高效工作变革术-佐佐木常夫的取舍之道

跻身管理岗位是你更高的追求 *近有调查称，有60%的年轻人不愿意晋升管理层。理由是薪资收入与工作的努力程度不成正比，占用大量的私人时间，安逸自由的生活令自己毫无信心担当重任。新人们丧失工作的激情，行家老手们得过且过的恐怕不在少数。 我认为，这些理由都没有看透问题的本质。 出人头地、升职立言，便拥有了掌控一切的权力。自由决定工作方式，合理安排工作进程，减少加班以确保充沛的私人时间，提高工作效率，增加薪资收入，何乐而不为呢？ 事实上，我对这种高度自由的统筹安排深有体会。晋升科长后，可以根据实际情况灵活地减少会议，集中力量专攻重要业务，并且成功形成了每天下午6点准时下班的惯例，缓解了长时间劳动的疲惫，既提高了工作效率，又创造了不错的业绩。 忙碌辛劳是对管理工作的偏见。只有拥有管理的权限，才能按照自己的想法自由合理地安排一切。这不正是人皆向往的工作方式吗？ 同样地，人们总是给公司一把手的工作贴上“责任重大”“日理万机”的标签，却很少能真正理解权力的作用。责任重大不假，职位上的优待更是人人称羡。顶级的薪资收入，独立齐全的办公室，细致周到的秘书，掌控万般的权力。一旦成为*高层，便可独享这些特殊的待遇和服务，那些各部门的头头脑脑也只能望其项背。 出人头地，晋升高层，会给你的职业生涯带来莫大的好处。管理岗位本来是一份位高权重、薪资丰厚的理想工作，却因为不善此道的人给予了一个错误的示范，导致现在的年轻人对管理职务退避三舍。 管理岗位不等于忙碌辛苦，这片更加广阔的天地欢迎你的到来。 不要吝啬对领导的赞美 试想一下，领导究竟希望获得一个什么样的部下？ 完美的听众或者言听计从的执行者，做出成绩为自己长脸的员工，或者言辞谨慎、充满敬意的下属。可能这些都符合领导的要求吧。 然而，领导的内心真正想获得的其实是部下的仰慕。 大家不如站在领导的角度试想一下。如果自己身处高位，手下有两名员工。一名服从安排，业绩优秀，但对自己毫无仰慕之意；而另一名业绩马马虎虎，但对自己充满仰慕之情，作为领导的你会更加看重哪位员工呢？ 毫无疑问，当然是培养提拔业绩马虎崇拜自己的那位部下。这样一来，就不难理解自己领导的想法和心情了。 因此，不管是否擅长与领导打交道，言行举止中透露出仰慕之情是同领导*好的共事之道。夸奖对方的优点，如“不愧是有多年经验的老领导了，您的提案太棒了”；表现自己的不足，如“与您相比，我还差得远呢”。如此，投以仰慕崇拜的信号，真切地打动对方的内心。 可是，领导又不傻。之前从未表露仰慕之意的部下突然谈吐间对自己充满溢美之词，岂不显得太刻意了吗？万一领导转念一想，无事献殷勤，非奸即盗，自己可就吃不了兜着走了。 这些担心，大可不必。人通常都会高看自己三分。即使哪天有人突然对自己献殷勤，都会归结为自身的人格魅力。不仅不会以恶意来揣测对方，还会心情大好地认为自己必有征服他 人的长处。 所以，领导都喜欢听部下对自己的赞美之词。这种情绪化的表现看起来就像小孩子一样，但是有意识地利用这一点，赞美领导，讨得欢心，使他成为自己强有力的后盾，这一点十分重要。这种仰慕和赞美不仅针对已经有恩于自己的领导，更应该针对尚未青睐自己的领导，他们将在我们的“糖衣炮弹”下为我们的前进提供支持和帮助。 三年宏图，始于足下 上一节建议大家按年度总结经验、制订计划，然而从长远的角度来看，对同一份工作的计划展望基本设定为三年*佳。因为如果在同一个岗位工作了三年之久的话，在可以预见的未来也已没有太多成长进步的空间。 我的看法是，应站在管理发展公司的角度去见识更多的岗位，为未来的成长积累丰富的经验。所以，一个部门顶多以三年为展望期限，思考自己在这三年要突破的事项和力争的成果。 要想在这个岗位好好利用三年时间做出成果的话，就必须锁定**年、第二年、第三年的年度目标，有条不紊地按计划执行。 我在进公司的第20个年头接手管理营业事务。新官上任三把火，一到任就立刻考虑改变供应链陈旧低效的现状。当时我所管事项的供应链环节较多，既得利益捆绑严重，人人都想从中分一杯羹，改变现状绝非一朝一夕可以完成的事情。 因此，为了实现供应链的高效化，我制订了三年内分三步走的计划方针。**年针对全新的流通渠道设计好大体框架，走访客户并寻求理解和支持。第二年确定公司业务和格局，网罗人才，吃透每一步发展流程和步骤。第三年以前两年制订的计划为蓝图，在预定期限内着手成立公司。 就这样，把三年时间切割为更小的三等份，制订相应的中期计划，自然就能把每一年度的目标落到实处，争取有限时间的价值*大化。 当然，未必所有项目都能在三年内实现，然而相较于一时兴起的方案和凭感觉的操作，以三年为期，分成小目标逐个攻破更能高效地利用有限的时间。 如何更好地完成职业生涯，方法不是只有一个。也可以固守一个岗位，钻研成为该领域的专家，然后再图高位。如何选择取决于个人自身的考量。无论选择哪一条道路，三天打鱼两天晒网都不可取，分阶段按时完成目标的工作态度才能更加有利于自身的发展和进步。 因此，建议各位用三年的小目标去实现三年的大宏图。 紧抓主要工作，清除无用业务 职场如战场，分秒必争。那么，在高效利用时间方面，*应该注意的地方是什么？ 那就是彻底清除掉无用的业务。只要做好了这一点，工作量就会显著下降。 也许有人会疑惑，无用的业务当真有那么多吗？ 那么，我们来做个试验。大家试着用列表的方式整理出自己团队内部的工作，按重要程度的高低分为五个等级来进行判定。如此便会发现，大部分工作的重要程度只有两三个等级，能达到五级重要程度的工作少之又少。 我在39岁的时候升任科长，刚刚迈过不惑之年的门槛又逢妻子生病入院，在医院、公司、家的三点奔波中迫使我必须在下午6点准时下班才赶得及回家照顾三个未成年的孩子。为了能够按时结束一天的工作，我试着将公司的业务按重要程度分为五个等级。 我调查了过去一年内的业务周报，详细了解谁做了什么工作，并且做到了何种程度，以此作为工作重要程度可视化的依据。 *终得出结论，重要程度五级，即应优先考虑的重要工作只占全部工作的两成而已。 也就是说，只要高质量地完成这两成事务，就可以获得较为满意的成果。同样地，剩下的八成事务也可以顺理成章地一并解决。 那么，为什么工作中存在如此多的资源浪费呢？ *主要的原因有两个。 一是在没有明确该事务所花费时间的情况下盲目开展工作。凡事听其自然，那么耗费的时间将会远远超过本来需要的时间。 二是在业务目的不清晰的情况下贸然展开行动。领导指示不明确，部下干活自以为是，每个人没有妥善把握自己的职责和使命。 各位仔细想想，这样的场景是否习以为常？ 所以，要想高效利用时间，请大家从分清工作主次开始吧。 充分利用“黄金3小时” 时间要好生计划着用才能将其利用价值发挥到*大化。 众所周知，“一寸光阴一寸金”，时间如同金钱一样珍贵，理应妥善管理。从这个意义上说，预先计划安排好可支配的时间不失为一种管理时间的好方法。 如果决定按计划分配使用时间，那么一旦预感到时间不够，就会失去节奏，手忙脚乱。为了避免这种情况，工作中就会充满紧迫感，时刻考虑如何有效地分配利用，分秒必争，不 敢浪费。 如何才能按照计划有条不紊地利用时间呢？其秘诀就是，尽量安排在所给期限时间的三成时间内完成任务。 假设有一份重要的企划书必须在一周内完成。扣除在会议、出差上花费的时间，那么可以估计留给自己的可支配时间大约只有10个小时。 然而，到此还不能乐观地认为这10个小时能够完全为我所有，因为一些突发情况，如接待没有预约的客户、接听其他公司的来电、应对领导的召唤等，将会耗费掉七成的可支 配时间。 或许有人会觉得七成会不会估计得太多了，但是鉴于以往时间不够的经验，必须做好“可支配时间只有三成”的思想准备，才能确保万无一失。这一点，大家应该感同身受了吧。 为了有效利用这三成的可支配时间，如果我手里有亟待解决的工作，就在自己的日程里为自己腾出时间，充分利用时间碎片，钻进会议室或咖啡馆处理紧急事务。妥善利用短暂的可支配时间，可以确保集中一致地完成工作，从而达到节省时间、提高效率的目的。 这个方法的重要之处不是消极地担心“只有三成时间可供支配”，而是积极地思考如何有效地利用这三成时间。 所以，不要对那理想情况下的10个小时抱有幻想，到手的也不过3个小时而已。但是充分利用这3个小时就将真正为我们打开高效工作的大门。