山羊胡讲解公文理论/公文高手系列

《山羊胡讲解公文理论》 **章 公文 写作概述 一　公文的基本特点 按照词典的解释，公文是法定机关与组织实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的书面文字材料，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。从上述定义来看，公文属于应用文范畴，而且是一种特定的应用文。除了具有应用文的一般特性，它还有四个明显的特点，即政治属性、法定作者、法定效力、特定格式。 政治属性。公文是政治的产物，是发文者意志的表现，具有鲜明的政治性。不同时代、不同性质的政党和国家，有不同的为政治服务的公文。在我国，行政公文具有传达贯彻党和国家的方针政策，处理机关行政公务的重要职能，这就决定了它的基本内容是国家政权机关的指挥意图、行政意向，是公务往来活动情况的系统记录。这就要求公文作者首先要有很高的政治素养，所写的内容绝不能与党和国家的大政方针相互冲突。党的十九大之后，如果说新时代对公文有什么新要求，那么，更加突出鲜明的政治性是摆在首位的，这是每一位公文作者必须牢牢把握的**原则。 法定作者。公文由谁来起草、谁来修改、谁来审核、谁来定稿签发，是由规章制度按照内部分工明确规定的。写一般文章，属于文责自负。比如某个人在自己的个人微博上发布了一篇博文，无论是赢得网友点赞还是招致一片骂声，毫无疑问，其对象都是指向作者个人。但公文则不同，公文写作的文责由*后签发者来承担。比如公文作者甲起草了一项规章制度，经过一系列审核、修改，*后由领导乙正式签发，如果这项制度中存在与上级规定不符的情况，导致无法执行，其后果应该由领导乙而不是起草者甲承担。另外，公文属职务作品，归属于单位或使用者所有。比如政府的工作报告一定归属于政府所有，某单位领导出席会议时的讲话稿归属于这位领导所有，这与工作报告或讲话稿是谁起草的没有关系。 法定效力。公文起指挥、报告、沟通、说明等作用，是一种交流和管理的工具，其效力来源于它所属机关或组织的法定权力。公文所涉及的管辖范围内的所有单位和个人必须贯彻执行。如果有不同意见，只能以规定的方式和程序向上级机关或组织反映，在公文效力未丧失前，必须遵照执行。违背公文所规定的内容，就意味着不服从管理，理所应当要受到相应的处理或惩罚。发文机关或组织的职权范围越大，公文的权威性就越强，作用的范围也越广。公文的法定效力决定了它的严肃性和规范性，也决定了它的针对性和时效性。与公文的法定效力相关，部分公文还有保密性的特点。 特定格式。公文有自己独特的行文方式和写作体例。对正规的公文，国家有专门的规定，《党政机关公文处理工作条例》（2012版）规定了决议、决定、公告、通知、报告、请示、批复、函等15个文种的撰写规范。即使是讲话材料、工作报告、介绍性文字、会议纪要、工作方案等，也有特定的要求，不能像写一般文章一样，随兴而起，随心所欲，而是要严格按照特定的格式来写。比如把请示照着批复的格式来写，报到上级机关去，岂不是闹笑话吗？被上级机关打回重写事小，如果因此耽误了重要工作的时效，还要承担相应的责任。即使对公文有所创新，也只能针对公文的主题、结构、语言、内容等要素进行创新，不能对公文的格式有任何的突破。所谓官样文章，即没有个性的公文，而这恰恰是公文的一个特点。 所以说，公文姓“公”，就是指公文具有这些显著的特点。公文写作是职务行为，是为了对工作更有利，发挥好对工作的促进作用，实现“公文为公”的目的和宗旨。公文是为了促进工作，这既是公文的本质属性，又是对公文作者的根本要求。 二　公文的主要作用 公文的作用主要包括以下几点： 领导和指导作用。党政机关、国有企事业单位、社会团体等，都在特定范围内承担着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具之一，就是公文。大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作的有序开展，都跟公文的组织、指挥、管理作用密切相关。实际上，公文的构思、起草、定稿、发布的过程，就是领导和管理工作的筹划和实施过程。因此，一般来讲，上级机关的公文对其下级机关的工作发挥着直接的领导和指导作用。 规范和约束作用。在党政机关和国有企事业单位公文中，有相当一部分具有强制的性质，如条例、规定、办法、制度、细则等。这类公文是对一定范围内人群行动的准则或行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦发布生效，就必须遵照执行，不得违反。比如，某单位发布了一项有关领导干部办公用房的制度，那么凡是属于制度适用范围内的干部，都必须遵守制度中有关办公用房使用面积的约束，超出使用面积必然面临相应的处分。 沟通和联系作用。党政机关、企事业单位都要通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验。正是在各种纵向、横向的联系和沟通中，上情得以下达，下情得以上达，友邻单位得以互通信息，思想认识得以统一，各项工作能够正常而有序地开展。下行文中的通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息、商洽协调的基本功能。有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关才有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。 宣传和教育作用。领导讲话、会议纪要、通报等许多重要公文，有明显的宣传教育作用。比如一篇领导讲话稿，针对一段时期工作中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发引导，使大家明白应该确立什么立场，坚持什么原则，厘清未来的工作思路，明确下一步的具体措施，可以有效地起到引导思想、启发思路的宣传教育作用。再比如一篇工作总结，在做出工作部署、提出工作要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明上级的路线、方针、政策和本单位的工作思路，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。还有一些公文，如表彰性或批评性的通告，本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用更为突出。 依据和凭证作用。公文反映了发文机关的意图，具有法定效力，是收发机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。上级发布的公文，是下级开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；本级机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和依据。在日常工作中经常会遇到这样的情况：对一项具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的情况不够了解，就查找那次会议的纪要，即可以获得清晰可靠的材料，这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，很多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时能够便捷、准确地予以查找利用。 三　公文写作的要领 从上述内容可以看出，公文是一种特殊的文体，它在使用写作方法时必须符合它的特点和要求。它是一种工具，必须体现职能，注重实用；它有法定效力，必须条理清晰，表达严谨；它是一种特定文体，必须文字平实，准确简练，文风朴实。除了遵从文字通顺、层次分明、结构合理、观点与材料统一等写作通则，公文还要将那种庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范的语言特点体现出来，这是公文写作一项重要的基本功。 鉴于此，在公文写作中要把握好以下四点： 一是想清楚。公文写作，立意是**位的，技巧是第二位的。在动笔之前，先要想清楚，多问自己几个为什么：为什么要写这篇公文？写这篇公文是为了解决什么问题？问题的原因在哪里？重点、难点、焦点在哪里？如何去解决问题？有什么办法和措施？这些办法和措施有没有可操作性？把这些问题都研究清楚了，文章的立意也就准确了，主题也就明确了，重点也就突出了，就不会出现受众不知道在说什么、不知道要干什么的困惑。只有公文作者想清楚了，公文受众才能看明白。甚至可以毫不夸张地说，动笔前问自己的问题越多，对问题的回答越充分，表明你对这篇文章想得越清楚，文章自然就能写得越好。写公文*忌讳的就是，一接到写作任务，不假思考，立刻奋笔疾书，先把自己肚子里有关的东西一股脑儿地倒出来。这样写出来的公文，要么缺乏全局考虑，切入点过于片面，容易忽视公文写作的要点；要么逻辑混乱，不能自圆其说，不具备对工作的指导作用，在初审时绝大多数都需要推翻重写。所以，凡事预则立，不预则废，写公文也是一样的道理。动笔前不先想清楚，或者思维混乱，想不清楚，必定导致写作的失败。 二是说明白。想清楚的事情，还要准确无误、明明白白地表达出来。这就是说，写公文还需要具备较强的文字表达能力，这是公文起草者必须具备的基本功。把形势讲明白，把道理讲明白，把问题的原因讲明白，把措施讲明白，该突出的重点要突出，该强调的意见要强调，使脑子里想清楚的，变成纸上写清楚的，变成受众能够看明白的、听明白的。用字用词要准确，不能出错别字；句子要通顺，不能出现病句、有歧义的句子；标点符号要适当，不能乱用标点符号；语言要规范、严肃，不能出现官方发布的禁用词，特别是在使用一些政治语言时，必须与党和国家正式文件或新华社的表述保持一致，绝不能随意使用。更重要的是，逻辑要清楚，层次要分明，语言要简洁明快，文字如行云流水，读起来让人知其所云，让公文发挥出真正的效用。文字表达方面的能力素质，一方面需要多读与多写的长期积累，另一方面也需要掌握一些技巧或者所谓的套路，这些内容将在后续的章节有所介绍。下面，先看一篇由周恩来起草、毛泽东改定的例文，体会一下什么叫作“说明白”。 中共中央关于召开七届二中全会的通知 中央定于三月一日起在原驻地召开第二次中央全会，会期五天至七天。你们接电后，望即布置现在各中央局、中央分局、各前委工作的中央委员及候补中央委员除留必要的人主持工作外，均应尽可能地按时到达，并即将到会的与留下主持工作的同志名单，先行电告。西北野战军因作战在即，德怀同志是否能到会请加考虑。向前同志病体如不便车行，可不来参加。郑位三、陈少敏两同志现在养病期中，请东北局、华东局分别通知他们考虑是否能来，如不便远行亦可不来。现在港、沪的刘晓、刘长胜两同志因路远不可能参加。李井泉、陈丕显两同志不是中央委员，因为他们各担任一个方面的工作，应邀他们参加此次会议。 这篇公文*显著的特征就是用语朴实，简单明了。仅仅七句话，就把与会者开会的时间、地点、会期等会议通知的基本要素，以及参会人员名单的反馈，部分同志能否到会的考虑都说得清清楚楚，不穿靴、不戴帽，无空话、套话，开门见山，直奔主题，有的放矢，简洁明快，让人一看就懂，一说就清，一听就明，正所谓“要言不烦，文约意丰”。从这份会议通知中，我们可以看出，什么样的文风才是好文风。这就是简洁明了，平实易懂，言之有物，实在管用，归结起来三个字“短、实、新”。