档案管理与实务分析

　　二、智慧档案馆的基本特征　　专家学者对智慧档案馆概念的分析，使我们对智慧档案馆是什么有了一定的了解。智慧档案馆具有区别于其他类型档案馆的明显特征，国家“863”主题项目“智慧城市总体方案”课题组提交的研究材料里提到智慧城市的三个特征，即全面感知、系统协同、智慧处理，智慧档案馆是在智慧城市理念基础上提出的，智慧档案馆的建设是参照智慧城市总体建设的框架进行的。智慧档案馆的基本特征如下。　　（一）全方位感知　　智慧是生物所具有的基于神经器官的一种高级的综合能力，包括感知、知识、记忆、理解等多种能力。在“智慧”的定义中感知能力排在**位，是档案馆工作拟人化的首要特征。时间变化、冷暖交替等环境的变化对我们人类来说是习以为常的，因为人类拥有强大的感知器官，如眼睛、鼻子、耳朵、皮肤等能够感知到环境、时间、空间等复杂的变化。数字档案馆的核心技术是数据处理，智慧档案馆的核心技术是感知技术，感知是智慧管理的**要求。各种感知技术支持下的连接到物联网的智能手机、平板电脑、射频识别装置、红外感应器、GPS等智能终端和传感设备是智慧档案馆物联网的神经末梢，智慧档案馆的感知和人类的感知类似，但是比人类的感知范围更广泛、更加理性、更加精确，可以感知不同的层面，并且可以用数据化的方式进行展现或传递。　　1.对档案馆硬件环境的感知　　对档案馆硬件环境的感知，主要通过楼宇智能管理技术实现，以智能化监测、评价和调整档案管理状态。档案库房内的温湿度直接影响档案的自然寿命，档案库房有一个统一的温湿度标准，即温度14℃-24℃，相对湿度45%~60%，这就需要智慧温湿度自动控制系统能够利用温度感应器感应馆内温度变化，将这一温度传达给智慧中枢系统，中枢系统通过与预先输入的温度指令对比，自觉判断是否应当进行降温或升温。智慧防灾系统会在出现险情时，立刻通过分子感应器分析判断险情种类，如遇火灾则根据种类选择开启防火门、喷头降水降温等不同的初级控制措施，并在**时间自动联系火警报警、向档案馆智慧中枢控制系统的专员报告，快速分析出*佳逃生路线，通过馆内语音系统和显示屏引导馆内所有人员逃生；如遇水暖管路破损漏水或馆舍遭雨水侵袭则向档案馆智慧中枢控制系统的专员报告，由专员做出应急预案。此外，还会通过对光线的感知适时调整档案馆的灯光亮度。　　2.对档案馆的全面感知　　物联网是智慧档案馆的技术基础，可利用物联网实现内部及外部信息交换，构成一个基于物联网的通信智慧系统。智慧档案馆通过物联网实现档案工作人员与档案、档案与用户、档案与馆舍、档案与设备、工作人员与用户、用户与用户，无所不在、无时不在的沟通与感知。　　利用物联网，不仅感知档案馆内的局部或部分信息，而是将“感知”全面覆盖，全面汲取档案馆内各个角落的有用信息，对档案馆中存在的人与物进行全面的和深度的感知，将档案馆建筑、档案实体、档案信息、档案人员、档案设备、档案用户等联系起来，将碎片信息感知集中于一体，进行信息交换和通讯，实现对档案实体、档案信息内容以及档案管理信息的感知，并进行智慧化的整合和衔接，从而实现对信息的全面利用。智慧档案馆可以做到全方位感知，通过射频识别技术（RFID）感知读者和档案实体的位置、通过图像采集和轨迹追踪分析读者的行为、通过体感技术感知读者的精细行为乃至心理变化状态，进而精准地判断读者的需求，为其提供精准服务。目前，已经有很多档案馆利用以RFID为代表的智能感知技术完成了档案实体的盘点、查找、定位、分拣等一系列基础性工作，而精准服务更是只有在智能系统的帮助下才能实现。　　利用管理策略和相应的技术手段，将档案内容、档案管理信息与互联网联系起来，进行信息交换和通讯，实现对档案实体、档案内容信息、档案管理信息的感知，即感知档案、感知信息、感知管理。以智能化识别、定位、跟踪、监控和管理档案实体；对档案内容的感知，主要通过智能化的数据挖掘技术实现，以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息。　　此外，档案馆作为国家*为重要的、保存社会原始记录的基地，不仅承担着维护历史的真实面貌的职责，同时还需要为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。这就要求档案馆开阔视野，摒弃以我为大的思维。除了对馆内展开全面深入的感知外，档案馆还应对全社会的信息有所感知，并能满足全社会建设发展的需要，真正在馆内及全社会中，实现档案工作者与档案、档案利用者与档案、档案与档案、档案与馆、馆与馆、馆与全社会等全面深度的感知。智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势，档案馆应跟进技术发展的新趋势，研究智慧档案馆的发展理念、工作目标和实现路径，开展智慧档案馆建设，为档案馆事业的持续发展创造条件。　　（二）立体互联　　相较于传统档案馆而言，智慧档案馆已经更多地融入了现代科技的元素，如温湿度自动控制系统、档案管理系统、电子监控系统和有线及无线网络系统、等，智慧档案馆的硬件设施得到了很大的改善，并且在设备、系统、资源和人员之间建立了充分的立体互联，互联是智慧档案馆的核心要素。智慧档案馆的互通互联包括三个层面：　　1.单个档案馆内部的互通互联　　单个档案馆内部的互通互联属于初级层面的互通互联，指的是档案馆内各馆室之间的互联，打破馆内各部门之间现有的模块化管理模式，使档案馆工作人员在内部互联的基础上形成一个整体。单个档案馆内部的互通互联既有物理环境下的互通互联，也有通过互联网实现的互联，是物与人、物与物、人与人之间的互联。有了全方位感知的信息和模式，还应进一步网络化才能使之发挥更大的功效，这里的网络化涉及有线网络、移动互联网、物联网等，全方位的网络化才能实现全方位、立体的互联互通。物理环境下的互通互联是档案之间的互联、部门之间的互联、楼层之间的互联、计算机之间的互联、数据库之间的互联、各感知元件之间的互联等；虚拟环境下的互通互联是档案馆馆员与档案用户之间的互联、人机交互的互联互通等。在档案馆内的立体互联、协同共享，实现的是档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和交互式管理。