无Excel图表应用大全(基础卷)

第1章 数据可视化的好处 小汤是北京某公司的人事专员，负责公司的人员级别和薪酬结构的管理。每年升职加薪前，小汤都需要整理人员级别和薪酬结构数据，如下图表格所示。 今年新来的人事主管指出这样的表格效果不够直观，希望小汤能够改进。 小汤收到反馈后，决定将表格改为可视化图表。他使用堆积柱形图和折线图的组合，制作出来下图所示的图表。 从可视化图表中，不仅能体现出每个级别的*高/*低/平均薪酬，还能看出薪酬的阶梯变化。 当小汤将逻辑清晰的可视化报告交给主管时，获得了表扬。小汤开始不断学习Excel图表的相关知识，成了公司中的图表专家，大家做报告有什么需求和想法都会请教他。 本章案例效果展示： 将杂乱数据整理为可视化报告实现 通过数据可视化实现预测走势与实际走势的差别 1.1　　数据可视化的4要素 在企业发展过程中，生产、制造、销售等部门的各类数据在数量和维度层次上会成倍增加，这些被记录的海量真实数据，如果不能被有效利用就无法为企业决策提供依据，那么这些数据就是一堆“废物数据”。如何通过对数据的汇总、抽取、加工，从中甄别出有效信息并改变传统的文字和表格模式，让企业决策者快速获取信息呢？ 答案就是数据可视化，通过综合利用各种图表类型，清晰、直观地展示数据，让企业决策者快速获取有效数据，为企业的发展方向和重要决策提供科学依据。 做好数据可视化，图表就需要满足简洁化、直观化、结构化和逻辑化这4点要求。 简洁化要求图表有合理的“数据墨水比”，删掉多余元素，让每个图表元素的存在都有意义。图表越简洁越容易被接受。如下左图的图表中数据差异较大，网格线并不能起到辅助理解数据的作用，还会混淆视线。删除网格线后整张图表变得更加清晰，效果如下右图所示。 直观化要求图表中没有多余的数据，用*直观的形式把核心数据表达出来。如下左图中把原数据全部显示出来像一团乱麻，这样的数据让人提不起继续阅读的兴趣。这时使用动态图表，在图表中添加下拉菜单，选择不同月份，即可显示出对应月份的数据，这样会更直观。 结构化要求图表结构布局合理有层次，选择合适的图表类型，并且突出重点数据才是关键。下左图使用簇状条形图，数据挤在一起，无法清楚地表达重点，并且利润率为小于1的百分数，在图表中根本看不到。而下右图则使用堆积柱形图+折线图的形式，直观形象，结构工整，能清晰地展示出总收入、成本及利润率的对比情况。 逻辑化要求图表符合人的思维逻辑，图表的目的是为了良好的沟通，解决实际问题，如果制作的图表没有清晰的逻辑，就无法准确反映要表达的想法或客观数据，甚至会误导看图表者对数据的认识。在展示库存、半成品及成品的关系时，库存量=半成品数量+成品数量。如下左图中仅展示各种量的具体数值，而下右图中则使用清晰的逻辑结构展示出总库存与半成品、成品之间的关系，以及半成品和成品之间的关系。 那么数据可视化的好处是什么呢？对自己来讲能够提升工作效率、展现自己的能力，还能升职加薪，如下左图所示。对他人来讲看起来更直观，更加方便，如下右图所示。 1.2　　用简洁化的数据把握商机 在大数据时代，只有挖掘数据价值用数据讲事实，为企业提供科学的决策，才能把握商机，进而运筹帷幄、决胜千里。 故事1—金店会计小王的加薪之路 小王是浙江某金店的会计人员，*近，金店新来的领导让他汇总近期钻石、彩金、硬金的销售情况。小王经过调查分析，按照以往的经验整理出一张表格，如下图所示。 新领导扫了一眼小王整理的表格，说了一句：“回去改改。” 返回岗位，小王心想，是不是数据算错了？然后又仔细核对了一遍各项数据，并没有发现问题。 那么问题出在哪儿呢？小王百思不得其解，决定与同事探讨，于是就将遇到的问题讲给了办公室的同事听。 小马说：“之前就是这么整理数据的，前领导都说没问题，这是新官上任三把火吗？” 小刘说：“我也核对了一遍，数据的确没有错误。” 小冯说：“莫非是表格太简单了？没有领导想要的数据？” 小徐想了想说：“会不会是新领导不想看表格啊？” 小马又说：“不要表格，还怎么汇报销售情况啊。” …… 在同事的讨论声中，小王突然想起，在新领导上任的会议中，这位新领导说过一句话：“我希望看到清晰、直观、有效的数据，而不是用堆砌数据制成的表格！” 小王想问题一定是出在这里，可不用表格展示数据，又该怎么做呢？*直观的形式莫过于用图表了，小王凭借着刚入门的Excel知识，把上面表格中的数据制作成两张图表，如下图所示，怀着忐忑不安的心情给领导送了过去。 这次，新领导接过小王拿过来的数据，看了一眼，皱着眉头说道：“我当前比较关心金额，回去再改改。” 领导关心金额！小王茅塞顿开从这句话中找到了领导关注的重点，原来如此。与金额有联系的，莫过于钻石、彩金、硬金各自的总金额，还有兑换所占的金额及纯销售的金额了。 如果要展示总金额*好用饼图，它可以显示各自的占比情况，然后再加上具体值，嗯，就这么干。这些数据表格中已经有了，于是，小王使用数据表中第1列和第3列的前4行很快就制作出了一张饼图，效果如下图所示。这样不仅清晰展示了各自的销售占比情况，还显示出了具体的金额。 只有一个图表是不是显得有些单调呢？兑换所占的金额及纯销售的金额该如何怎样展示呢？ 上面的数据中包含了各自兑换金额及纯销售金额的具体数据，但兑换金额和纯销售金额是两个条件，无法用饼图展示，经过一番思考，小王决定根据上面的数据，重新设计一个表格出来。 于是，小王在新表中计算出兑换金额和纯销售金额的占比，然后用新表制作一个堆积柱形图，如下图所示。这样不仅能直观看出兑换金额和纯销售金额的占比，还能够对比出同一类商品兑换金额和纯销售金额之间的差异。 制作完成，小王确认无误后，再次把整理的销售数据拿给了新领导。 领导看了后说：“放这里吧，你先出去工作。” 不知道新领导是否对自己的工作成果满意，小王怀着紧张的心情结束了一天的工作。临近下班时间，新领导开了个临时会议，会议快结束时，新领导表示让小王负责以后的数据统计工作，并且从本月开始，工资提升10%！ 不知道新领导是否对自己的工作成果满意，小王怀着紧张的心情结束了一天的工作。临近下班时间，新领导开了个临时会议，会议快结束时，新领导表示让小王负责以后的数据统计工作，并且从本月开始，工资提升10%！ 这算不算是意外的大惊喜呢？！ 后来，这位领导把握住了每一次商机，金店也在其带领下不断壮大，并发展为集团企业，而小王已成为该集团的财务总监，每每想起这件事，他总是感慨万千。现在，使用数据可视化分析数据已成为小王对下属的要求。 故事2—卖手机的小李是如何成为销售冠军的 小李是上海某手机卖场的销售经理，负责几款手机的销售工作。由于手机销售竞争激烈，小李经常组织销售人员召开总结会议，分析问题、总结经验，以增加手机销量，但效果并不理想。 在一次会议中销售人员提出一个问题：客户经常询问手机的续航能力，并希望介绍几款续航能力强的手机，但我却不知道怎样答复客户。 这个话题引来了几名销售人员疯狂地吐槽。 小孙说：“是啊，我也经常被问到这个问题，都不知道怎么回答。” 小马说：“我也遇到过，只能凭借经验估算时间，应该也不准确。” 小刘说：“我也遇到过，结果不但这单生意没做成，还影响了为其他客户服务。” 小孙又说：“问这种问题的都是一些爱玩、时尚的年轻人。” …… 小李意识到这的确是一个影响销量的问题，大多数客户仅仅是有购买欲望，并不是急需入手一部手机，只有留住这类客户才是提升销量的途径。 于是，小李对比手机厂家说明书中的数据，汇总了10款常用手机的续航时间，并专门开会向销售人员进行了介绍。 刚开始效果不错，手机销售量有所提高，但后来有很多客户反映续航能力并没有达到预期的效果。 客户就是上帝，小李组织销售人员对客户进行调研，结果发现，不同人使用手机的目的有差异，有些人喜欢聊天、有些是为了打游戏，还有看视频、听音乐等。 根据调研，小李决定自己测试热销的这10款手机的续航能力。他组织销售人员将手机充满电，然后玩游戏1小时，看视频1小时，听音乐1小时，聊微信1小时，并各自记录手机的耗电情况及*终剩余电量，结果如下图表格所示。 小李将这张表打印出来供客户参考，但很多客户反映看不明白，需要频繁地询问工作人员，不仅占用销售人员大量的时间，还影响其他客户选购手机。 小李只好向从事数据处理的朋友求助，朋友建议他将表转换成直观的图表。于是在朋友的帮助下，小李将上图中的表制作成了一张堆积条形图，如下图所示，然后打印并粘贴在柜台上。 没想到效果非常好，客户不但能看懂数据，还节省了销售人员解释的时间，使手机成交量不断攀升，小李负责的手机销量在当月拿到了销售冠军。 故事3—汽车4S店员工小孙的意外收获 小孙是天津某汽车4S店的一名普通维修员，入职时间不久，但平时爱钻研，动手能力强。 小孙的师傅是一位经验丰富的发动机维修员，可以通过听发动机的声音判断出是否有问题。跟着师傅学习的过程中，他发现师傅能力虽然强，但偶尔判断也会有差错。而且维修需要大量的经验，因此学习过程比较慢。有什么办法让学习更科学、更高效呢？ 小孙在平时工作中需要经常试车，主要就是测试在不同挡位、不同速度下的车辆性能，每天都重复着同样的工作。有一天，小孙突然想到，不同车型在不同挡位、不同车速下，发动机的转速是固定的，如果做一张表格分别记录发动机的标准转速，故障车辆的对应转速，如果数据不同则说明有问题。 有想法就立马付诸行动，小孙选取了一款热销车型，通过试验记录下不同挡位、不同车速下发动机的标准转速。小孙又对一辆送检的故障车，测试了不同挡位、不同车速下发动机的转速，如下表所示。 有想法就立马付诸行动，小孙选取了一款热销车型，通过试验记录下不同挡位、不同车速下发动机的标准转速。小孙又对一辆送检的故障车，测试了不同挡位、不同车速下发动机的转速，如下表所示。 通过两列数据的对比，小孙发现第10~15行的故障数据与标准转速不同。于是推测出发动机存在故障。 小孙通过对多辆故障车的检验，确认该方法的确可行。但在使用中发现存在同车速下不能快速判断标准与故障问题，如果数据多时，就会更麻烦。 小孙经过翻阅资料，决定用折线图的形式展示数据，如下图所示。该图表的效果更直观，可很轻松地发现问题。 小孙的方法获得了公司的认可，将不同车型的发动机标准转速都转换为数据，提高了检修发动机的效率并为客户节约了大量的时间。经过客户的口碑相传，小孙所在的4S店生意越来越好，小孙也因为提出的故障判断方案受到了公司的嘉奖。 1.3　　用直观化的数据提升个人能力 数据可视化能够呈现严密的逻辑思维，是发现、分析、解决问题的一把钥匙，使用数据可视化方式已经成为数据处理的主流。 故事1—贸易公司销售员成长记 小张在上海某贸易公司从事销售工作。小张每个月都要向销售总监汇报销售情况。这份数据中包含每年的销售数据，以及2019年还未达到销售计划的缺口数据。刚工作时，小张把做好的数据表格交给销售总监，如下图所示，但总监不是很满意。 小张担心是自己的数据没有整理正确和完整，于是再三检查确保数据都是正确的。小张不知道怎么办才好，于是向前辈老李请教，老李看了小张的报告后，给他支了个招：“你啊，在表格前面添加一个图表。图表的效果直观，领导也喜欢，将表格里的数据附在后面就可以了。” 小张听完恍然大悟。他使用堆积柱形图制作了当月的报告图表，进出口的数据及销售缺口的数据一目了然，效果如下图所示。 这份报告交上去后，销售总监非常满意，罕见地夸奖了小张。从那以后，小张继续学习Excel可视化图表功能的相关知识，制作图表的水平也越来越高。很多同事在遇到图表问题时，都会向他请教呢。 故事2—催款专员是如何提升能力的 小李在北京某单位从事催款工作。每年年末，他都需要将经销商的欠款和年初进行对比，由此向领导汇报催款工作的业绩。 年末与年初欠款对比的数据，如下图表格所示。 小李是个很爱动脑子的人，他觉得报告中只有这样的数据表格效果不够直观。于是，他开始学习Excel的可视化表格，试图改善报告的可读性。小李尝试了饼图、柱形图，但都无法达到直观、准确的效果。于是，小李报了Excel培训班，经过一段时间的学习和练习后，他找到了一个能够准确表达数据含义的图表。小李使用堆积柱形图完善了年末与年初欠款对比的报告，效果如下图所示。 这样的可视化图表更直观，数据一目了然。领导看到这样的报告后，对小李赞许有加，还让其他同事做报告时多向小李学习呢。 1.4　　用结构化的数据把握晋升机会 将数据可视化，并加以归纳和整理，使其条理清晰，把一份结构化的数据可视化分析报告提交至领导手中，才能把握晋升的好机会。 故事1—自荐成功的医院普通财务人员 小冯是湖南某医院从业多年的财务人员，虽然业务能力较强，但一直没有晋升的机会。在多年的工作中，小冯发现很多同事整理的报告都是一些简单的表格，并且对部分数据表的处理也不恰当。小冯不甘心一直做一名普通的财务人员，于是精心整理了一份财务报告找到副院长，打算毛遂自荐。 小冯说：“院长，我在医院兢兢业业地工作10年了，希望能有机会提干。” 院长道：“小冯啊，在咱们医院的财务部门，你的资历和业务能力算是拔尖的，但财务部门的领导岗位毕竟有限啊。” 小冯不甘地说道：“我发现很多同事整理的报告都是一些简单的表格，有些处理得也不恰当。我熟悉医院的财务系统，擅长数据的处理和分析，我想尝试一下。” 院长接过小冯的报告看了一眼，说道：“我相信你有这方面的能力，但要做出业绩证明你比其他人更优秀才行！” 小冯说：“只要给我个机会就可以。” 院长道：“过一段时间要召开全院大会，你准备一份财务分析报告，只要能在评选中胜出，并让参会的各位领导满意，你提升的事就有机会。” 回到工作岗位，小冯就开始着手准备财务报告的事情，看着之前提交给院长的表格，如下图所示，小冯心想：虽然列出不同科室的总收入、成本、利润及利润率等数据，但还是存在不少问题的。 （1）不直观。不能直观看到成本与收入的关系，科室间横向对比也不明显。 （2）数据多。分析起来比较难。 有什么办法能让这些数据更直观呢？小冯想了很久，也没有找到答案，*后小冯求助于曾帮助自己整理表格的朋友，朋友建议小冯将表格数据整理成图表的形式，将表格数据可视化，这样就得到了如下图所示的图表。 小冯感觉效果很好，数据一目了然，于是又从完善数据开始制作可视化的图表，经过一周的时间重新整理了一份财务分析报告。 结果可想而知，小冯的财务报告不仅在部门评选中脱颖而出，还在大会上得到各级领导的认可，小冯也顺利地提干了。 故事2—公司财务人员提干记 小武是河北某家公司的一名财务人员，有5年工作经验，且年富力强，非常努力。他希望能在财务岗位有进一步的发展，但苦于没有机会向领导展现自己的能力。 小武将自己的烦恼和朋友倾诉后，朋友问他：“你平常有没有和领导接触的机会？” 小武说：“只有提交一些表格时会有接触。” 朋友笑笑说：“那你就要抓住这样的机会啊。” 小武回去后，找出手头的表格数据，这是一份每半年提交一次的材料边际贡献率对比数据，如下图表格所示。 以前他都是整理好同期对比数据，交给领导就完事了。这次，他想抓住提干的机会，想到了使用可视化图表的方法，使用簇状柱形图和折线图的组合，制作的图表效果如下图所示。 图表将2019年和2020年每个月份的数据、平均值都直观地、有结构地呈现出来了，领导看报告时不用再在一堆数字里算来算去了。经过这次报告的改善，领导对小武刮目相看。 小武因此信心大增继续对其他报表进行改善。如下图所示，是实物成本占销售收入比的预测和实际数据。 表格中有第二年的预测值（Max值和Min值）和实际值。小武将这样的数据制作成可视化的折线图，效果如下图所示。 在可视化图表中，实际的实物成本占比是否在预测范围内，可一目了然。经过这样的改善后，小武制作的报告不仅有数据，还有可视化表格。因此领导开始注意到小武的能力，很快就给小武升职加薪了。 故事3—工厂采购人员通过数据可视化晋升采购主管 小卞是河南一家工厂的采购人员。他希望能在采购岗位上得到晋升，于是，鼓起勇气向领导表达了自己的意愿。领导肯定了他的工作能力和要求进步的思想，同时也希望他在工作中能更多考虑一些细节，做出一些改变。 小卞仔细思考后，决定从做报告着手进行改变。小卞每月都要制作原材料价格变动表，提交给领导进行分析。 原材料价格变动数据如下表所示。 除了这样的数据表格，小卞在报告中还会做一个柱形图体现每个月的原材料价格。 以前小卞提交这样的报告，从来没想过有什么不妥。可现在，他站在领导角度重新审视报告时，意识到虽然柱形图显示了价格，但无法直观体现价格变动多少的问题。于是，他将柱形图改为柱形图和带直线的散点图的组合，效果如下图所示。 图表中每个月的原材料价格、相比上个月的价格变动等信息都有，内容结构清晰、一目了然。 小卞只对图表细节进行了改善，可视化报告的效果却十分显著。后来，小卞又对自己经手的其他报告都做了类似的改善。经过一段时间后，领导终于提拔了小卞为采购主管。 1.5　　用逻辑化的数据脱颖而出 一份逻辑思维缜密的报告，是发现、分析、解决问题的一把钥匙。在激烈的竞争中你可以借助逻辑化的可视化分析报告脱颖而出。 故事1—仓库管理员变身厂里的“红人” 小刘是湖北某厂的专业仓库管理员，每月需要盘点仓库的产品总库存数量，其中包含不同车间的成品数量和半成品数量，小刘每次都是用表格的形式统计，如下图所示。 时间久了小刘意识到表格的形式不够直观，领导看一遍印象不深刻。于是，他想改变一下表格的展示形式。 小刘下班后就上网搜资料，功夫不负有心人，他很快就找到比表格更直观的展示方法——数据可视化。 在接下来的一段时间，小刘终于学会了常用图表的制作，又经过大半个月的不断试验和反复修改，终于找到了通过簇状柱形图和堆积柱形图组合图表的形式展示数据的方法，效果如下图所示。 在这个月的工作汇报中，小刘就将图表添加到报告中。果然，领导评价小刘的报告不仅看起来简单、清晰，印象还深刻。 在工作总结会议中，领导又表扬了小刘的创新和开拓精神，同时号召其他员工向小刘学习。 当月，小刘不仅获得了厂里的创新奖金，还成为了领导身边的“红人”。 故事2—出类拔萃的项目经理 老施是山东某厂的项目经理主要负责PSD项目。*近，工厂效益不乐观，领导要求每个项目严格控制成本，并按月报告成本控制情况。 老施决定从采购、研发和制造3个方面来控制管理成本，即设定降低成本目标，并每月对实际情况进行采集汇总。老施和其他项目经理一样制作了一份数据报告，如下表所示。 老施很爱琢磨，他发现光有数据还不够。他想直观地、有逻辑地向领导说明自己项目中控制成本的效果。于是，他使用堆积柱形图制作了可视化图表，效果如下图所示。 可视化图表分为采购、研发、制造3个方面，分别展示了先目标后进展的对比数据，同时还展示了实际进展中不同状态的数据。 这个报告数据准确、逻辑清晰、简洁直观，很快就在所有项目的报告中脱颖而出。领导看后非常满意，并要求其他项目也按老施这个模板制作。