商务谈判:理论、实务与艺术

　　《商务谈判（理论、实务与艺术）/普通高校国际经济与贸易应用型本科系列规划教材》：　　二、谈判人员的组织结构　　（一）团队的规模　　谈判团队的规模是指参与谈判的人员数量，具体规模大小通常视情况而定。谈判人员过多，易导致调配不灵、意见纷杂，影响团队高效运转；谈判人员过少，虽然容易取得一致意见，但也不能满足复杂的谈判情形需要，不容易发挥整体综合优势。一般认为，谈判小组规模应控制在八人以内，以三至四人为宜。在这种规模下，*容易统一谈判小组意见并发挥出小组各成员优势，保证较高的工作效率。但当在一些非常重要的大型国际商务谈判中，还需要有某些方面的国际问题专家，这时，谈判小组规格较高，甚至可以超过十人。在确定谈判团队规模和人员时，应具体考虑以下因素：　　1.谈判的复杂性　　谈判的复杂性包括谈判项目的数量多少及其复杂程度。一般来说，谈判人员的数量应与谈判的复杂性成正比，因为谈判项目越复杂，涉及的知识和经验就越多，需要的团队成员也就越多。相反，如果谈判涉及的项目少且难度较低，则人数越少越容易取得整个组织在观点上的一致。　　2.谈判的专业性　　谈判团队的阵容还可因谈判项目的内容不同而定。涉及进出口贸易的谈判通常不需要技术人员，但涉及高新技术产品和专利的贸易谈判则需要该领域的专家参与；在进行国际商务谈判时，涉及本国法律或对方国家法律的贸易，或涉及国际或区域贸易协定的贸易，必须有相关法律专家参加谈判，谈判团队的规模也相对较大。　　（二）团队的人员配备　　根据谈判对业务方面的要求，谈判团队应配备相应的专业人员。　　1.首席代表　　负责谈判的首席代表应该由经验丰富且在企业中具有权威地位的高层管理人员担任。作为团队的核心，首席代表应具备全面的知识和能力，在整个谈判过程中发挥重要的作用。首席代表负责组建谈判团队，把握谈判进程，协调谈判团队成员意见，在紧急情况下调整谈判策略，决定谈判过程中的重要事项，并代表整个谈判团队签署双方达成的协议。　　2.商务人员　　商务人员由企业销售人员、采购经理等贸易专家担任。他们应当非常熟悉贸易惯例和交易行情，具有丰富的营销与谈判经验，能够在谈判中找出双方的分歧和差距，了解对方在项目利益方面的期望指标，明确商品规格、价格、运输、保险、交货期等事宜。　　3.技术人员　　技术人员由熟悉相关技术和产品标准的技术员、工程师担任，负责生产技术、产品功能、质量标准、产品验收、技术服务等问题的谈判，也为谈判项目中的价格问题提供意见和建议。　　4.财务人员　　财务人员由熟悉会计和金融知识，擅长会计核算的业务人员担任，其主要职责是掌握该项谈判的财务状况，了解谈判中的价格核算、付款条件、付款方式、结算货币和汇率等问题。　　5.法律人员　　法律人员由通晓经济领域各项法律法规且实战经验丰富的企业法律顾问或特约律师担任。法律人员负责确认谈判对方的合法资格，把关合同条款的有效性、完整性和公正性，维护企业权益。　　6.翻译人员　　翻译人员通常由精通外语和业务熟练的专职或兼职翻译担任。翻译人员的任务是在国际商务谈判中进行文字或口头翻译，必须准确地传达谈判双方的意见和立场，在必要的时候要配合己方谈判人员执行有效的谈判策略。　　7.记录人员　　记录人员通常由具有熟练文字记录能力和一定专业知识的人员担任。对于大型、高层次的商务谈判，应安排记录人员完整、准确、及时地记录整个谈判过程及各方发言，为起草协议和进一步的谈判提供依据。　　除上述几类人员外，谈判团队还可安排其他专业人员，但要控制人员数量，并与谈判内容相适应，避免重复的人员设置。　　（三）团队的分工合作　　谈判团队人员在职责上各司其职，但也不能各自独立作战，应服从谈判团队的首席代表或主谈人的指挥与调度，互相配合，协同行动，形成一支默契高效的谈判团队。而要想谈判团队达到步调一致配合密切，就必须明确谈判的主谈人和辅谈人。主谈人是指在谈判的某一个具体阶段或者是针对众多议题中的某几个议题时的主要发言人，而辅谈人则要根据谈判形势，恰当地提出谈判建议并多角度地支持主谈人的观点。因此，根据事先分工，谈判成员都可能成为不同情况和不同阶段下的主谈人或辅谈人。　　在谈判过程中，主谈人负责阐述一切重要观点和意见，而辅谈人则要支持和佐证主谈人的发言，增加主谈人说话的分量和可信程度。当主谈人受到谈判对手的反驳和攻击时，辅谈人应该从专业角度给予主谈人有力的证据支持，使主谈人尽快摆脱困境。如在进行技术条款谈判时，商务人员和法律人员应从商务和法律的角度为技术主谈人员提供论证和依据，并恰当地回答谈判对手涉及的商务和法律方面的问题，给予主谈人支持。主谈人与辅谈人之间的职责和角色不能发生越位，否则就会出现各说各话的局面，大大降低己方主谈人在对方心中的分量，易陷入被动局面。　　……