办公室事务

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《办公室事务(第2版)》：新世纪高职高专文秘类课程规划教材

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插图：（2）尽量不要在周一上午或周五下午及节假日前后安排约会，因为这些时间上司往往要处理很多积压的日常事务。（3）不要在周末、假日或对方休息日安排约会，否则会影响上司及对方的休息。（3）尽量不要在临近下班时安排约会，否则可能会影响上司顺利完成当天的工作。在具体安排约会时，可以使用约会日程表，对约会的具体时间、地点、约见对象名单、参加人员名单等内容简单清楚地予以呈现。约会日程表一般应当给上司一份，给有关科室和司机各一份，秘书人员自己留一份，但只有给上司和秘书人员自己的日程表才允许内容详细，以免泄密。3.约会提醒安排好约会后，对上司、对方及有关人员进行适时的提醒是非常必要的。（1）如果为上司安排了一个外面的约会，在他离开办公室之前，*后打电话再确认一下。（2）特别重要的约会，在接近约会的时间前，应该与对方再联络，确保约会顺利进行。（3）安排约会时要向对方说明约会的内容、时间是得到上司同意的。（4）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张交给司机，一张自己保存，以供提醒。（5）必要时需要电话与邮件的相互补充确认。4.约会变更约会一经确定后，除非万不得已，不应该轻易改变。但有时候确实存在难以预料的变化，导致预约好的约会不得不变更。尤其是由于己方的原因而变更约会，秘书人员更应该妥善处理，一是要尽快通知对方，以免耽误了对方的时间和工作；二是要委婉地说明变更的原因，请求对方的谅解，并有必要为变更约会而给对方带来的麻烦表示诚恳的歉意。二：约会安排的注意事项1.注意上司的时间表秘书人员为上司安排约会时，不要随便打乱上司的常规工作，要注意配合上司的工作规律和生活习惯等，心中要有上司的时间表，心中有数了才能够安排妥当。2.注意时间留有余地秘书人员为上司安排约会时，在时间上一定要留有充分而必要的余地，切不可约会与约会之间空隔时间太紧或太松，如果是外出约见客户，还要留出足够的路上所需时间。3.注意适当保密比如制作分发上司约会日程表时，对于发给有关人员如司机的日程表，上面的内容与其有关的部分写详细一点儿就可以，其余则不写或略写，以免不慎让竞争对手看到而造成泄密。