中南高校档案馆建设概览

　　《中南高校档案馆建设概览/中南高校档案工作联盟档案文化资源开发系列丛书》：　　广东财经大学综合档案室成立于1990年10月15日，原为档案科，1995年起改名为综合档案室，定为科级建制，隶属党委办公室、校长办公室，由校长亲自分管。综合档案室现有专职档案员4名，各二级单位兼职档案员70名，形成了一个覆盖全校的档案工作网络。　　自成立以来，广东财经大学综合档案室便既是学校档案工作的职能管理单位，又是永久保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责包括：宣传国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；负责规划、协调全校档案工作，并对学校各单位档案工作进行业务指导、监督和检查；接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料；组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；严格执行国家保密法和学校保密制度，维护档案的完整与安全，开展档案开放和利用，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料，积极开发档案信息资源；负责组织学校专（兼）职档案人员的业务学习与培训，开展档案宣传教育、学术研究和交流活动，为学校各项工作服务、为社会服务等。　　综合档案室现有总建筑面积306平方米，按照功能分区，做到办公、阅览、库房“三分开”。室藏档案资料起止年代为1983年至2016年，保存了建校至2017年的所有综合档案，设有党群、行政、教学、科研、产品、基建、出版、外事、财会、设备、声像、人物、实物、专题、已故人员档案15大类，共37447卷又22227件，其中列为永久保管的有13159卷又9259件，长期保管的有8983卷又8465件，短期保管的有15305卷又4503件，排架长度达882.8米（统计数据截至2016年10月）。各类档案均按照《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》进行规范管理。　　近年来，在档案工作的新形势下，综合档案室着重开展档案信息化建设。2014年，学校办公自动化OA系统正式上线运行后，档案管理系统与OA系统成功对接，顺利实现了OA系统所有电子文件（包括正文、审批办理记录、修改稿等）在线归档。同时，声像档案数字化归档成果显著，室藏所有录音带已完成数字化提取和翻录，综合档案室已将录音带转化为MP3格式文件，并刻录成光盘，制作异质备份。照片档案实现增量电子化、存量数字化——每年纸质版本与电子版同步归档，室藏照片档案只有纸质版本的也全部完成数字化。室藏录像带逐步进行数字化，已完成80余盒录像带的数字化转录，总数据量达104G。目前所有档案门类已全部建立电子目录，照片档案、重要文书档案、OA归档电子文件、普教成绩单还挂接全文，可实现全文检索，查询方便快捷。2013年综合档案室网站进行全新改版，开设有法规制度、档案业务、服务指南、档案编研、网上展厅等板块，丰富网站信息内容，成为加强与查阅利用者的沟通、促进档案资源的宣传和利用的重要窗口。　　综合档案室成立近30年来，在全校专兼职档案人员的艰苦奋斗和共同努力下，档案建设初见成果，学校档案工作屡获殊荣。1996年2月1日，广东财经大学晋升为“省特级档案综合管理单位”，成为当时广东省高校中第5所被评为“省特级档案综合管理”的大专院校。2001年，学校综合档案室被广东省教育厅授予“省高校档案工作达标升级优秀集体”称号，2002年12月，顺利通过省档案局组织考核的档案综合管理达标复查，2003年，获广东省档案局“2002年度档案管理升级复查成绩突出”的通报表彰。根据广东省档案局《关于科技事业单位档案管理由省特级转套国家二级的通知》的精神，广东财经大学于2004年正式启动转套“科技事业单位档案管理国家二级”的工作，经过两年多的不懈努力，于2006年5月12日顺利通过广东省档案局专家组评审，被认定为“科技事业单位档案管理国家二级”单位。综合档案室于2006年、2007年连续两年经广东省档案局审核和档案专家组评估，获省直单位档案工作年度评估考核“优秀”等级；2006年12月，被广东省档案学会高校系统委员会评为“档案工作优秀集体”，并获学校通报表扬、被评为2005-2006学年度“三育人”先进集体；2008年1月，获广东省档案局“2006、2007连续两年获得省直机关档案年度评估优秀”的通报表彰；2009年被认定为免检单位，2010年、2013年、2016年连续三次在省直机关档案工作现场评估中被确定为“优秀”等级。特别是2016年，综合档案室由于档案工作有特色、成绩显著，相关的做法得到评估专家的一致认可，并在期刊《广东档案》上进行经验推广。（广东财经大学综合档案室）　　……