用会议激发团队效能:视觉化共识

1 可视化工作法的导入改变了传统的会议模式 ◎ 失败会议的特点 不知道大家平时有没有注意到，开会或讨论不能顺利进行的情况一般可总结为下面3种特点。 （1）拿不出意见 会议气氛冷淡，即使有意见也不想说出来。如果说出来，批评和攻击就会随之而来。发言的人总是很固定，有很多人根本不发言。其结果就是开会时一味地洗耳恭听领导的长篇大论，直到会议结束之后才说出真心话。 （2）意见不一致 整个会议没有围绕中心进行讨论，大家想到什么就说什么，离题太远。论点不明确，经常发生意见分歧的现象。而且，由于大家各自做着各自的笔录，不管讨论到什么时候，认识和理解都不一致。 （3）无法得出结论 同一个论点被无休止地重复。意见的不一致演变成了个人攻击，会议中充斥着说服与狡辩，不能创造性地达成共识。*后，会议结束时也不能得出明确的结论，谁也不清楚花费了那么长时间，到头来究竟得出了什么结论。 怎么样，能回忆起不少和上述情况类似的场面吧。这样的讨论不能算是讨论，毫无意义。 笔者也曾经被这些状况所困扰。公司的会议也好，地区团体的商谈也罢，情况都差不多。无论走到哪里，以上这些尴尬的情况随处可见。 而且，很多是以年长的人为中心的谈话，*后自己只沦落到对会议进行记录的地步。在这样的状况下记录也没有多大意义。即使是想要解决问题，面对的都是自己的领导，根本没有插嘴的勇气，只有看着领导们说个没完。心里却在默默地嘀咕，因为参加会议的人素质都很低，所以会议才无法顺利地进行…… ◎ 记录改变了会谈 有一天，我想“在这种情况下没办法对会议进行记录”，就突然说道：“对不起，因为找不到讨论的重点，为了整理一下自己的思路，可以在这里写一下吗？”随着身后一片“喂，喂，打起精神来”的声音，我径直走到白板前，开始整理从开会到现在为止出现过的各种意见。 “山田的意见是这样的，对吧。“田中和桥本的意见这里是相同的，这里是不同的，对吧。对于标题这部分，虽然大家已经提出了意见，但是这里还没有讨论到，对吧。”如此这般地确认每条意见的意义所在以及讨论的经过。 于是，不可思议的是全体人员都指着白板开始热烈地讨论了起来：“不对，我要说的是……”“藤井的意见漏掉了吧？”“山田和我的意见的不同之处在于……”通过记录整理上述的发言内容，大家的意见渐渐统一起来，虽然吃了不少苦头，但成员团结一致、精诚合作，*终达成了共识。 ◎ 共享过程和平等地参与 那么，通过在白板上记录讨论的内容，到底能改变什么呢？用一句话来概括就是：成员平等地参与了讨论，并且共享了讨论的过程。 在这里请再一次回忆一下会谈的意义。所谓会谈就是将众人的智慧结合在一起，集体创造出超过个人能力水平的想法的行为。而且，通过参与会谈，提高了对结论和所达成的共识的理解度与接受性，使之成为实际行动时的动机与承诺。 因为参与了会谈的成员很多，所以，如果讨论不按照一个大家共有的过程延续下去，就会变成说闲话唠家常。这样一来，体现不出众人一齐进行讨论的优势。不仅这样，也不知道应该针对什么问题来进行讨论，到头来恐怕什么意见都拿不出来。 另外，成员如果没有平等地参与讨论的机会，就不利于将每个人的智慧都集中到一起，成员对*终决定的方案也不会产生认同感。不尊重他人的意见，一味地坚持自己的主张也不能被看作是参与了讨论。只有做到共享讨论过程和平等参与，会谈才能顺利地进行。 ◎ 变空中战为地面战 “共享过程和平等参与”，口头上说说很容易，实际做起来只付出一般的努力是远远不够的。这是因为人类的记忆力非常有限。 各位，谁说了什么您都能够全部记住吗？会议中只是偶尔才会有很好的发言出现，人们往往连自己刚刚说过些什么都很容易忘记掉。像这样的人们凑在一起进行会谈，要做到共享过程和平等参与是十分困难的。 如果想打破这个记忆力的限度，需要拥有一个全体人员共同的大容量的小组存储器（共同的记忆）。使讨论的可视化（用眼睛能够确定的）变为可能。在能够共享被视觉化的框架机构（思考机构）的同时，推动讨论的进程。 常常观看讨论节目的各位都会明白，只有话语飞来飞去地打空中战是无法将讨论进行*终归纳和总结的。把空中战改成地面战，地面战就是把讨论转化成视觉情报，借助已被可视化的共同框架结构展开会谈。由空中战转为地面战，这是使“共享过程和平等参与”两者并存的*好方法。 ◎ 只是在白板上记录下内容，会议就会发生难以置信的转变 会议中在白板上做记录，对主持人来说具有重要的意义。主持人的作用是为讨论过程掌舵。然而，成员的脑袋和心里所想的是用眼睛窥探不到的。“看不见的东西是无法掌控的”是管理学的原则之一，如果只是用话语打空中战，那么要想为会谈掌舵就困难了。 要想使主持人能够为会谈掌舵，关键在于将空中战转化为地面战。一旦在会谈无法顺利进行时，首先要拿出勇气把讨论内容记录下来。仅这样做，会谈都会有难以置信般的改善。 将讨论内容记录下来，参与者会眼前一亮，主动提出意见。想法也就自然而然地丰富起来，崭新的构思也会应运而生。正因为有了共同的思考框架，小组中产生了向心力，向着达成共识这个目标，引发合作意识。 将论点整理为视觉化的内容，意见按照论点提出，讨论则会一致。与此同时，还能够防止意见遗漏，顺利地引导出合理的结论。即使发生意见对立的情况，也能够冷静下来，*终得出富有创造性的解决方法。 将讨论内容记录下来，使充满活力的富有创造性的会谈成了可能。这正是本书的标题——“可视化工作法”的目标所在。 2 可视化工作法的优点 ◎ 什么是可视化工作法 在白板或是模造纸上分别使用文字和图形简单地描述出讨论的内容，我们把这种“描述讨论”的方法叫做可视化工作法。在这里使用“描述”这个词是因为记录不只是使用文字，同时也会用到图表和箭头等等，所以采用了“描述”这个动词。 可视化工作法，原本是作为美国居民参加会谈的一种技法被开发的。现在已被广泛利用于NPO、志愿者团体的会议、研讨会等各种场合。即便是在像公司会议等的商业场合中，主持人一边在白板上记录讨论的内容，一边推进会谈的情况也很常见。这同样也属于可视化工作法。 我们将可视化工作法中描述讨论内容的人称作“图表师”，在本书中，除了将两者进行区别加以说明的情况之外，可将主持人或图表师看作是具有两者含义的同一称谓，在接下来的叙述中将统一使用“主持人”这个称呼。 ◎ 可视化工作法的优点 可视化工作法可以归纳出两大优点。也就是在前面一节中已经提到过的——促进会谈过程的共享和成员的平等参与。 （1）会谈过程的共享 1）向大家提示讨论的全貌和重点 当大家过于投入到讨论当中时，就会无法掌握谁都提出了哪些意见，讨论是如何进行的。成员们找不到论点所在，围绕着错误的论点进行讨论，并且无法得到统一的结论。 但如果使用可视化工作法，讨论的全貌会一目了然地展现在那里，每个发言适当的位置及它们相互之间的关系也会变得清楚明了。现在讨论进行到了什么地方，针对什么论点需要商议，讨论的流程和重点会清晰可见。而且，由于讨论的要点和关键词就写在大家面前，不容易跑题。也就是说，只要将当天的议题和大致的程序写在白板上，讨论中就不会出现跑题的现象。 2）将注意力集中到讨论的重点上 空中战式的会谈，成员的视线和精力都集中在个人对个人的毫无重点可言的谈话中。对于相互间的交流来说可能是好事，但是想要营造出集中所有成员的力量从而得出*终结论的团结一致的氛围却很难。特别是如果出现成员对立的情况的话就更加困难了。 反之，导入了可视化工作法的会谈，成员们的视线能够自然而然地集中到图表和主持人身上，也就是把注意力集中到了讨论的重点之处。发表意见的时候，不是指着某个人，而是指着写在白板上的意见进行讨论。这样一来全体成员的精力都会集中到重点处，能够营造出成员团结一致解决问题的良好氛围。 3）留下共同的会谈记录 以往的会议中，大家谁也不记录会议的全部谈话，只顾着记录自己的笔记。记笔记本身没有什么不好的，但往往记下来的都是对自己有利的地方。会后拿出各自的笔记对照看一下的话，会发现每个人所记录的讨论重点和对结论的解释可能完全不一致。而且在记笔记的时候，思考是停止的，视线会落到手里的笔上，导致讨论无法顺利进行。 如果找一个代表做记录的话，就不会产生上述问题，成员能将注意力集中到讨论当中来。结论，以及结论产生的过程都能被描述下来，可视化工作法成为了集体的会谈记录。*近，利用数码相机将可视化工作法记录下来的内容拍下，给成员们发送电子邮件的方法流行了起来。不但省时省力，还能让大家有身临其境的感觉，更容易理解会谈的整个过程。 （2）促进平等参与 1）巩固发言，令发言人感到安心 会议中总是能遇到不断重复同样意见的人。这多半是因为没有感受到“自己的意见已经传达给了大家”，才一遍遍重复着自己的观点。对于这部分人，首先要做的是清楚地告诉他们，“你的意见已经被大家接受了”。 将发言文字化，方便大家一目了然地确认自己的想法已经被正确无误地接受了，使发言者感到安心。这种“想法被接受了”的感觉，能够提高成员的参与意识，使“在这里，无论有什么想法都会被接受”的信赖感油然而生。这一点和保证“会议场面的安全”紧密相连。 2）将发言和发言者区分开 我们有的时候会根据“谁发表了这个意见”而对这个意见进行评价。还没有理解意见本身的含义，就因为对发言人本身有意见而妄下结论：“是那个人的意见所以不赞成。”特别是我们日本人，经常将意见的对立转化成人和人之间的对立，容易感情用事。 但是如果将发言落实到文字上，就会忽略发言人，对意见和想法做出客观的评价。并且在记录发言的时候，除了特殊情况以外不用一一注明发言者的姓名，这样就把发言者与发言完全地区分开来。因此，能够冷静合理地推动讨论进程，然后自然而然地进入到更深层次的讨论当中。从能够防止讨论中出现感情用事的情况来讲，可视化工作法发挥了它的极大威力。 3）扩展思路，使会谈变得有乐趣 可视化工作法所使用的各式各样的视觉情报，可以刺激人们的创造力，扩展思考的范围，引发讨论的质的飞跃。 通过利用图表和颜色来做视觉上的整理，容易找出被遗漏的地方，消除对立，产生新的构思与想法。大家从少数的符号和插图上能够得到启示，并浮现出新的想法，获得意想不到的结果。视觉情报具有活跃会谈场面的力量。 再加上，意见在大家的面前不断地被整理出来，“自己也参与了团队的活动”这样的参与意识会提高。通过一起体验协同合作，增强了团队的整体感，对于得出的结论成员也增强了身为当事者的意识。正因为共享了会谈的过程，才有了会谈结束时意见达成一致的成就感。