团队精进五项修炼:团队成长的45个关键技能

结构表达法： 让老板迅速抓住工作汇报的重点 在职场中，我们经常需要做工作汇报，如何表达，才能快速抓住领导的注意力，且不耽误把话讲清楚、说明白呢？这就特别考验职场表达者的结构化逻辑。 先来看一个职场中的情景。 小刘是某公司董事长的助理，他在向董事长汇报今天下午的会议准备情况时说： “董事长，王经理的秘书说，王经理下午两点钟不能参加会议。小李说明天或者后天开会，他都可以参加，但是明天10点半以前他没有时间。会议室明天已经有人预定了，但星期三可以用。唐总刚才来电话说，他明天晚上才能从外地回来。把会议时间定在星期三上午11点似乎比较合适。您看行吗？” 听完这段话后，大家有什么感受？是不是觉得非常乱？是不是像听小学生写的流水账日记一样，抓不住重点，还特别容易走神？这就是一种缺乏结构的表达。 不要急着嘲笑这个做汇报的人，仔细回想一下，我们在日常工作中，是不是也会经常“想到哪儿就说到哪儿”？员工一般都害怕跟老板进行汇报，其实老板心里也是纠结的。老板很希望员工能及时向自己汇报工作进度，但与此同时，老板也怕下属汇报工作时没有逻辑，有时员工说了半天，老板也不知道员工想表达的重点是什么。这种情况出现的原因其实很简单，就是大多数人的表达缺乏结构。 那么，什么样的表达才是有结构的呢？我认为，有结构的表达听起来清晰、简洁、高效、有力。我把能做到这一点的方法提炼成一句口诀：沟通时，要“秀凤头，展猪肚，亮豹尾”。 怎么理解呢？就是话的开头，要像凤头那样美丽、精彩；话的主体，要像猪肚子那样充实、丰富；话的结尾，要像豹尾一样有力。具体应用时对应三大步骤： **步，结论先行（秀凤头）。 第二步，归类分组（展猪肚）。 第三步，响亮收尾（亮豹尾）。 秀凤头：结论先行 在职场上做表述时，为什么必须“结论先行”呢？有三个原因：**，听员工做汇报的老板*想知道，员工想表达的核心观点、核心结论是什么；第二，老板的时间宝贵，员工能一分钟汇报完的，千万别啰唆三分钟；第三，老板每天都面对大量的信息，基本记不住不是高度概括的结论。 比如，*近我们公司在装修，负责人周总过来向我汇报时说：“舒总，您办公室的照明系统需要更换，原因有三点。**，噪声大，原有照明系统的变压器噪声大，目前在技术层面无法解决这个问题，这对您录制课程有很大的影响；第二，光线刺眼，目前的照明光线照在您的白色桌面上反射出来的光线会让您的眼睛不舒服；第三，不美观，现有的主体灯饰和辅助光源不协调，从整体上看，不美观。更换您办公室里的照明系统需要××元钱。” 周总汇报完，我就批复了。如果周总不先说结论，而是先说三个理由，我们的沟通就会转移到“如何应对噪声”“怎么改变光线”“应该达到什么样的美感”等细节上，进而过度讨论，耽误时间。 发明了“金字塔结构化思维”的麦肯锡咨询公司每次把报告交给客户的时候，一定要说一句话：“这是我们的报告，有时间您都看看，如果没时间，就只看每一页PPT*上边的那句话就可以了。”—因为每页PPT*上面的那句话，就是高度概括的结论。 展猪肚：归类分组 猪肚部分要求充实、丰富，而且有规律。 为什么呢？这是因为我们的大脑更偏爱有结构、有规律的信息。如果一次性接受过多、过杂的信息，我们的大脑就会因为处理不了而“死机”。 所以，想让听者在短时间内记得我们说了什么，我们就得把信息“归类分组”，再呈现给他们。 举一个例子大家就更明白了，如果有人说，一场优秀的商业演讲需要具备以下八大特点： ·结构完整； ·主题鲜明； ·多讲具体细节； ·抓住他人注意力； ·逻辑清晰； ·多讲例子和数字； ·节奏感强； ·首尾呼应。 我猜，当听完第八个特点后，大家基本不记得前七个特点都是什么了。如果我们向老板汇报工作，也列举个十条八条的话，可以想象，老板也记不住，汇报的效果自然也很差。但一旦把这些条目“归类分组”，效果就完全不一样了。 比如，把这八个特点归为两类，即内容上的特点和结构上的特点，那么以上信息就变成： 一场优秀的商业演讲，需要具备以下两大特点：**，在内容方面，要做到主题鲜明，多用例子和数字、多讲具体细节，要能抓住大家的注意力；第二，在结构方面，要做到结构完整、逻辑清晰、节奏感强、首尾呼应。 大家看，分类之后，对这一问题的表述是不是变得非常清晰有力呢？通过整理分组，让信息有结构、有规律，将大大提高表达效率，让复杂的问题变得容易理解，让混乱的语言变得有层次、有条理。 亮豹尾：响亮收尾 好的收尾，能够让听者收获一个“心理奖赏”，就像美丽的豹尾那样，让人产生赏心悦目的感觉。结尾可以强化、概括前述的核心观点，也可以用金句升华想要表达的主题。 比如“结构表达法”这一章节的内容就可以在结尾处概括为：“结构表达法”是一种让表达更简洁、清晰、丰富、有力的方法。它包含三大关键步骤：**是秀凤头，“结论先行”；第二是展猪肚，“归类分组”；第三是亮豹尾，“响亮收尾”。 再比如，还可以提炼出这样的金句放在这一节的结尾部分：没有结构，就没有效率；结构在哪里，效率就在哪里！一开口说结论，再开口有归类，三开口画龙又点睛。 不管是说金句，还是强化核心观点，结尾处一定要是一条悦人耳目的“豹尾”。 职场中，那些反应快的人不一定比其他人聪明，但他们掌握了结构化思维，更懂得对信息进行有效提炼、把握核心思想和结论，而且他们懂得在表达想法时开门见山，先亮出“凤头”—先讲结论，再说细节；先说观点，后说原因。他们的做法大大节省了领导的时间，提高了沟通的效率，而且也意味着，大大提升了自己的工作效率。 知道了“结构表达法”的三大关键步骤后，让我们回到开头的举例中，运用“结构表达法”修改助理小刘对董事长说的话： “董事长，今天的会议改在周三上午11点开（这是‘结论先行’的凤头）。有两方面的原因：**，人员方面，王经理今天下午没有时间，唐总明天晚上才能从外地回来，小李明天上午10点半前没有时间；第二，会议室方面，会议室只有周三还没有被预约出去（原因就是‘归类分组’的猪肚）。所以，我们把会议开始时间改到周三上午11点*合理，这样能保证人员齐整、会场可用（这是‘前呼后应’的豹尾）。” 用“结构化”的方式将这些话整理一下后，是不是感觉逻辑清晰了很多呢？ 我们用钻石类比结构化表达为这一节收尾： 我们都知道钻石很贵，但大家肯定也听说过，做铅笔芯的石墨跟钻石的成分是一模一样的，可为什么它们的价值却相差好几万倍呢？就是因为它们的结构不同。话语表达也是一样的，好的表达结构会让话语结构合理，具有更高的价值。