信息组织

**章 信息组织概述 【教学目的与要求】本章主要介绍信息组织的概念及相关概念、信息组织的主要类型、信息组织的基本流程及信息组织的主要研究内容。通过本章的学习，学生应掌握信息组织的概念，熟悉信息组织的要求，熟悉信息、信息资源、著录、标引、元数据、信息检索等相关概念，理解信息组织与信息检索的关系，熟悉信息组织的主要类型，熟悉信息组织的基本流程及相关方法，了解信息组织的主要研究内容。 **节 信息组织的基本概念 一、信息组织的概念分析 随着现代信息技术的高度发展和广泛应用，信息已经渗透到人类社会生产生活的方方面面，成为支配和影响社会进步、经济发展、科技创新、文化繁荣的重要因素。人类大量地产生信息、使用信息，信息数量呈“井喷式”增长，但“信息爆炸”“信息超载”“信息污染”等现象反过来对人类的进步产生着不利影响。正如美国未来学家约翰?.奈斯比特（John Naisbite）所言“我们淹没在信息的海洋中，却又忍受着知识的饥渴”，原始信息本身能产生的价值非常有限，人类不得不面临两大矛盾，即“知识和信息的无序性和污染性与人类使用信息的选择性之间的矛盾”和“知识和信息的海量性和无限性与人的精力和时间的有限性之间的矛盾”。为了解决这两对矛盾，使合适的信息在合适的时间以合适的方式提供给合适的人，需要对来源广泛、数量巨大、形式多样的信息加以处理和控制，信息组织是处理和控制信息资源的关键环节和重要手段。 从学科发展的角度来看，信息组织是信息资源管理的基本范畴之一，是信息资源建设的中心环节。如果将信息管理科学的知识体系分为上、中、下“三游”，那么，“上游”是关于信息的基础理论问题，如信息的本质、特征、种类、生产者及生产过程、分布规律等；“中游”是关于信息资源检索与开发的内容，如采集、整理、组织、分析，以及网络环境下各种媒体信息的描述、组织、存储、检索、加工等；“下游”是关于信息服务和信息的有效利用，如用户需求分析与挖掘、用户行为分析、信息服务方式和手段等。可以看出，信息组织属于“中游”的重要环节，它既是相对独立的一个环节，又与其他环节具有承前启后、密不可分的联系（冷伏海等，2008）。 （一）信息组织的概念 信息组织也就是信息整序，指在系统科学理论的指导下，利用一定的原则、方法和技术对信息的形式特征和内容特征进行揭示和描述，按照给定的参数和序列公式排列，使信息从无序集合转换为有序集合的过程，其中形式特征（也称外部特征）是指信息的物理载体能够直接反映出的特征，如信息载体的物理形态、题名、作者、出版日期或发表日期等，内容特征是指信息所包含或承载的具体内容，可以由类别、主题词、关键词等表达。信息组织的对象是各种媒体、类型的信息资源，既包括图书、期刊、报纸、论文、档案等传统类型的信息资源，也包括网络信息资源。从信息管理的流程看，信息组织是介于信息采集和信息检索之间的环节，通过对信息进行优化选择、确定标识、组织排序、改编重组，使初步采集得到的杂乱、无序的“信息堆”转变成有序、可用的信息集合，为信息资源的进一步开发和利用奠定基础。信息组织的结果是根据使用需要建立信息资源存储系统和检索工具，以便充分开发和利用。 （二）信息组织的要求 虽然信息组织不与信息的产生者和利用者发生直接关联，但与信息管理的各个环节都密不可分，例如，信息组织序化了信息采集的结果，是信息检索、信息服务的基础。为了优化信息组织的效果，不仅要实现信息内容的有序化，还要根据用户需求的特点和规律，控制好信息的流速和流向，以便更有效地满足用户的需求。信息组织的要求主要有以下几点。 1. 信息内容是序化的有机整体 信息组织的目的是实现信息由无序向有序的转换，而通过信息采集从各信息源获取到的大部分信息处于杂乱无章的状态，可用性比较低，因此需要对信息内容进行序化，使其成为一个有机联系的整体。*先，“同其所同，异其所异”，即将内容相同或相关的信息集中到一起，将内容不同的信息区别开。其次，将集中到一起的信息按照某种特定标识系统地、有条理地呈现。*后，明确相关信息之间的关联，揭示相关信息单元之间的关系。 2. 信息流向、面向用户及其需求 信息价值取决于信息为人在社会实践活动中所提供的作用或意义，因此，信息组织要明确信息流向，面向用户及其需求。从信息传递的过程和方向看，将合适的信息传递给需要的人，就需要对用户需求及用户行为进行针对性的分析，确定信息有明确的传递方向，同时还要根据信息环境的变化不断调整流向，实现信息资源价值的*大化。 3. 信息流速适度 人们一方面感到在社会生产、生活、科学决策等活动中对信息无比依赖，另一方面感到在大数据、互联网、多媒体环境中，信息流速过快带给人们巨大的信息压力，数量巨大、纷繁复杂的信息并不能有效提高人们解决问题的能力，甚至有一种“被信息绑架”的感觉。信息组织要合理控制流速，把握信息传递时机，使信息能够在用户产生需要时有效帮助用户解决问题。 （三）信息组织的基本原则 信息组织的客体是各种类型的信息资源，其来源、形式各不相同，信息组织的主体是来自图书馆、档案馆等各种信息机构的工作人员以及普通社会公众，其信息组织的方法、过程各不相同，信息组织的受益者是广泛的社会公众，其利用信息的角度、目的各不相同。这种复杂性和多样性就要求信息组织工作必须在一定的原则指导下进行，避免信息组织的随意性、盲目性，从而使信息组织发挥序化信息、科学分流、优化选择、保证利用等方面的功能和作用，形成健全完善的信息组织体系和顺畅通达的信息组织流程。在信息组织中，应该坚持以下四项原则。 1. 客观性原则 信息组织中，描述和揭示的基本依据就是信息本身，描述和揭示信息的形式特征和内容特征时必须客观而准确，形成信息组织成果。客观性原则*先要求信息描述和揭示的数据来源必须是客观存在的信息本身，如在描述图书时，图书的题名、责任者、出版事项等文献特征，应以书名页为主要依据；版本项、出版发行项等文献特征应以版权页为主要依据。信息组织工作不能损害信息的本来效用，要完整、全面、精确地反映信息的客观特征，不能无根据地、人为地添加一些不准确的思想和观点，影响人们对信息的正确理解和应用。另外，信息组织的客观性还要求我们应该不断跟踪信息源的发展变化和信息组织技术的发展变化，使信息组织与条件变化和环境变化保持客观一致。 2. 系统性原则 系统性原则是将系统科学理论应用到信息组织中的具体体现，通过信息组织将大量的、分散的、无序的信息组织成有机整体，该整体的功能必将大于各个信息单元功能的总和，即实现奥地利学者路德维希?冯?贝塔朗菲（Ludeig von Bertalanffy）所提出的“1+1>2”的效果。系统性原则要求以更为开放的视角对待信息组织工作，妥善处理好以下四个方面的关系。 （1）宏观信息组织和微观信息组织的关系。各机构在信息组织时不但要立足自身的实际状况，而且要考虑更大范围内信息组织的市场份额和分工协作，从而形成一个整体效能较高的信息组织工作体系。 （2）信息组织部门与其他部门的关系。要注意与信息机构内部各个部门之间的协作关系，确保“信息采集—信息组织—信息检索—信息传播”的工作流程畅通。 （3）信息组织工作各个环节之间的关系。信息组织工作本身由信息优化选择、主题分析、信息描述、标引、改编重组等多个环节构成，保持各个环节一环紧扣一环，业务上做到有序衔接和密切配合。 （4）不同信息处理方法之间的关系。由于信息本身的特殊性，在具体进行某一类信息的组织时必须充分满足这种特殊性，但也必须全面把握各种信息处理方法的极大相似性，尽可能采用统一而规范的处理方法。 3. 目的性原则 信息组织要围绕用户信息需求展开，虽然信息组织处于信息管理流程的中间位置，一般情况下并不直接与用户联系，但信息管理的一切环节都必须以“用户**”为宗旨，信息组织是信息检索和信息服务的基础，从现代信息管理发展来看，信息组织、信息检索和信息传播具有趋于融合的发展态势。因此，信息组织必须围绕用户的信息需求，积极开展用户研究，改进信息组织方式，使信息组织成果能极大地方便用户选择和利用信息。 4. 现代化原则 现代化原则主要体现在思想观念现代化和技术手段现代化两个方面。其中思想观念现代化主要集中在信息组织的标准化上。信息组织的标准化是信息管理和信息交流标准化的组成部分，信息组织标准是实践信息组织标准化的基础，为此信息领域的若干国际性和国家性标准组织（如国际标准化组织情报文献工作标准化技术委员会、我国的全国文献工作标准化技术委员会等）已经制定和实施了一系列有关标准，包括基本术语标准、有关信息技术标准（如信息交换格式、程序设计与数据库语言、网络标准与协议等）、信息组织技术标准（如信息描述规则、信息代码、信息标引规则、信息组织成果编排规则等）以及其他相关标准。信息组织技术手段现代化主要体现在现代信息技术在信息组织中的广泛应用和推广方面。自动标引、自动归类、自动索引等已成为目前比较成熟的信息组织成果，技术手段现代化改变了传统的手工方式，极大地提高了工作效率和工作质量，更好地满足了用户的多样化信息需求，与信息管理发展大趋势相契合。 二、信息组织的相关概念及分析 1. 信息 信息这一词汇被广泛应用到人类社会生活的各个领域和各个方面。*初，人们对信息的理解仅停留在字面的意思，把信息看成消息的同义词，如李白的诗句“梦断美人沈信息，目穿长路倚楼台”，其中的“信息”指的就是音信、消息。随着通信、生物学、经济学、计算机、哲学、信息科学等领域将信息作为科学对象并逐渐深入研究，人们对信息的理解也不断广泛和深刻。在*为一般的意义上，可将信息定义为事物存在方式和运动状态的表现形式。“事物”泛指存在于人类社会、思维活动和自然界中一切可能的对象。“存在方式”指事物的内部结构和外部联系。“运动”泛指一切意义上的变化，包括机械的、物理的、生物的、化学的、思维的和社会的运动。“运动状态”则是指事物在时间上和空间上变化所展示的特征、态势和规律。这一层次上定义的信息是*普遍、*广义的信息，称为本体论层次的信息。 但信息的产生、识别、获取和利用离不开主体——人，如果从主体的立场来定义，需要将本体论层次的信息定义转化为认识论层次的信息定义，即主体所感知或表达的事物存在的方式和运动状态。在这里，主体所感知的是外部世界向主体输入的信息，主体所表述的则是主体向外部世界输出的信息。认识论层次的信息定义比本体论层次的信息定义具有更丰富的内涵，*先作为主体的人具有感知能力，能够感知到事物的存在和运动状态，其次，人具有理解能力，能够理解事物的存在和运动状态的特定含义，*后，人具有目的性，能够判断事物的存在方式和运动状态对其目的而言的效用价值。这三个方面相互依存，不可分割。事实上，人们只有感知了事物存在的方式和运动状态，理解了它的含义，明确了它的效用之后，才算真正掌握了这个事物的信息，才能做出正确的决策。把同时考虑到事物存在方式和运动状态的外在形式、内在含义和效用价值的认识论层次上的信息称为“全信息”。而把仅仅考虑其中形式因素的信息称为“语法信息”，把考虑其中内容因素的信息称为“语义信息”，把考虑其中效用因素的信息称为“语用信息”。认识论层次的信息乃是同时考虑语法信息、语义信息和语用信息的全信息。 2. 信息资源 目前国内外对信息资源这一概念的认识尚未达成共识，主要有以下两种代表性的观点：其一是狭义的理解，认为信息资源是人类社会活动中经过加工处理、有序化并大量积累起来的有用信息的集合，如科技信息、市场信息等；其二是广义的理解，认为信息资源是人类社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息技术等信息活动要素的集合。也就是说，信息资源包括以下几个部分：经过加工处理、有序化并大量积累起来的有用信息