沟通与协调 (高职高专“十三五”规划教材)

　　《沟通与协调》：　　（3）充分放权，调动下级积极性一旦决定让下级去负责某项工作，就应充分放权，尽可能给他更大的自主权。上级的这种信任会让下级感动，下级也会竭尽全力地完成工作。　　2.积极倾听员工的发言　　沟通是双向的行为。要使沟通有效，双方都应当积极投入交流。当下级发表自己的见解时，上级也应当认真地倾听。　　当下级说话时，上级在听，但是很多时候都是被动地听，而没有主动地对信息进行搜寻和理解。积极的倾听要求上级把自己置于下级的角色上，以便于正确理解他们的意图而不是上级自己想理解的意思。同时，倾听的时候应当客观地听取下级的发言而不作出判断。当上级听到与自己不同的观点时，不要急于表达自己的意见。因为这样会使上级漏掉其余的信息。积极的倾听应当是听完他人所言，而把自己的意见推迟到说话人说完之后。　　3.注意问题　　（1）恰当地使用肢体语言在倾听他人的发言时，还应当注意通过非语言信号来表示对对方的话的关注。比如，辅以赞许性的点头、恰当的面部表情、积极的目光相配合；不要看手表、翻阅文件、拿着笔乱画乱写。如果下级认为上级对自己的话很关注，他就乐意向上级提供更多的信息；否则下级有可能怠于向上级汇报。　　研究表明，在面对面的沟通当中，一半以上的信息不是通过词汇来传达的，而是通过肢体语言来传达的。要使沟通富有成效，上级必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性。　　比如，上级告诉下级很想知道他们在执行任务中遇到了哪些困难，并乐意提供帮助，但同时上级又在浏览别的东西。这便是一个“言行不一”的信号。下级会怀疑上级是否真正地想帮助他。　　（2）注意保持理性，避免情绪化行为在接受信息的时候，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使人无法进行客观的理性的思维，而代之以情绪化的判断。上级在与下级进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至恢复平静。　　（3）减少沟通的层级人与人之间*常用的沟通方法是交谈。交谈的优点是快速传递和快速反馈。在这种方式下，信息可以在*短的时间内被传递，并得到对方回复。但是，当信息经过多人传送时，口头沟通的缺点就显示出来了。在此过程中卷入的人越多，信息失真的可能性就越大。每个人都以自己的方式理解信息，当信息到达终点时，其内容常常与开始的时候大相径庭。因此，上级在与下级进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级。越是高层的管理者越要注意与下级直接沟通。　　（4）当众讲话对下级要有激励作用当众讲话属于公共场合沟通，如果一位管理者，在大众场合讲话没有鼓动性、言语平平、淡而无味，甚至连条理性都没有，那么这位管理者在下级心里的威望就会大打折扣。这就要求管理者努力提高自己的语言表达能力，训练自己善于当众讲话的基本功，当众讲话能起到振奋士气、激励下级，达到统一思想、统一步调的作用，有利于形成强大的向心力，使下级以满腔的热情投入到工作中去。　　（二）上级与下级个体的沟通　　上级应如何有效地与下级建立沟通？重点在于是否在下级*需要的时候、在管理*需要的时候进行**时间沟通，是否让团队的成员感受到公平、公正和被尊重。因此，需要制定必要的沟通规划。　　1.沟通规划的**四要素　　（1）沟通对象在沟通规划中，必须将所有下级进行分类，由于工作特点及特性不同，下级有着不同的沟通需求，一般来说，下级工作时间的长短是分类的主要标准，也可以将下级分为管理与技术两种类别或其他分类方式。　　为了便于说明，本书以入职时间对沟通对象进行分类，以入职1年为界限将员工分为新员工和老员工。　　（2）沟通形式沟通可以很正式地开展，也可以随意进行，具体取决于沟通的目的。根据沟通的正式程度分，通常有正式、半正式、自由式等三种沟通方式。正式沟通，是指选定场地，在场地内进行目标明确的沟通，以工作沟通为主；自由式沟通，是不拘泥场地、形式的沟通方式，多为关心下级、了解情况或与工作主旨没有直接关联的沟通。半正式沟通则居于两者之间。　　无论是何种沟通形式，建立双方公平、亲切、轻松的沟通环境和氛围都是必需的。　　（3）沟通时间以新员工与老员工的分类为例。新员工是企业的一个特殊群体，由于对企业及所在团队并不熟悉，认同度也不高，因此，对新员工的有效沟通直接影响一个新员工融入团队的程度。　　①一般来说，与新员工的沟通至少有五个时间点。　　**次，上班的**二天。　　原因：员工刚入职会根据所见所闻产生对企业的**印象，**印象的形成直接影响接下来的员工工作心态，因此，应**时间了解新员工的想法，及时纠偏，并针对性地解决员工的误解及困惑。如果感觉员工对企业的不认伺度很强烈，也可主动与员工达成相互淘汰的口头协议。　　第二次，上班一月后。　　原因：相对刚入职，上班一月对工作、对团队都已有了实质接触但了解还不够深入，这个时候员工对公司的认同感并不稳固。因此很有必要及时与员工沟通，以利于及时调整员工工作方式方法，给员工更多的鼓励。一方面让员工在接下来的工作中少走弯路，另一方面也及时了解员工的心理动态。　　第三次，上班三个月后。　　原因：三个月多是试用期结束要转正的时期，这是与员工沟通的关键时间点。　　第四次，上班一年后。　　……