从新手到总监-行政管理的职场进阶日志

　　认识自己： 行政管理是值得托付的事业 做行政工作是“打杂”吗 近期，有一位做行政工作的朋友问了我两个问题。**，行政工作主要包含哪些方面，为什么人们都抱怨说行政工作就是打杂？第二，读了这么多专业人士撰写的文章，讲得都很有道理，但真的去操作时，为什么收效却甚微？ 该如何做好行政工作呢？我试着结合以往的经验来做一个解答。 首先，你需要知道行政工作是提供什么服务的工种，因为提供什么样的服务往往决定着你日常主要工作的内容。简单来说，行政工作提供的服务可分为以下三类。 **类，需要行政人员提供的服务，其对应的是日常的事务性工作。 第二类，需要行政人员“迎合”的服务，其对应的是很多带有项目性质的工作。 第三类，需要行政人员和其他部门员工共同创造的服务，其对应的是让公司全体员工提升幸福感的工作。 这些分类中也对应了行政工作发展的几个阶段。从沟通到执行，*后是全盘考虑，行政工作往往扮演着为其他部门创造幸福感的角色。 接下来，我们就这三类服务来做一个简单梳理。 **类，需要行政人员提供服务的工作。通俗地说，你可以将其视为提供现场服务或后勤支持类的工作，无论是安保、保洁、付款、供应商管理、档案管理，还是食堂、车辆管理等具体工作，都可以归类为需要行政人员去满足的服务。这一类服务的特点如下。 （1）行政人员工作范围内的工作。 （2）满足公司伙伴基本需求的工作。 （3）保证办公室环境正常运转的工作。 （4）要行政部支出费用的工作。 通过这些需要行政人员去满足的服务，行政管理者可以借此在企业内确立基本的定位。这可以帮助你积累人脉，但无法给你足够多的竞争和发展。长此以往，很多行政从业者就迷失在了这些需要行政去满足的工作中，觉得自己丧失了核心竞争力。但在我看来，正是这些需要行政去满足的服务，为你的发展打下了人脉基础，建立了初步的互信，从而让你有机会去做一些需要行政去“迎合”的服务。 第二类，是进阶版本的——需要行政去“迎合”的工作。这里的“迎合”不是贬义词，而是一种积极争取的态度。 独立完成项目对于一个行政管理者来说，可以说是职业生涯的一个飞跃。需要行政去满足的服务，体现的是你的执行力。如何完成一个项目体现的就是你的协调能力、快速学习能力及事项落地的能力了。为了应对项目，你需要学习项目管理，理清重点，梳理节点，协调资源，沟通人际，以结果为导向推动各项事务，*终将项目落成。 通过项目，如果你能学习到全盘思考的能力，并能学到一定的管理学知识和人力资源管理方面的知识，那么恭喜你，你与经理的岗位要求已经不遥远了。下一步，你需要知道如何招聘和管理员工，或者说是优化组织结构，这样你就为进阶做好初步准备了。 第三类，就是提升满足感的工作。这类工作需要行政部门和其他部门共同去创造。我非常推崇行政BP（行政业务伙伴）的概念。行政部门作为一个服务部门，只有紧密贴近各需求部门，才能了解其他部门真实的需求，而不是永远说着好好服务，结果却令各部门不满意或不合适。 下面我们说另外一个重要的话题。你知道了路径，你了解了道理，但你就是不知道如何改变自己，那应该怎么做？ 如今，生活在这个社会，要么你改变自己以适应不同的挑战，要么沉沦下去。 我下面借用罗伯特·凯根的观点来说明如何才能改变自己。 很多时候，我们*难改变的是自己。我之前接触的很多人都认为改变其实很简单：我们只要做与我们想要改变的行为相反的事就可以了。比如，如果我们拖延，那就想办法勤快一些；如果我们迟到，就起得早一点儿。 如果我们做不到这些，那就是意志力不足的表现，或者是方法不对。其实，从心理舒适区的角度来看，事情并没那么简单。有时候，不是因为你不知道方法，而是因为你已经发展了一套适合自己的适应机制，而改变却要求你放弃这套适应机制，去用另一套适应机制。 在这里，我推荐一个罗伯特·凯根发明的被称为四栏表的方法。通过这个方法，你可以了解阻止你改变的根本原因，从而让你有机会更好地改变。 凯根认为，就像人有一套生理免疫系统来排斥不属于身体的微生物一样，人的心理也有一套免疫系统，它会排斥我们采取新的行为方式，以此来维持心理结构的平衡和稳定。 为了了解心理免疫系统是如何阻止人们的自我改变的，罗伯特·凯根发明了四栏表。四栏表一共分成以下四个步骤。 （1）你的改变目标。 （2）你正在做的与改变相反的行为。 （3）这些相反的行为背后的好处。 （4）让这些好处成立的重大假设。 举个例子，尽管我以前想法挺多，但总是习惯去附和，话到嘴边也不知道如何说出口。久而久之，大家就不关心我的意见了。为了改变这个现状，我鼓励自己多发言，但效果不太显著。于是，我请朋友帮我一起用四栏表进行了分析。 **步：我的改变目标。 一开始，我列了很多目标。比如，希望自己更开心，希望自己能多点创意，希望自己工资翻倍。但这些目标都不是心理免疫系统能识别的目标。需要注意的是，开心是情绪目标，更有创意是能力目标，挣更多钱是结果性目标。 凯根的理论认为，心理免疫系统的目标必须用行为来标识。所以，*终我写下的目标是：我要自信地表达自己。这里的表达，就是一种行为。 第二步：我正在进行与改变相反的行为。 （1）我习惯等别人先发言，然后跟着点头说“对对对”。 （2）如果我不认同别人的意见，也不会直说，而会选择沉默。 （3）因为不太敢大声说话，因此我的意见经常被忽视。 这些都是与目标相反的行为。我的目标不是更自信地发言吗，为什么我还要选择这些行为呢？通过分析，这些行为给当时的我带来了隐秘的好处。 第三步：这些相反的行为背后的好处。 如果想了解具体好处是什么的话，你可以尝试问自己一个问题：如果你不这样做，你担心将会发生的*糟糕的事情是什么？ 我自问：“我觉得，如果我选择不附和别人，而是自信地发表自己的意见，能预见的*糟糕的事情会是什么？” 我的回答是：“我的担心是，如果我说出不同的意见，别人会对我有想法，我可能会被孤立。如果我说的不在点子上，别人会觉得我很傻。” 这样一来，我内心的想法就很明确了，我不愿意自信地表达自己的根本原因是为了避免和别人发生冲突，避免被别人排斥，同时也不想让别人觉得我很傻。 为什么我会这么担心？是什么让我把发表不同意见和被排斥画上等号的？是什么让我把说得不对和别人觉得我傻画上等号的呢？ 第四步：心里有一个重大的假设。 这个假设隐藏在你不想要的行为背后，正是这个假设，让这些行为带来的所谓的“好处”成立了。 这个假设是：如果我发表不同意见，就会引发冲突。 这种假设当然不会是空穴来风，它与我们的生活经历有关。 比如，我的母亲比较强势。在日常的生活中，如果我发表了不同的意见，母亲的态度就会变得激烈。久而久之，我就将“如果发表不同意见就会引发冲突”这个焦虑情绪刻到了我的脑子里，变成了心理免疫系统的一部分。 说到这里，不知道大家是否能理解改变为什么很难发生了呢？ 因为，改变的愿望和不改变的动力之间，存在着严重的冲突。不改变的好处，相比改变带来的不确定性，诱惑实在太大了。基于心理舒适区的理论，那还是不改变更好。 那么，知道了原因，我们要如何改变呢？ 首先，你要知道你的问题在哪里，然后，反问自己：“如果你改变了，你能获得什么？”这么做可以让自己有个明确的数据对比。在中国，很多人的社会同一性是基于社会认同的，他们往往将他人的看法看得特别重。 想通了这一点，你就应该明白公事归公事，私事归私事，在公事上，基于正当的理由，你可以去支持任何人。你也可以凭着正当的理由去拒绝任何人。对于行政管理人员来说，“和气生财”是个谬误，容易承担连带责任才是真理。 其次，要以一个小目标的形式去完成你的改变。你如果就想通了，从一个不敢沟通的人变成一个敢于表达自己的人，那是不现实的。往往目标越大，给你的压力就越大，你的驱动力就越弱。因此，你应该将大目标分解为小目标。 比如，你可以尝试着将本周的目标这样制订，每天找三个人聊五分钟以上、在本周的会议上发言一次等。 *后，要做记录。这点很重要。因为只有这样做，你才能看到具体的进步，才能给自己一个正面的反馈。