公文写作点津(增订版)

第三节?公文的格式 格式，是指文章的规格式样。公文不同于其他文章，有着特定的格式。根据《条例》和2012年6月29日国家质检总局、国家标准化管委会发布，2012年7月1日起实施的《党政机关公文格式》等的规定，党政机关公文格式要素，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名和印章、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。各要素通常按照文头、文中、文尾这样三部分编排。 一、文头 文头，也称为“版头”，公文首页红色分隔线以上的部分。 在文头部分，必须有的要素依次为：发文机关标志、发文字号。 （一）发文机关标志，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称不加“文件”二字。发文机关标志居中排布，一般使用小标宋体字，颜色为红色，体现醒目、美观和庄重。 联合行文时，既可以同时标注联合发文机关名称，也可以单独标注主办机关名称。如果需要同时标注几个发文机关名称，一般将主办机关名称排列在前，其他几个机关依次往下排列。如果有“文件”二字，置于“发文机关”右侧，以几个发文机关名称为准，上下居中排布。 （二）发文字号，由单位代字+年份+发文顺序号组成。如国务院下发的一公文的发文字号为：国发〔2012〕29号。这里，需要强调的是，单位代字要简洁、明了；年份要写全，“2012”不能写成“12”；年份外面用六角括号〔〕，不能用圆括号（）、方括号［］、尖括号<>；发文顺序号前不加“第”字，不设虚位，即“1号”不能写成“第1号”或者“01号”。 联合行文时，使用主办机关的发文字号。 发文字号位于单位标志下面。在平行文和下行文中，它居中标注；下面将提到，上行文要标注签发人姓名，此时，它就居左空一字标注，签发人姓名居右空一字标注，两者处在同一行。 在文头部分，可能有的要素为：份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人。 （一）份号。它是公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注，一般使用六位阿拉伯数字，可以设虚位。如，“000049”，它顶格标注在文头左上角**行。 （二）密级和保密期限。它表明公文的秘密等级和保密时间。公文的秘密等级分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。其中，绝密通常保密30年，机密通常保密20年，秘密通常保密10年。密级和保密期限标注在文头左上角第二行，如：绝密★30年。其中，“绝密”代表密级，“30年”代表保密期限，中间用实心五角星相隔。但可能一份公文保密程度*高，为绝密，而保密时间却不需要30年，3年就可以了。这样，密级和保密期限的编排则为：绝密★3年。就是说，保密期限各机关可自行设定。 （三）紧急程度。它表明公文送达和办理的时限要求，分为“特急”“加急”这两种，标注在文头左上角。如果一份公文需要同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，就按照此顺序自上而下分行排列。对紧急电报而言，则分为“特提”“特急”“加急”“平急”这四种。 （四）签发人。上行文要标注签发人姓名，标注位置前面已说明。如果是联合行文，有多个签发人，签发人姓名仍居右标注，按照发文机关排列顺序，从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时，与上一行**个签发人姓名对齐。