商务文书写作与处理-(第四版)

阅读提示 在办公室工作的人们发现，文书与公事总是如影随形、相伴相生。只要你进入办公 室，就会主动或被动地与各类文书材料打交道，要么是办理文书中涉及的公务事项，要么是办理公务事项中离不开的文书。起草和处理各类文书材料，是广大公务员和公司企业文秘人员日常工作的重要内容。本章旨在对文书的特点、功能、种类、格式以及文书起草的主要特征、基本流程、规范要求等方面的基础知识作简要介绍，为大家学习和掌握后几章的内容、承担好“以文辅政”工作奠定必要的知识基础。 **节 认识文书、公文与商务文书 一、认识文书 （一）文书与人们如影随形 文书是一种客观事物，文书的制作和使用是一种普遍存在的社会现象。职场中的你、我、他，几乎每天都与文书面对面，或者直接使用文书办理有关事务。与机关干部、公司办公室职员朝夕相伴的，是各种类型的公务文书———请示、报告、通知、通报、公函等。办公室人员为了制发、处理和管理这些文书而忙碌不停，所谓“办公”，其实大量的工作是在办理应用于公务活动中的各类文书。 在广播电视中，在阅报栏里，在很多公共场所，人们时常听到看到名目繁多的各种文书。即便是走在大街上，布告栏里张贴的公文也时常映入大家的眼帘。过去保存在机关办公室或锁在文件柜中的红头文件，已经走到了大家的面前。 以上主要是从公文的角度来说的，其实，还有大量的商务文书和私人文书。比如，商务文书中的合同、协议、信函、报价单、邀请函、招投标书等;再如私人文书中的日记、自传、年谱及著作手稿、私人书信、私人契约乃至墓志、遗嘱等，文书是一个种类繁多的大家族。 概括而言，有人类活动的地方，就一定会有文书的形成和使用;有机关单位或公务企业的处所，就一定会有公文和商务文书的产生和使用。文书是在人类社会实践活动中形成的，其形成主体既可以是党政机关，也可以是公司企业，还可以是公民个人。文书具有直接的应用价值，是按照特定格式制作并以书面文字形式为载体的信息记录。 各单位秘书人员的辛劳与智慧，很大一部分已经固化到文书的字里行间。 （二）文书形成的社会历史条件 文书不是从来就有的，而是人类社会发展到一定阶段的产物。认识这一点，有助于了解文书的起源和由起源所决定的基本特征。 1.文字的形成和使用是文书产生的必要条件 文书是依赖文字记录信息的。文字并非与人类同时产生，而是伴随着人类自身的进步而形成的一种具有特定含义的书写符号。人们根据某种需要，将文字或刻于甲骨、或铭于钟鼎、或书于缣帛，乃至后来大量使用纸张记录事情和表达思想。文字克服了人类早期语言“难以留于异时，难以传于异地”的局限性，克服了结绳、契刻等记事表意方法标准不一、含义难以限定的局限性，能够准确地表示人们的思想意图。可见，如果没有文字，今天的文书也就无从谈起。 2.阶级和国家等社会组织的出现是文书产生的充分条件 随着社会生产力的发展进步，人类历史上出现了不同利益集团，并*终形成了阶级和社会组织的*完备形式——国家。国家统治阶级为了表达自己的意志，强化对社会生活的控制与管理，必须找到一种恰当的管理工具——能够克服时空局限、准确传达意图和有效沟通信息的工具。于是，文书就走上了人类现实生活的舞台，并历经数千载而绵延不绝，沿用至今。可见，没有阶级和国家的产生，今天的文书同样无从谈起。 斯大林在《马克思主义与语言学问题》中指出:生产往前发展，出现了阶级，出现了文字，出现了国家的萌芽，国家进行管理工作，需要比较有条理的文书。我国民国期间的著名学者徐望之在《公牍通论》中讲:“人类有政治之组织，即有法令;有文字之法令，即有公牍。”此处的“公牍”指的就是用于公务的文书。这些论述表明:当人类开始用文字形式记录实践过程和结果的那一刻，当人类历史上出现了阶级和国家的萌芽时，作为国家统治阶级必然要采用文字形式，表达言行主张，固化思想意图，并试图将这些言行主张和思想意图传诸后世，在这样的社会历史条件下，文书也就应运而生了。 总之，文字的出现和系统使用，使得文书的产生成为可能;阶级和国家的出现，是一种巨大推动力量，使文书的产生和使用变成现实。