地、天空都可以作为活动空间，比如马尔代夫水下餐厅、世界之巅、飞机等。传统活动场所包括私人府邸、酒店、会展中心、博物馆、艺术馆等；新型活动场所包括私人游艇、酿酒厂、露营帐篷、高尔夫球场、种植园等。按照场地使用的性质，活动场地可分为常规地点和特殊地点。常规地点本身即为大型活动而兴建，具有用于举办活动的专属性，会展中心、展览场馆、酒店等属于常规地点。特殊地点，即非常规地点，其本身的功能并不是单纯为了举办活动提供场所，但是其也可以被用于举办活动，废旧建筑地、停车场、隧道、公园、果园、水族馆等属于特殊地点。常规地点和特殊地点在便利程度、创新性、复杂性和风险大小等方面存在很大不同。一般来说，常规地点被稍加装饰就能满足活动主题的需求；而特殊地点则需要灯光、音响、餐饮等方面的特殊安排。常规地点的优点是具有比较高的稳定性、成本低、风险小，其缺点是形式单_，较难创新。相对常规地点来说，特殊地点的优点是更富新意，更能够创造出‘独特的氛围和体验，弥补常规地点的不足，增加活动场地的选择机会。但是特殊地点也有不足：其风险比较大，成本不可小觑。如果所有的舞台、道具、地毯、座位、移动厨房和冰箱等都必须租用，即使活动场地的各方面都合适，也要考虑到成本而慎重选择。　　在选择活动地点时，可供选择的地点并不局限于酒店、会议中心，对一些特殊活动而言，在特殊场所举办更加适宜。比如，在时髦的服饰店举办私人鸡尾酒招待会，并伴以时装表演来助兴，一方面满足活动主办方举办活动的场地需求；另一方面对于服饰店而言也可以向客人们介绍服装店的*新服装，一举两得。只要打开想象力并且在预算允许（能支付一些额外费用来包场）的条件下，帐篷、快艇、室内溜冰场都可以被巧妙利用来举办特殊活动。　　活动场地还可以被分为室内场地和室外场地。会议中心、酒店、俱乐部等属于室内场地；草坪、广场、公园等属于室外场地。室内外场地选择所需要考虑的因素具有一定的差异性。室内场地选择主要考虑场地的容纳人数、使用面积、动力的提供、收费标准、会场层高、场地价格、服务收费、餐饮（茶歇、茶点、鸡尾酒会、中西式自助餐、食品样式）价格、摆台形式、贵宾间硬件（投影仪、麦克风、音响、舞台拼接地块、主席台、桌椅）提供、物品（信纸、笔、饮用水、指引水牌、桌卡）提供和停车场数量和收费等；室外场地选择所需要考虑的是场地基本情况、电力系统的提供以及配套设施的问题，具体来说，要考虑场地是否平整以及现场施工问题、场地是否提供电力支持（还是要自带发电设备）、场地是否有洗手间等。　　2）活动场地选择应遵循的原则　　活动场地选择应遵循以下几个原则：**，尊重客户需要，要充分了解场地的住宿、设备等配套设施和服务项目是否能满足参与者的需求，会产生哪些食宿费用；第二，要考虑参与者到达场地的便利性，大多数参与活动的人住在哪里，会产生哪些交通费用，是否有便利的铁路和公路线路以便参加活动的组织和个人便利地到达活动场地；第三，要考虑待选场地实现活动目的的潜力，并考察场地属于室内还是室外（室外则需要安装帐篷等以防极端天气）、场地大小和座位数量（是否与来宾数量相适宜）、停车设施（是否会因为停车设施不足而让客人对参加活动望而却步）、舞台等建筑特色（是否符合活动主题）、音响装饰灯光等成本、劳动成本、搭建所需后勤保障设施、餐饮设备以及场地是否存在重大安全隐患等诸多方面；第四，要考虑待选场地所能营造出来的氛围如何以及是否能契合活动的主题；第五，要考虑待选场地当天是否只有自己一家举办活动，如果不是，其他活动是否会对自身的活动造成干扰；第六，要考虑获得场地租用、场地装饰所需的各种费用，*大限度地节省成本，比如，如果场地选择在酒店，那么，桌椅、桌布和酒杯等不需要另付费；而如果场地选择在会展中心或博物馆，那么，以上物品则需要租用。如果所有的舞台、道具、地毯、座位、移动厨房和冰箱等都必须租用，即使活动场地的各方面都合适，其成本也不容乐观。此外，淡旺季也会影响场地租用的成本以及物流的成本。　　3）活动场地选择的过程　　活动场地的选择是个逐步具体化的过程，其发端于对以下这两个基本问题的考虑：**，我们需要一个什么样的场地？第二，有哪些可供选择的场地？对**个问题的回答需要从活动本身的属性出发，包括活动的类型、规模、层次、目的以及活动嘉宾和观众的需求，并以此思考什么样的活动地点、活动场景、活动场地及其空间特点、配套设备、通达性是符合活动需要的。例如，一个全国性展会和一个城市嘉年华活动所需要的场地应该是非常不同的。全国性展会的场地应该是一个较大的中心城市的大型场馆，而城市嘉年华活动所需要的场地则可能是遍布于举办城市的、方便聚集和撤离的具体场地。对第二个问题的回答需要从实际出发，通过各种渠道了解可供选择的场地及其类型和功能，分析它们是否能满足活动的要求。做好以上两步之后便是具体的场地询价、实地考察、场地比较、谈判和订立合同等过程。　　首先要明确活动的性质、时间、规模、预算等信息，然后，根据活动的人数规模或占用面积大小向饭店或会议中心等场馆询问可否订位。这个过程通常会从地点比较方便的几家开始询问，而这些场地经常已经被其他机构预约，预订晚了可能会被排在等待列表中，因此，还需另外预订一到两家适合的场地作为备选。具体来说，需要从所有待选的场地获得如下信息：①有哪几家符合人数规模的场地可供预订或等待，不同时段的场地费价位是多少。需注意特定场地所能容纳的人数会依活动的性质而呈现出差异性，因为像记者招待活动、研讨会、报告会等不同活动类型会需要不同的空间布置。②提前进场布置需要的花费。特殊活动的场地布置比较耗时，需要提前占用场地，这无疑需要额外花费。③投影机、投影幕、麦克风、扩音器及音响设备、舞台板、同声传译设备的使用费用。④场地是否提供餐饮以及如何计价。⑤场地平面图。　　……