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写作七步法则 在这部分里，我们将探讨适用于所有写作类型的七步法则。你以前也许看到过很多类似下文中展示的写作步骤列表，用以组织和描述写作过程的有效方法也有很多，而这个七步法则是我做了三十年写作教学和培训工作经验的总结和提炼，我认为是十分全面的。遵循这七个步骤，你就能顺利完成任何写作任务。当然在实际的写作中，你可以根据具体的要求对其进行适当调整和“剪裁”。 通览这些步骤，你会发现它们是统一的、相互联系的。当你掌握了其中某一个步骤，很可能在不经意间也达到了其他步骤的要求。比如，当你真正理解了**步“明确写作意图”，你会发现文章的开篇自然就变得非常明确而有力（第三步）。当你认真考虑如何针对读者去写作（第二步），你对写作内容的选择也就更加具有针对性（第五步）。 七步法则的*终目的不是要求你在以后的写作过程中严格刻板地遵循每一个步骤，而是希望能够借此提高写作效率、提升写作效果。认真掌握这些步骤对你的写作会很有帮助。你可以按照自己的方式来使用，可以依照顺序来，也可以统观全局从而挑出适合你的步骤加以利用，根据个人需要进行取舍。总之，掌握这些步骤会帮助你提升整个写作的质量，让你成为更优秀更自信的写作者。 写作七步法则——通向商务写作成功之路 1. 明确写作意图 你自己一定要明白为什么而写，要达到何种写作目标。 2. 针对读者而写 重点考虑读者的需求和期望，而不是只关注你自己的想法。你的写作是要吸引读者的注意力。 3. 开篇明确有力 写好开头，让读者了解你的写作意图，吸引他们继续往下读。 4. 文字简洁明了 用*简洁的文字有效表述你的观点。 5. 内容补漏删冗 对写作内容进行全面快速的检查，确保满足读者所需而又无多余和累赘。 6. 语言通俗易懂 行话术语总会不经意地在写作中出现。运用通俗易懂的语言会成为一大亮点。 7. 及时检查修正 如果你写的东西读起来总感觉哪里不对劲，那也许是真的有问题。在这种情况下，先不要急于发出去，花点儿时间检查一下问题所在，然后进行及时的修正。 **步：明确写作意图 如果想让我回复你的电子邮件，那么你必须明确告诉我你的目的和需求，而且要及时告诉我。我没有时间慢慢揣度你到底要我做什么。——引自一位调查受访者 无论何种场合下，你写的东西都是在向读者发出要求或请求。它可能会很直接—“请这样做”或者“请把那个发给我”，也可能仅仅是要求对方去关注你写的内容，就像是“请您阅读此信息，望您了解”。 这种写作意图在文字表达上可能会开门见山，也可能洋洋洒洒地写上好多页。典型的就是商务计划书，这种文书长篇大论，而*终的意图就是“请向我们的企业投资”这样一个请求。或者是一封主动发出的电子邮件，意图是想与对方就某件事进行商讨，比如要求更改办事流程或者雇用一位新员工。 有些商务文书的写作意图是很含蓄的，比如一个公司就其所做研究和开发项目发布的白皮书。白皮书里并未明确表达希望对方和公司合作的愿望，但如果写得好，它定会迎合阅读者的期望并且激起对方进一步了解的兴趣。在商业世界里，很多商务意图都是隐含在知识分享和思想领导力之中的。 你的写作目的也许是要对方马上行动，也许是要对方考虑在将来采取行动，抑或只是要引起对方的关注。无论是哪种情况，你与对方沟通的有效途径都是让其了解你的目的和意图，这也正是你在写作中需要做的——明确写作意图。 明确写作意图，首先就是要在心中明确你到底想从对方那里得到什么。这听起来容易，但实际做起来并没有那么简单。回想一下，曾经有多少次你读到一封冗长的电子邮件然后默默发问：“你到底想从我这里要什么？”甚至你把自己的邮件发出后回过头来重读，却略感难堪地发现自己的意图似乎根本没有表达清楚。 你根本没有完全明白或者至少不是很清楚自己想要什么，这很可笑吧？但事实上这种情况却是超乎想象地经常发生。 让我们来看几个例子。 卢克的公司已经准备好要和莎克公司签订一份三年期的合同。那天晚上，接到莎克公司*后一个电话后，卢克感到非常不安。因此他给团队发了一封电子邮件： 我对莎克公司的*新版合同还是有些担心。我们已经在电话里谈了这个问题，但我对合同的签署流程还是不太确定。合同第三年的要求条款不是很明确——如果第三年的要求和前两年不一样，将会增加潜在成本或者迫使我们到时重新谈判。我们马上就要签协议了，在此之前我认为还是有几个问题需要再确认一下。 卢克 卢克明确表达了他的担忧，但是这封邮件看上去更像是他在向团队陈述想法，而没有提出任何具体的建议。卢克到底想要收到邮件的人做什么？他自己此刻明白吗？ 现在假想卢克重读了一下邮件初稿，仔细考虑了他真正的写作意图，然后做了一些修改。 我们很快就要和莎克公司签署协议了。不过我建议在签署之前，需要明确以下两个问题： Ø 合同的签署流程到底是怎样的？（我们就这个问题已经在电话中讨论了，但仍没有解决。） Ø 合同里第三年的具体要求是什么？ 如果我们现在不把这些问题弄清楚，日后可能会付出昂贵的代价。因此我们要把这些列入下次的电话谈判计划中，争取解决这些问题。 卢克 以上两封邮件的内容几乎是一样的，但是第二稿中卢克明确了他的真正意图：他想暂缓合同的签订，继续和莎克公司商讨，解决两个悬而未决的问题。整个团队明确了他的立场，而且卢克也提出了具体的建议，这样大家就可以高效地解决问题了。 当然有时候或许是出于政治等方面的原因，你可能不想像卢克在第二稿中那样直接表达自己的想法。举例来说，如果你觉得你的提议可能不会受大家欢迎和认可，这时候你就不要那么直接，要尽量委婉一些。在沟通中无论你选择直接还是间接，都应该根据具体情况斟酌而定，而不是随性而为。 我们经常急匆匆地把电子邮件发出去，根本没有仔细考虑—我们认为意图表达清楚了，但事实是这样吗？如果你自己都不明确你想表达什么，那邮件很难让对方明白你的真实意图。你的邮件内容就会主次不分、偏离正题，*终不知所云。 很多商务沟通并不像卢克的邮件那样事关重大。多数情况只是为了传达某种信息。即便如此，你还是希望对方能够真正读懂你的意思，而这就需要你在写作之前明确写作意图。