行政管理实务操作从入门到精通

第十六章　行政管理未来发展方向 近年来中国商业社会发展迅速，企业与企业之间形成了完全不同于之前的竞争格局：一方面追求更大的市场和利润，另一方面迎接更多的挑战和更强有力的竞争。同时互联网的管理思维也在深刻地影响各个企业的管理者：要想获得高速、规模化的成长，不仅需要对外扩张的能力，更需要内部运营的高效与稳定。在这样的背景下，行政作为公司运营管理与员工服务的重要岗位，其价值逐渐凸显出来：推动业务发展，提升内部效能，降低运营成本，打造雇主品牌，提高员工满意度等。这是企业对行政提出的新要求，也是行政职能定位上升的方向。 **节 参与战略规划，成为业务伙伴并推动业务发展 行政部门要转变传统行政思维，主动参与到企业战略规划中，提供与公司发展需求相对应的服务，甚至牵引企业发展。企业战略规划确定了未来一定时期内的发展战略规划目标，行政相关工作要适应企业战略规划的需求，行政部门只有主动参与到企业战略规划中，才能了解企业的发展方向和战略目标，才能理解业务发展策略和目标实现路径，这样就能找准企业发展的“脉搏”，在合适的时间提供合适的行政服务，真正支撑、推动公司业务的发展。 同时，行政部门要努力成为核心业务部门的伙伴，助推业务发展。业务是公司生存和发展的基础，行政、人力、财务等职能部门一个重要职责就是服务、支撑公司业务更好地发展，所以行政部门要积极关注业务、主动学习业务，成为业务部门的伙伴，助推业务发展，提供更有效、更接地气的服务，更好地体现行政部门的价值。 案例分享 某科技公司的其中一项主营业务是“移动通信网络优化测试”，这项业务会用到大量的测试SIM卡和测试车辆，每天都要做大量道路测试，每年SIM卡的测试话费及测试用车加油费高达上千万元，行政部门敏锐地捕捉到这些业务信息后，结合自己的专业知识帮助业务部门降低成本。行政部门和各大运营商商谈测试SIM卡的集团付费，公司一次性充值几十万元，运营商按1∶1配套赠送话费，这样仅SIM卡测试话费这一项就可以为公司减少50%的成本，而这一项的成本一年就有几百万元。对于测试车辆，每辆车都需要加油，如果每辆车单独加油，只能在当油站开普通增值税发票，无法抵扣，行政部门通过和中石化谈判，进行集中办卡和充值，同时要求相关供应商开具增值税专用发票，这样的发票就可以税前抵扣，每年可以为公司节约上百万元的费用。节约成本，意味着提升利润，行政部可以发挥更大的主观能动性，做出更大的贡献，帮助业务更好地发展。 第二节 创新管理模式，利用技术手段降本增效 互联网时代，技术变革的速度比以往更加迅猛，当下被广泛讨论的物联网、云计算、大数据、区块链等正在许多领域改造生产力。同时，新的技术也带来了新的管理思维模式，在行政工作中，运用新的模式与技术可以大大地提高企业办公效率、降低企业运营成本。 在相对开放、追求效率的互联网企业中，规则和制度相对来说更灵活，行政部门开始拥抱智能化、信息化：告别纯人工线下操作，把业务流程转移至线上系统；同时不再靠“经验感觉”做事，开始关注数据，用有力的数据辅助决策，提高决策水平，降低试错成本。具体如下。 1.能源消耗：通过新技术的应用能够有效降低能耗。比如，中央空调及照明的智能控制系统，在大中小企业都已经有所应用，这不仅可以节约能源开支，而且通过低碳环保更是彰显了企业社会责任。 2.差旅支出：以往行政只需在差旅标准内单纯完成机票预订，现在更加关注对个人差旅费用的管控，通过与供应商的谈判，延长账期、制定订票规则、设置订票小助手、关注各大平台折扣信息等，能够在差旅费用细节上节约不少成本。 3.资产设备：对于一些公司，一次性采购大量设备支出费用极大，后期运营管理的风险较高，采用设备租赁的形式，能够节省开支，并且规避相应风险，无形中降低了运营成本。同时，利用RFID技术进行资产盘点和管理，可以大大地提高资产盘点和管理的效率。 4.福利支出：除了薪资外，公司在人员上的支出还包括下午茶、班车、餐补、电话补贴、电脑补贴等多项福利。制定良性福利的规则，同时依靠产品工具手段落实福利，不仅能真正达到激励员工的目的，更能节约大笔不必要的开支。 案例分享 今日头条改变了大家对传统行政管理模式的观念，行政部门以产品为导向，利用技术提高内部效率，从办公硬件、软件和日常服务层面提高办公效率，优化员工工作体验。具体如下。 1.改变传统前台访客接待，建立了半自助式的访客系统，访客自助填写到访信息并推送给内部接待人，节省了前台接待客人和联系员工的时间。 2.改变效率低下的快递收发，建立了快递管理系统，在新的快递系统下，员工无需为每一个快递跑一趟，系统能够提供信息推送、快递收发、管理、配送等一系列服务，为员工节省时间。 3.解决会议室预定、使用难题，建立了会议室管理系统，把所有的会议室资源都放在云端，设置免预定会议室、安装红外动静感应器，从而提高实时效率。