新编科技英语写作教程

　　第五节书信的特殊形式　　1.备忘录　　备忘录即录以备忘，是一种简单的书信，在工作和生活中比较常用，即为了以后工作的查阅或是提醒、督促某人要做某项工作而留下的记录，或就某个问题提出看法或意见。备忘录一般不需要邮寄，而是转交或是直接放在或贴在办公室比较醒目的位置。收发备忘录的双方多属同一机构中的同级，表示礼貌的客套话通常省略。如需向上级传达信息或是在比较正式的情况下，建议使用一般书信而非备忘录。　　有很多公司或组织备有印好的专用备忘录用纸，上面印有该机构的基本信息，如名称，地址、联系方式等，并标明书写日期、备忘录收发人、备忘录标题等信息的位置。　　具体来讲，备忘录主要由三部分组成，即题头（Heading）、正文（Body）及其他信息（Miscella．neousElements）。　　题头：　　以左对齐的形式，每条信息独立成行，依次书写公司的名称及标志、收阅人姓名及职务、备忘录发文人姓名及职务、备忘录标题、发文日期，发文机关的电话等。在备忘录发出者信息部分，需要亲笔签名或是签上姓名开头字母，表明对此备忘录内容负责。在发文标题前面可加Re，或Docket，Subject等。多用几个词而非句子来表示，目的在于让收阅人在*短时间了解其内容，即时处理。　　正文：　　正文与书写信件的要求一样，保持版面的美观，注意行间距及留白，如有需要，也为进一步添加或标注信息提供方便。 ……