行政管理必备制度与表格典范

**节　会务管理要领 一、会前准备管理 对于企业管理来说，会务管理是一项常见的管理项目。但开好会首先必须做好会前的准备，其管理内容包括以下几个方面。 1. 安排会议议题 会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一定要由管理者确定。行政部应做的工作是根据管理者的指示，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，提出建议以供管理者决断。 2. 确定会议步骤 安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤。 3. 拟订与会人员的范围或名单 哪些人参加会议，须根据管理者的意图和会议的性质、任务、内容拟订。 4. 签发会议通知 （1）签发方式。 签发会议通知可以采用书面、电话、电子邮件、微信群或网站公告等方式。（2）通知的内容。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。 （3）编号要求。 重要的、大型的会议通知要编号，一般的会议通知不编号。 5. 准备会议文件和材料 会议文件、材料是指与会领导的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。 6. 选择和布置会场 开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起着不可忽视的作用，而与会者的心理状态将直接影响到会议效果，因此，要重视会场的选择和布置。 7. 主席台座次 主席台座次以主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列。*高的排在主席台**排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为中心点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有多排座位，则其他各排的排位可灵活掌握。座位上要摆置名片。座次须报领导审定。 8. 妥善安排后勤服务事宜 后勤服务包括会议的物资、资金准备，与会人员的住宿、膳食以及交通、医疗等工作安排。 （1）要制订住房分配方案，对不同级别的与会人员，要分配不同的住房。 （2）对年老和体弱的人员，要适当给予照顾。 （3）饭菜要可口、实惠，让与会者吃得满意。 二、会中会后管理 在会议召开过程及会后，还必须要做好以下的各项服务工作。 1. 搞好签到工作 为准确地了解与会人员的出席情况，接待人员在会议开始时要做好入场签到工作。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。 2. 控制会议进程 行政部对会议中的动态都要做到心中有数，并及时地向会议领导报告。 （1）若会议依据某种错误的或片面的情况作出不正确的决定时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况。 （2）当会议作出的决定与企业有关的政策或制度相抵触时，应主动介绍有关政策或制度，提请与会者注意。 3. 编写会议记录与会议简报 会议记录是会议内容和过程的真实凭证。在各种会议上做好记录是行政部人员*重要的工作之一。 4. 会议保密 内部会议，一般都要做好保密工作。会议越重要，保密工作也越重要。会议保密工作主要是为了保障会议顺利进行，防止给以后的工作带来麻烦。 5. 会场服务 会场是参会人员*主要的活动场所。会场服务包括布置会场和会议的现场服务两部分工作。这里的会场服务主要是指会议的现场服务。 6. 会议文件的收退 会议文件的收退也称会议文件的清退。通常指重要会议（机密程度较高的会议）的与会人员，在会议结束时，根据规定须将会上所发的文件清理并退回会议秘书处。 7. 会议文件的立卷归档 会议文件的立卷归档，是指会议结束后依据会议文件的内在联系将其加以整理，归入档案。会议文件的立卷归档是会议结束后的一项重要工作。 8. 打印会议记录 要趁着会议内容在头脑中仍然清晰时打印会议记录。打印前要送会议主持人审查，审查通过后要精心编排，打印时必须准确。