时间管理:成为效率高手的98个工具和策略

◎◎工具11：不分心的工作场所 管理工具 Management tool 有研究数据表明，人在分心之后重新关注任务可能需要 23分钟。分心有可能是突然的电话、微信消息、电子邮件、临时找你的同事，等等。在工作中，每次中断都意味着至少造成了20分钟的生产力损失。 避免拖延的关键就是不分心。打造一个不让自己分心的场所，对于习惯分心、容易受到外界打扰的人来说，尤其重要。 适用场景 Applicable scene ★ 注意力很难集中时 ★ 想逃避任务压力时 如何使用 How to use Tip1：摒弃无聊的社交媒体 如果你对自己的专注力没有十足信心，请摒弃无聊的社交媒体。刷短视频会上瘾，这已经是公认的事实。本想着只是放松五分钟，看看有没有什么新闻，谁料想打开短视频APP的那 一刻，再关上它已经是一个小时之后的事了。此时我们*好将工作设备和休闲设备分开，可以准备两部手机，一部用于个人生活休闲，另一部完全用来工作，在工作时，坚决不打开休闲社交媒体，而在休息休闲时，则可以适当放松身心。这样做的结果就是，工作和私人时间有非常明显的边界感，也对我们拖延症的治愈有非常大的作用。 Tip2：屏蔽干扰因素 将桌面上任何不属于工作范畴的因素清除，在办公室外悬挂一张请勿打扰的牌子，都是在告诉他人，你在专注于工作。因此，在埋首于事务性工作的每一天，找出一点时间来反思和 沉淀，知道我们怎样去做才能更好、更高效，比每天裹挟在繁冗的日常中更加难能可贵。或许打造这样一个不被打扰的场所有些不容易，但如果没有决心去做，专注力将更加难以集中。 注意要点 Points for attention * 屏蔽无聊的社交媒体，实质上是心瘾的戒除，在选择屏蔽时要有足够的毅力和决心。严格来说，屏蔽了社交媒体，标志着一个优秀工作达人的苏醒。 * 屏蔽干扰自己工作的客观因素，需要经过一段时间的坚持，这不仅仅是自我习惯的养成，更是与周围合作伙伴的磨合。让周围的同事都了解并认可你的工作规律，将更有利于你形成公私分明的边界意识，更容易治愈拖延症。 ◎◎工具14：齐加尼克效应 管理工具 Management tool 法国的一位心理学家齐加尼克曾做过一个著名的实验：将自愿参加实验者分为两组，分别让他们同时完成20项工作。虽然受试者接受任务时都处于紧张状态，但顺利完成任务者，紧 张情绪逐渐消失；而没有完成任务者，紧张情绪持续存在，并有加剧倾向，他们的思绪被那些没有完成的工作干扰，心理上的紧张感难以消失。这种现象被称为齐加尼克效应。 将齐加尼克效应运用到时间管理中，我们会发现当需要解决的事情很多时，如果前面的任务完成得比较顺利，剩下的任务也能很轻松地得到解决；但如果前面的任务遇阻，我们就必 须集中全部的精神和注意力来应对它，那么后面的任务很可能就会被搁置。因此，我们可结合这一心理效应，采取脚重头轻的办法安排每天任务完成的先后顺序。 适用场景 Applicable scene ★ 工作纷繁复杂，难易不同，无法取舍时 ★ 因畏难情绪逃避现实，不愿面对难度大的工作时 如何使用 How to use Tip1：在开始一天的工作时，人的注意力往往难以集中，工作状态不是*佳，此时可以安排一些容易做的、花费时间少的、不太费头脑的工作，如处理邮件、打印文件等，然后再安 排难度稍大些的工作，如电话回访客户、制订销售计划等。 Tip2：经过前面这些工作的“热身”，我们已经完全进入工作状态了，注意力比较集中，再处理那些比较有难度且费时的工作，效率会更高。 注意要点 Points for attention * 脚重头轻，只是相对而言，并不是把所有细小的事情都放在前面处理，而把*难的事情放在*后，这样可能等你处理完所有琐事后已经筋疲力尽了，再没有时间和精力做那些难处 理且重要的工作了。 * 脚重头轻的时间管理法，比较适用于某个小的时间段内，比如，一天中的上午或下午，一周或一月中的某几天。我们可以把一个完整的时间段切分成几个小的时间单元，在每个时间单元中采取这种办法，效果更好。 * 当任务比较多时，一定要先分清轻重缓急，不能单从完成的难易程度和花费时间的多少来衡量。