企业文件材料归档范围和档案保管期限规定.讲解

《<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>讲解》：
　　第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
　　企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。
　　企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
　　本条规定了文件不同稿本和电子文件归档的要求，是对第三条、第四条、第七条和第八条的补充说明。
　　一是将有重要修改意见和批示的修改稿纳入归档范围，这是对第四条中“未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”的补充。
　　二是强调将电子文件纳入归档范围和要求，尤其是对无法输出纸质文件的电子文件特别作了强调。这是因为现有的有关电子文件的管理制度、标准、规范在电子文件的归档范围上均表述为参照纸质文件的归档范围，但在企业活动中实际产生大量无对应纸质文件的电子文件，如无法输出纸质的三维图形，这些电子文件往往成为归档的死角，因此本条特别做出说明。有条件的企业□好能在电子文件的归档范围和电子档案的保管期限上下功夫，将电子文件的归档范围和电子档案保管期限进行细化，列出需归档的电子文件的名称或内容，增强操作性，促进企业电子文件的归档。
　　三是强调了电子文件元数据的归档原则，即要与电子文件同时归档。电子文件元数据的管理可参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）。
　　第十四条 多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。
　　本条规定了多个单位共同完成的项目、联合行文产生的文件材料归档的原则，即以主办单位为主归档原则。而且也只有在只有一份正本的情况下才适用本条款，如原件有多份，可分别归档原件。本条所涉及的联合研制的产品、联合建设或研究的项目要与实际工作中产品部件分包、配套区分开来。
　　第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。
　　本条对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作做出了规定，其中包括两层意思。一是要求各企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时除依据本规定、国家及专业其他相关规定外，要结合本企业的生产组织方式、产品及服务特点，而不是照抄照搬范本和有关规定。二是要求凡是有下属单位的企业除按要求编制公司本部文件材料归档范围和档案保管期限表外，还必须指导下属单位编制各类文件材料归档范围和档案保管期限表，并进行审批。在这方面企业所起的作用与档案行政管理部门相同。但需要注意的是企业对下属单位的业务指导和档案保管期限表的审查是包括所有的档案类别，而不仅仅是管理类档案。但是各级档案行政管理部门在审查企业集团或总部时则可以进行取舍，可只对管理类文件材料归档范围和档案保管期限表进行审查。
　　第十六条 中央管理的企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局同意后执行。
　　地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门同意后执行。
　　本条对国有企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表的审查分工进行规范，是各级档案行政管理部门开展工作的依据。
　　审核把关是保证企业文件材料归档范围和档案保管期限表质量的重要措施，是档案行政管理部门履行监督指导职责的一种方式。本《规定》规定的对国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审核是为了加强对国有企业档案工作的监督和管理。提高档案质量，是国家档案资源建设的基础。