如何正确管理文件(信息时代的文件管理模式优化)

　　《如何正确管理文件：信息时代的文件管理模式优化》：　　文件管理工作是组织层面整个管理工作体系的有机组成部分，主要是通过提供文件信息资源管理，服务于组织的整体发展目标。这就意味着，社会组织的整体目标必将主导文件管理工作目标。文件管理不应仅仅关注自身的各项目标，还要根据组织的整体目标持续调整并做好日常管理工作，寻求组织整体利益的*大化。此外，还需要看到，文件管理工作作为一项专门工作，有着自身的特性和发展规律，这是从事文件管理工作必须遵循的首要因素。随着信息时代的发展，文件管理工作必定在各个方面持续发展和优化，因此，社会组织的文件管理工作也必须及时跟踪和跟随这种发展趋势，以便在符合组织自身需求的同时，适应时代发展的社会趋势。故可以看到，社会组织的文件管理工作目标体现于两个层面，一是文件管理工作自身的发展目标，这是文件管理作为一项专门的社会工作的基本体现，必须跟随时代发展对文件管理工作的特定需求；二是文件管理工作必须契合社会组织的整体发展目标，即文件管理工作需要符合组织的整体发展战略，以组织目标为主导及时调整自身目标，服务并推动组织整体目标的实现。可以说，这两个层面实际上是相互融合的，是一个动态发展的整体，互为支撑并互为收益。　　具体来说，可以表述如下：　　作为一项独立的社会工作，文件管理工作具有自身的完整工作体系，即工作目标、工作理论、工作方式、工作内容等。概言之，文件管理工作具有自身独特的发展规律，并且在世界范围内的所有领域都呈现出普适性特征。这是因为，正是整个社会的发展，持续推动着文件管理工作的发展，文件管理工作必须符合并满足整个时代发展的要求。这是文件管理工作存在和发展的立足点。故文件管理工作的基本目标就是通过科学规范的文件实体和信息管理工作，提供优质的文件信息服务，满足社会发展对文件信息的各方面需求。　　在基本符合自身发展规律的基础上，文件管理工作还需要具体地满足社会组织的整体目标战略，符合组织特定的文件管理需求。就社会组织层面来看，特定的社会组织有一个主导目标，主导目标可以在各个层次和内容上细化为一个目标体系，文件管理工作目标是体系中的一个环节。组织的目标体系是所有单个目标的根本导向，即各个工作环节都必须持续寻求相对*佳的方式，以共同服务于主导目标的实现。换言之，只有当组织的主导目标得到*大限度的满足和实现，各个环节的目标才能真正实现。　　事实上，可以运用系统科学或管理科学的理论予以审视和考量。与所有物质运动或生命活动相类似，任何人类社会活动本身其实都可称作人工系统的运作。管理工作其实就是人类针对特定的管理对象开展的系统规划及其具体的实现。现代系统科学或管理科学都强调部分属于并构成整体，故需要持续研究各子系统或各管理环节以何种相对有效的模式具体运作，持续修正自身目标与整体目标的偏差，在此前提下促使自身目标得到相对*优的实现，以确保整个系统或整体管理工作获得*大收益。这是系统科学和管理科学强调的基本原则，也是共同的研究目标。　　就社会组织文件管理工作来说，其管理目标的优化就是在现实环境和条件下，尽量调整自身与组织整体目标之间的偏差，始终面向并服务于组织整体目标的*优化实现。换言之，只有促使整体目标得到*优化实现，文件管理工作目标的实现方可谓相对*优。　　需要指出的是，现代文件管理已经过较长的发展时期，但更多地表现为关注自身发展，很少强调以组织整体目标作为文件管理工作调整和优化的主导指向。在此情况下，文件管理工作的发展往往容易偏离组织发展的特定需求，文件管理工作未能充分发挥推动组织整体目标*优化实现的应有效力。也就是说，文件管理和组织整体工作的发展往往呈现出某种脱节现象，这就是文件管理在组织内往往被边缘化的原因。文件管理不能满足组织发展的特定需求甚至显现出阻碍作用，而与此同时，文件管理工作者却未有察觉或找不出问题所在。他们往往认为是文件管理工作自身发展出现了某种问题或是其他外部原因，缺乏以系统视角考虑上述问题的意识。所幸，系统科学和管理科学的长足发展，提供了这样一种确实有效的讨论视角和解决问题的途径，即文件管理工作需要以组织整体目标为根本指向，持续动态地调整自身工作策略，并与其他各系统之间协同运作，才能相对*优地实现自身目标及组织整体目标。　　……