包邮秘书实训

bsp;模块五  会议的善后工作
一、安排与会人员的返程
情境描述
  为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味品企业的技术改
造，活跃调味品行业的学术交流，探索和研究我国调味品生产技术
前沿和热点问题，中国调味品协会秘书处研究决定，在举办
2006年中国国际调味品及食品配料博览会期间，在北京召开全国
调味品生产技术与学术交流会。本次学术交流会由中国调味品协会
主办、中国疾病预防控制中心食物强化办公室协办。学术交流内容
涉及我国调味品产业及相关产业的生产技术与学术研究的方方面
面。全国调味品生产企业和相关企业的生产技术人员、国内外从事
调味品及相关产业生产研究的科研人员、大专院校的专家学者和科
研机构的专家等将参加会议。会议日程安排为：6月5日下午，与
会人员报到；6月6～7日，进行学术研讨；6月8日上午，参观颐
和园；8日下午，与会人员返程。
工作任务
作为中国调味品协会秘书处秘书，请你安排好与会人员的返程
事宜，帮助与会者提前做好返程准备。
实训互动
·实训学时：1学时
·实训场地：多媒体教室
·教师导人：知识点阐述／技能点分析／工作情境描述／导入职
    业状态
    ·学生实操：安排与会人员返程工作
    实训形式分组讨论／登台陈述／35相点评
二、会议文件资'gt清退-5立卷归档
  情境描述
  2000--2005年是天地集团有限公司成长迅速、快步发展时期。
五年间，公司不断通过科技创新和技术改造，产值、产量逐年翻
番，生产、经营形势大好，已发展壮大成为市冶金机械行业的龙头
骨干企业，取得了良好的经济效益和社会效益。2005年底，集团
公司准备召开一次“十五”科技成果汇报会，参加会议的有各分公
司主管科技工作的负责人以及科技人员，市科技局、市科技协会的
有关领导也将莅临会场。与会人员约150人，会期三天。由于会议
文件资料很多，而且有些涉及公司的科技秘密，因此会前领导专门
召开会议，强调了会议文件资料保密的重要性，落实了责任人，会
议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的清退、收集工作都
由办公室秘书初盟具体负责。
工作任务
初秘书应如何做好会议文件的清退与立卷归档工作，请以书面
形式报公司行政副总审阅。
  实训互动
  ·实训学时：1学时
  ·实训场地：计算机房／多媒体教室
  ·教师导入：知识点阐述／技能点分S／f／工作情境描述／导入职
    业状态
    ·学生实操：书面汇报会议文件的清退与立卷归档工作
   实训形式口分组讨论／登台汇报／互相点评／提交文案
三、整理会议室
  情境描述
  天地公司办公室秘书钟苗身兼多职，平时除了处理繁杂的办公
室事务外，还要负责文印室和会议室的管理。周一上午9点30分，
公司刚开完中层干部例会，办公室主任匆匆走进来，叫钟苗马上去
收拾一下三楼会议室，说上午10点还有一位重要客户来洽谈业务。
钟苗连忙放下手中的工作，去整理会议室。可由于一时疏忽，在清
理会议桌时，钟秘书将公司例会上遗漏的一份近期工作计划书(其
中包含涉及公司商业秘密的内容)顺手搁在了旁边的椅子上，离开
会议室时却忘了带走。1 l点3d分，业务洽谈会结束后，她又去清
理会议室时才想起两个小时前的那份计划书，可此时计划书已不知
去向。问参加公司业务洽谈的人员，也没有结果。这时，她才意识．
到计划书肯定落入了外人之手。果然，这笔业务没有做成，客户资
源反倒流向了竞争对手那边。
  工作任务
  从钟秘书的疏忽带来的后果中，我们应当吸取什么教训?整理
会议室时要注意哪些问题?
实训互动
·实训学时：1学时
·实训场地：多媒体教室
·教师导入：知识点阐述／技能点分析／工作情境描述／观摩廖
    金泽《秘书规范》光盘／导人职业状态
    ·学生实操：话题讨论
    实训形式分组讨论／登台汇报／互相点评