包邮计算机系列教材信息资源检索及利用/李雪飞等

第5章信息资源的加工与管理 本章学习重点 信息资源的检索、甄别和评价都是为了信息资源的利用。人们根据自己的课题需求，采用相关的检索策略对课题进行全面检索后，可以得到较全面的检索结果。然后对检索结果进行甄别和评价，从而得到初步的、和自己课题相关的、有用的检索结果。这时，人们开始对检索出的文献进行筛选、分类、分析、整理、综合、提炼等，这就是对信息资源进行再加工和管理的过程。为了更好地利用信息资源，人们需要对原始资源进行加工和管理。本章着重介绍信息资源的加工和管理方法，即如何更好地利用信息资源。 5.1信息资源加工 信息资源加工是指对检索到的信息进行甄别、选择、分析、分类、综合、利用等操作，并使其成为人们所需要的信息的过程。它是一个由外而内、由粗到细、由表及里的过程。信息加工的目的是深度挖掘信息的价值，信息加工的过程是信息增值的过程。信息资源加工为更好地利用信息资源奠定基础。本节着重讨论学术文献资源的加工和再利用。 5.1.1信息资源加工的目的和内容 信息资源的加工目的只有一个，就是更好地利用信息资源，从现有资源中提取对用户有用的信息，并进行分析、学习、研究、升华、反馈，*后提出和形成自己的观点、建议、研究方法等。在此基础上，用户可以进行自己的方法论研究，记录研究数据，并和现有文献资源数据进行对比和类比，*后形成在某一课题领域的相关结论。 信息资源加工的主要内容如下。 ① 信息资源的检索。读者可以按照第3章中介绍的方法和步骤，首先分析课题需求，制定检索策略，对检索的初步结果进行甄别和评价，调整检索策略，直至得到自己比较满意、查全率较高的文献结果。 ② 信息资源的整理和分类。对检索到的信息进行初步的阅读、整理、分类，将凌乱的信息进行有序化处理。 ③ 信息资源的分析。对信息资源进行深入分析，提炼精华，并进行综合和创新。在此基础上结合自己的研究内容和研究思路，形成和提出自己的研究方法和研究步骤，并模拟和预测研究结果。 ④ 信息资源的总结和反馈。得出自己的研究结果和数据后，和已有的信息资源进行对比和分析，形成结论性报告和反馈信息，从而及时调整自己的研究思路和研究步骤。5.1.2信息资源加工的主要步骤和方法〖*3/4〗1. 信息资源的检索信息资源的检索和评价在第3章和第4章已经介绍，这里不再赘述。需要强调的是，用户在进行信息资源检索的时候，要有一定的目的性和计划性，不能盲目地在某一系统中进行检索。要根据自己课题的需求和特点，进行有针对性的检索，这样才能达到事半功倍的效果。另外，需要及时跟踪*新信息，随着科技的发展和信息的爆炸式增长，时间是考量信息价值的一个重要指标，因此在进行某个相关课题的研究前，应首先及时跟踪*新的课题相关技术、成果、成果应用和转化等相关*新信息。 2. 信息资源的整理和分类 信息检索后获得的资源是杂乱无章的。为了更好地利用信息资源，在深读文献前，要对文献进行粗读、二次评价(一次评价在检索时进行，即调整检索策略)、整理、分类。 首先，对检索出的文献进行粗读。一般对于某个课题，人们为了全面地掌握课题的前因后果、现有技术、发展趋势等，都会检索大量的文献信息。如果一上来就对这些文献信息进行精读，则会浪费大量的时间，因为检索的时候用户考虑得更多的是查全率，而不是准确程度和冗余特性，因此要首先对资源进行粗读。如果是学术文献，则可以先阅读文献的摘要和结论，如果是学位论文文献，则可以先阅读文献的前言和目录。其次，根据粗读的结论，对信息资源进行二次评价。按照第4章介绍的甄别和评价方法，去掉冗余、错误、不适用本学科、陈旧的信息资源。*后，按照一定的方法对信息资源进行整理和分类，主要包括按时间分类、按类型分类、按作者和出版单位分类等。 (1) 按时间分类 专业信息资源一般都有很强的时间特性。在某个时间点前后或者某个时间范围内，其研究的方向、内容、技术甚至研究结果都有可能大相径庭，因此按时间分类是信息资源*常见的一种分类方式。按时间分类可以很清楚地看到某一课题或者某个技术发展的来龙去脉，以及它的发展趋势等。例如，2016年被称为增强现实(AR)元年，从这一年开始，增强现实技术开始出现更多的实用案例和商业性研究。而在此之前多是某些专业领域的技术性研究。图51和图52分别是以“增强实现”为检索词，通过篇名途径在知网进行检索的结果。通过对比可以发现很强的时间关联性。因此，在整理和分类的时候，可以首先考虑采用按时间分类的方法。 图51检索词“增强现实”在2013年的检索结果 图52检索词“增强现实”在2017年的检索结果 (2) 按类型分类 按照资源类型进行分类和整理也是常见的一种方法。可以按照专业学术文献资源、学位论文文献、科普类文献进行大类划分。 专业学术期刊文献可以继续划分为综述类文献、专业技术类文献、应用成果类文献等。其中，专业技术类文献可以再按照主题、关键词、技术领域进行划分。 学位论文文献可以按照其应用领域和专业技术研究方向进行进一步的划分。 科普类文献可以根据其内容和类型进行划分。 按照信息资源的类型，*后形成一个“树形”的类型划分目录体系，提高后续信息资源精读和分析的效率，图53“增强现实”相关学术期刊文献 按类型分类的结构示意产生积极的作用。图53是“增强现实”相关学术期刊文献按类型分类的结构示意。 (3) 按作者和出版单位分类 学者都有自己的重点研究领域，出版单位也有自己的出版偏好。按照作者和出版单位对信息资源进行划分也是一种常见的分类方法。这对于深入研究某领域内科学工作者的相关技术和成果有很大的帮助。 3. 信息资源的精读和分析 对信息资源分类整理完成后，就要对资源进行精读和分析。用户要采用一定的阅读方法和策略以更高效地精读筛选和整理信息资源。信息资源常见的阅读方法有以下几种。 ① 先阅读摘要和结论，再阅读全文。这是阅读专业信息资源*常用的方法。先阅读摘要和结论，掌握文献资源*主要的内容，并据此确定是否需要更精细地阅读全文。 ② 先阅读综述性文献资源，再阅读专业技术性文献。首先阅读综述性文献资源，全面了解相关课题的研究现状和发展趋势，深入了解他人已经总结的研究内容、方法、成果，站在前人研究的基础上再进行深入的专业性研究。 ③ 先阅读较新颖的文献，再阅读以往的过刊文献。为了更好地把握信息和技术的时效性，对于某一课题，应该先阅读*新的文献，再追本溯源地阅读以往发表的文献，这样会使用户更好地把握*新的发展水平和技术动态。 ④ 先阅读中文文献，再阅读外文文献。对于同一课题，外文文献往往技术更新、更快、更新颖、更全面。但是由于语言限制，对于外文文献，大部分读者的阅读速度和效率是比较低的。因此，应先阅读相关的中文文献，再阅读外文文献，这样有助于提高外文的理解效率和理解质量。 ⑤ 先阅读权威和专业的文献。相同主题的文献信息资源，越权威的期刊的信息量越大。例如EI源刊发表的同一主题的文献，一般比普通期刊发表的文献包含的信息量更大，研究方法更新，研究内容更翔实，研究结果更客观。因此要先阅读权威和专业性更强的文献。 ⑥ 文献精读要有目的性，要带着问题精读。精读一篇文献资源要有一定的目的性，要提出自己的问题。如作者的观点是什么，作者的研究方法是什么，作者的实验方法、实验数据、实验设备是什么，作者的研究结果是什么，支撑作者研究结果的数据是否可靠翔实等。精读后，可以对文献信息资源的重点篇章和段落进行进一步的梳理和整理，和其他文献中的类似方法或者相反的方法进行类比和对比。 信息资源的精读就是对信息资源的分析和精炼的过程。信息分析的主要方法包括逻辑思维法、专家调查法、时间序列法、回归分析法、层次分析法、引文分析法、内容分析法、聚类分析法以及经济信息、竞争情报、专利信息、科技信息、工程项目信息等专门领域的分析方法。归纳来说，有定性、定量以及两者相结合的分析方法。 逻辑思维法是定性分析的代表，它是在逻辑推理和分析的基础上，根据已知信息的特点，运用对比、类比、综合分析、推理演绎、总结归纳等进行信息分析和研究的一种方法。任何事物、课题、技术都是有延续性的，都有一定的前因后果，因此采用逻辑思维分析法分析信息，可以定性地研究事物的本质和发展规律等，虽然它不能定量准确地表述相关信息，但它具有很强的适应性，是一种有效的、应用广泛的信息分析方法。逻辑思维法主要包括对比法、类比法以及综合分析法。 对比分析法主要是指找出文献资源所包含信息量的不同点，分析其不同之处，以及哪种方法更优，或者各自的特点是什么，哪种结果更可靠和更可行。 类比分析法主要是指分析文献信息资源之间的内在联系，分析它们的相同点，以及侧重点有什么异同。通过类比分析，可以发现课题或者技术的发展规律和发展趋势。 综合分析法即同时采用对比法和类比法。把资源所包含的信息点进行全面的综合分析，对资源数据、研究对象、研究方法进行横、纵对比或者类比，把各个方法或者技术联合起来考虑，从看似不同或者看似相同的信息中找到它们之间的相关性，主要从信息的整体考虑课题的全貌，从而提炼课题相关内容的新知识点和新方法。 定量分析主要运用数学的方法，精确地分析信息资源。主要的数学方法有概率分析法、时间序列法、回归分析法、聚类分析法等。如利用现有文献信息资源中的数据建立数学模型和模拟分析，得出相关课题的研究对象的特点和发展趋势。文献计量学是一种典型的定量分析方法，它通过统计某课题文献在某领域的分布数量、数量和时间的关系、文献信息的引用关系等，研究某课题的发展规律、技术特征、内部结构等。 层次分析法是定量分析和定性分析相结合的典型信息分析方法。在研究较多的信息资源或者规模较大的课题时，有很多相互关联又相互制约的因素，单纯采用定性的方法是不够的，而单纯采用定量的方法，其中很多关联又不能用数据表示出来，因此采用层次分析法，把包含大量信息的众多文献进行划分，划分成若干个子系统，再对子系统进行分析和研究，即将一个复杂的问题简单化，划分成若干个相互关联又相互独立的子系统。这是一种可以在一定范围内将经验量化并用数学模型处理的信息分析方法。 4. 信息资源的总结和反馈 上述信息资源的加工过程都是为了对信息进行总结和反馈，即人们检索信息的目的是总结、学习、归纳、升华甚至是推翻已有的信息。信息资源加工的*后一步就是对信息的总结，然后提炼出自己的观点和研究思路或研究方法。按方法进行实验后，和已有的信息资源进行对比，分析数据和实验结果，反馈信息，形成一个完整的闭环系统，即信息检索、分析加工、研究实验、反馈、发布新信息资源。 5.2信息资源的管理 信息资源加工的*终目的是更有效地利用信息资源。信息资源的管理目的也是更有效地利用信息资源。随着信息的增长，信息资源的管理需求也相应增长。例如，对于某课题，有一篇相关文献资源的时候是不需要管理的；有10篇的时候可能也不需要管理；但是有50篇的时候，就需要采用一定的方法进行管理和存储，才能在后续的研究中更有效地利用资源。 信息资源的管理方式分为手工管理、文件式管理和数据库管理三大类。其中文件式管理和数据库管理都属于电子信息的管理方式。 5.2.1手工管理 针对实体纸质图书、纸质文献，一般需要人们进行手工管理。对图书和文献进行分类存储、制作相关的管理目录，手动、逐一地处理相关信息资源。例如一位学者的书架，就是一种手工管理信息资源的方式。 5.2.2文件式管理 对于个人来说，电子信息资源大多采用文件式管理。用户将文件夹作为*小的管理单位，对信息资源进行管理。因此对于计算机来说，人们看到的电子信息资源都是以文件形式存在的，因此文件夹是一种很好的管理方式。如图54所示，可以发现未经管理分类的资源是凌乱的，而采用文件夹分类后，资源信息一目了然，非常便于资源的存取和利用。 图54文件存储 文件夹的存储方式属于树形结构。每一个文件夹节点都只有一个父节点，但可以有多个子节点。这种存储结构是符合自然规律和数学规律的，是一种方便检索、存储有效的管理方式。一个整洁、分类明细的文件目录结构可以更高效地利用信息产出科学研究和学习的成果。 图55百度云盘管理信息资源的方式 随着云技术的发展，越来越多的人喜欢将信息资源存储在云端。因此，各个服务商家提供的云盘也是一种信息资源的管理方式。同样地，需要用户将资源分类后，按照文件夹的形式存储在云端，它和本地存储的方式是一样的，只是存储在服务商提供的云服务器上，也属于文件式管理，如图55所示。 另外，还可以通过博客等管理信息资源。如可以用博客记录学习情况、研究思路发展情况、实验数据等，还可以上传各类信息的资源，包括文献、图片、音视频等。常用的博客有新浪博客、搜狐博客等。 5.2.3数据库管理 随着信息数据的进一步发展，文件式管理已经不能满足信息管理的需求，人们开始采用数据库管理方式。 数据库是长期存储在计算机内，有组织、可共享的大量数据的集合。用户通过单独开发的应用系统访问数据库中存储的信息资源。严格来说，各大检索系统如SCI、EI、知网、万方等，都是以数据库的方式存储信息资源供各个用户检索和利用的。 数据库大多采用关系型的存储方式。数据以“表”的形式存储在库中，同时建立各表之间的关联关系。数据库按照一定的数据模型组织数据(数据关系)，可以为各种用户所共享，冗余度小，易扩展。数据库可以更科学、高效地组织存储和维护数据。一个典型的数据库结构表如图56所示。 图56数据库结构表 用户根据数据库应用系统提供的增加、删除、修改、查询方法对数据库进行增、删、改、查操作，即对数据库进行管理和应用。以知网为例，知网管理采用知网后台管理系统，对知网中存储的期刊、会议论文、学位论文等资源进行查询、增加、修改、分类、删除、标引、发布等管理工作。普通用户(需要检索信息的用户)通过知网前台系统，也就是通常看到的查询系统界面，对自己想要的信息采用知网前台系统提供的检索方法进行普通检索、专业检索等，从而得到检索结果。普通用户和管理员的权限是不一样的，普通用户只能检索，不能修改、删除、标引等。而管理员除了查询以外，还可以进行删除、修改、标引、发布等复杂操作。 数据库管理是一种大型的数据管理方式。当信息资源体量超过一定范围后，就应当用数据库管理方式存储和管理，文件类型的管理方式已经不再适合。 由上面的分析可见，三种管理方式的应用范围和应用场合不同，对于不同类型和特点的信息资源，要采用不同的管理方式。三种信息资源的管理方式的对比分析如表51所示。表51三种信息资源的管理方式的对比分析手工管理文件式管理数据库管理信息管理者人人和操作系统人、操作系统和数据库信息管理方式手工逐条管理计算机批量和实时处理计算机批量、分布式、实时处理信息管理特点没有共享性，增、删、改、查操作麻烦，重复性工作多有一定的共享性，但共享操作复杂，增、删、改、查较方便，但重组时容易造成冗余和错误。同一时间可供多人共享，不受时间和地点限制，增、删、改、查简单易行，速度快、效率高。效率受到网络条件限制。易用性受到数据库应用系统限制适用范围非电子信息资源以及少量不对计算机产生依赖的信息资源适用于一定数量的个人信息资源管理，对计算机的软、硬件有一定的依赖性适用于大规模或者海量信息的规范化管理，严重依赖计算机的软、硬件性能本章小结 对于用户来说，能够看到的很多文献资源已经经过原始加工，例如分类、索引等体系，用户可以按照自己的需求进一步筛选整理，如对检索出的文献按照重要程度或者核心作者群进行初步归类、序化及筛选。随着相关文献的增多，还可以利用文件夹、数据库、文献管理软件(如第11章提到的NoteFirst)或者存储到云端进行文献资源管理。获取的文献可以通过精读或者利用逻辑分析、定量分析、层次分析等方法及相关的工具进行进一步的研究和发现。 思考题与练习题 1. 着手一个新的课题，你会先阅读综述性文献还是专业技术性文献？你会先阅读中文文献还是外文文献？ 2. 你了解自己研究领域的重要期刊吗？你会定期阅读吗？